Дубликат трудовой книжки

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по последнему месту работы.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью в правом верхнем углу титульного листа «Дубликат».

Дубликат трудовой книжки или вкладыша к ней заполняется по общим правилам.

При заполнении дубликата вносят записи о работе, награждениях, поощрениях в соответствующих разделах по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

Если работник уже имел стаж работы, то при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие. Общий стаж записывают суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения).

Общий стаж, подтвержденный документами, записывают по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 2 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также функциональная служба (цех, отдел, структурное подразделение) и должность (работа) на которую был принят работник.

Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, в графе 3 причина увольнения, если в представленных документах имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликате трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

Администрация обязана содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы до поступления в данное учреждение (предприятие).

При выдаче дубликата трудовой книжки работники кадровой службы должны использовать соответствующие справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек Т-2, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и других документов, подтверждающих наличие трудового стажа.

При отсутствии названных документов письменным свидетельством наличия трудового стажа являются трудовые договора с отметками об их исполнении, а также расчетные книжки и членские билеты профсоюзов и учетные карточки членов профсоюзов.

По расчетным книжкам подтверждается период работы, за который имеются отметки о выплате заработной платы, а по членским билетам и учетным карточкам - период работы, за который имеются отметки об уплате членских взносов.

Копии приказов по личному составу других документов (или выписки из них) должны иметь отметку о заверении и оттиск печати.

В справках о работе необходимы ссылки на основание их выдачи, т.е. на номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении. Справки подписываются руководителем организации или начальником отдела кадровой службы.

В исключительных случаях могут быть использованы справки, не имеющие основания выдачи:

· справки предприятий и колхозов, выданные работнику в период его

работы (справки с места работы) и оставшиеся у работника

· справки, выданные при увольнении с работы

· справки, выданные колхозами, впоследствии прекратившими свою деятельность.

В документах, подтверждающих трудовой стаж, могут быть указаны лишь годы работы. В этих случаях за дату принимается 1 июля соответствующего года (при отсутствии числа и месяца) или 15 число соответствующего месяца (при отсутствии числа).

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана), то администрация по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней). При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, пишут: «Взамен выдан дубликат». Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

14.2. ХРАНЕНИЕ трудовых книжек и расчеты за них

В организациях ведут документацию по учету бланков трудовых книжек.

Существует приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Её может вести в бухгалтерии предприятия кассир. При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) администрация взимает с работника денежный взнос.

В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случаях порчи бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием. Неправильно заполненные бланки трудовых книжек списываются по акту.

При утрате трудовой книжки работника предприятия по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба предприятия или лицо, ответственное за обеспечение кадровой службы. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши, выданные вновь. Эти книги должны быть прономерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии, как документы строгой отчетности и выдают по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации.

По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляют отчет о наличии бланков и вкладышей, а также отчитываются за суммы, затраченные на их приобретение.

Администрация предприятия обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работником при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих. После этого невостребованные трудовые книжки передаются на хранение в течение 50 лет в архив, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

14.3. ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ впервые.

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ для заключивших трудовой договор впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Заполнение трудовой книжки впервые производиться администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядов Вооруженных сил – военный билет.

Трудовые книжки оформляются на русском языке и на государственных языках республик в составе РФ, на территории которых выдаются эти документы (декларация о языках народов РСФСР).

В трудовые книжки вносят сведения:

Y О работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

Y О работе: прием, перевод, увольнение;

Y О награждениях и поощрениях;

Y Об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобретениях и рационализаторских предложения и выплаченных в связи с этим награждениях.

Взыскания не вносят в трудовую книжку.

Все записи в трудовую книжку делают после издания приказа, не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов, должны вестись аккуратно перьевой или шариковой ручкой, черным, синим или фиолетовым цветом.

Фамилию, имя, отчество пишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование удостоверяет соответствующие документы – дипломы, аттестаты, удостоверения.

Запись о незаконченном образовании подтверждают справки учебного заведения, зачетная книжка.

Трудовые книжки ведут только по месту основной работы.

Сведения, вынесенные на титульный лист, заверяются подписью работника и подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печатью организации (кадровой службы).

С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить ее владельца под расписку.

14.4. Занесение сведений в раздел "Сведения о работе"

Заполнение этого раздела начинается с записи полного наименования предприятия. Эта запись делается в графе 3 и выделяется как заголовок.

