Выявление объектов изменений и документирование бизнес-процессов

Определение первостепенных объектов для преобразований. На начальном этапе критически важно корректно выявить первостепенные объекты изменений. Приоритет следует отдавать направлениям, способным принести наибольший экономический эффект и обладающим высокими шансами на успешную реализацию. Это позволяет сформировать положительный опыт и минимизировать устойчивое противодействие преобразованиям внутри организации. Ключевое правило – избегать попыток изменить все одновременно, так как это рассеивает ресурсы и приводит к нулевым результатам. Необходимо сфокусироваться на точечных, но значимых улучшениях.

На подготовительной стадии, или стадии «размораживания» согласно модели Курта Левина, также необходимо решить несколько административных вопросов. Важно заранее установить четкие нормы защиты информации, которые обеспечат свободное взаимодействие сотрудников с группой изменений. Эта мера необходима, поскольку сотрудники часто безосновательно ограничивают доступ к данным, не являющимся коммерческой тайной. Параллельно должен быть решен вопрос финансирования работ, так как даже внутренние проекты требуют ресурсов для системы дополнительной мотивации сотрудников, вовлеченных в преобразования.

Документирование текущей технологии работы («Как есть»). Прежде чем приступать к преобразованиям, необходимо тщательно изучить и детально описать существующие процессы в формате «как есть». Это описание служит критически важной информационной базой для последующего анализа, выработки решений и ознакомления экспертов. Оно также выступает в роли страховочного механизма, позволяя восстановить предыдущие процедуры в случае неудачи изменений. Таким образом, грамотно составленное описание защищает организацию от потери ключевых знаний о реальной практике работы.

Основная проблема при моделировании – это противоречие между необходимой детальностью описания и экономической эффективностью его создания. Высокая точность требует значительных временных и финансовых затрат, которые могут достигать сотен тысяч долларов. Следует найти разумный компромисс, помня, что моделирование, не ведущее к конкретным преобразованиям, не имеет самостоятельной ценности. Большинство экспертов рекомендуют проводить описание в графическом виде, используя стандартизированные методологии, такие как SADT-диаграммы и современные CASE-средства.

Сбор информации осуществляется на основе регламентирующих документов, анкетирования и личных бесед с сотрудниками. Опрашивать необходимо практически всех работников, за исключением персонала технического обеспечения. Нельзя полагаться исключительно на данные руководителей, которые часто описывают идеализированную, а не реальную картину работы. Практика показывает, что и рядовые исполнители могут непреднамеренно искажать информацию, поэтому все данные требуют обязательной перепроверки через разные источники и прямое наблюдение.

Обработка собранных данных включает несколько последовательных этапов. Сначала создается общая структурная модель организации, описывающая подразделения, услуги и обеспечивающие процессы. Далее проводится классификация и описание целей и задач выявленных бизнес-процессов. После этого выполняется их детальное моделирование на уровне операций, документов и состояний. Построенная модель обсуждается, корректируется и, при необходимости, дополняется аналитическими документами.

Для средних организаций наиболее эффективным решением является построение бизнес-моделей в форме блок-схем по стандарту IDEF0 с использованием специализированного программного обеспечения, например, продукта BPWIN (вид интерфейса которого представлен на Рис. 15). Для среднего банка модель обычно включает 15-20 бизнес-процессов, а объем итоговой документации составляет от 350 до 1000 страниц текстовых и графических материалов.

Сведения об авторах и источниках:

Авторы: Тютюнник А.В., Шевелев А.С.

Источник: Информационные технологии в банке

Публикации предназначены для ИТ-руководителей и топ-менеджеров коммерческих банков, а также для менеджеров компаний-разработчиков и консультантов. Материалы помогут профессионалам в организации и оптимизации управления информационными системами на всех этапах их жизненного цикла.