В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату и номер и наименование соответствующих документов следующие записи: Эти записи делаются до внесения сведений о работе на данном предприятии.

· О времени службы в составе Вооруженных сил РФ, в органах государственной безопасности, разведки внутренних дел, во всех видах охраны, где на прохождение распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачислении) и даты увольнения со службы.

· Времени обучения в профессиональных и других училищах, на курсах, факультетах и в школах повышения квалификации, по переквалификации и переподготовке кадров;

· Времени обучения в ВУЗах и СУЗах, включая время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении работ научно-исследовательской хоздоговорной тематике. А также о времени пребывания в аспирантуре.

· Работе в качестве члена колхоза – в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих.

Предусмотренные выше записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии.

В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 – дата приема на работу.

В графе 3 записываются сведения о приеме на работу с указанием наименования структурного подразделения (цеха, отдела, участка), а также наименования должности или профессии и присвоенного разряда. Записи о профессии, по которой принят работник, производятся:

· для рабочих - в соответствии с наименованиями профессий, указанными в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих,

· для служащих – в соответствии с наименованиями должностей, указанными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, или в соответствии со штатным расписанием.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в указанные справочники, а также штатное расписание доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа руководителя предприятия вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Кадровая служба обязана внести в этот раздел трудовой книжки записи:

· о присвоении новых разрядов

· об установлении рабочему второй и последующих профессий

· о выполнении работ по вновь установленной профессии

· о работе в составе специализированных и комплексных бригад с одновременным указанием совмещения нескольких профессий.

· о назначении бригадиром производственной бригады и освобождении от руководства бригадой

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений.

Период работы указанных лиц в студенческих отрядах, при прохождении производственной практики и при проведении научно-исследовательской хоздоговорной тематики подтверждается соответствующей справкой, на основании которой вносится запись в трудовую книжку.

В разделе "Сведения о работе" указываются также иные сведения, знание которых необходимо для подсчета общего и непрерывного трудового стажа работника. Например, в трудовые книжки лиц, отбывающих исправительные работы без лишения свободы, вносится запись о том, что такой-то период времени не засчитывается в общий и непрерывный (или только в непрерывный) трудовой стаж.

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись о сохранении непрерывного трудового стажа.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится администрацией по месту основной работы на основании приказа руководителя того предприятия, где работник принят на работу по совместительству.

По желанию работника (по письменному его заявлению) запись в трудовой книжке о работе по совместительству может не производиться.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 2 раздела "Сведения о работе" вносится запись "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", а в графе 4 делается ссылка на соответствующий нормативный документ.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, администрация предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в этот период не засчитывается общий и непрерывный трудовой стаж.

В тех случаях, когда судом в установленном законном порядке время отбывания исправительных работ без лишения свободы включено в общий трудовой стаж, в трудовых книжках производится запись о том, что это время не засчитывается в непрерывный трудовой стаж.

Указанные записи вносятся в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам, выданным соответствующими органами внутренних дел.

При назначении пенсии по старости, пенсии за выслугу лет, персональной пенсии в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп. "Пенсия назначена" в разделе "Сведения о назначении пенсии". В трудовых книжках ранее установленного образца (1938 г.) указанный штамп ставится на первой странице.

14.5. Занесение сведений в разделы "награждения и поощрения"

В трудовые книжки работников вносятся следующие сведения о награждениях:

· орденами и медалями

· о присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми в соответствии с законодательством министерства, ведомства, органами местной администрации совместно или по согласованию с соответствующими профсоюзными органами (например, присвоение звания "Почетный горняк")присвоении звания лучшего работника по данной профессии, награждении почетной грамотой министерства, ЦК профсоюзов и др.

Сведения о поощрении включают информацию:

· о поощрениях за успехи в работе на предприятии, предусмотренных положением о персонале, объявлении благодарности, выдаче премии, награждении ценным подарком, награждении Почетной грамотой, занесении в Книгу почета, а также других поощрениях в соответствии с действующим законодательством.

· об открытиях, на которые выданы дипломы об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой оплаты труда (выплачиваемые регулярно).

Порядок внесения сведений:

· В графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия

· В графе 1 указывается порядковый номер записи.

· В графе 2 ставится дата поощрения

· В графе 3 записывается, кем поощрен сотрудник, за какие достижения и вид поощрения

· В графе 4 указывается основание внесения записи (дата, номер и наименование документа).

14.6. внесение изменений в записи