Увольнение работника.

Ÿ При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 указывает степень знания языка:

- «владею свободно»,

- «читаю и могу объясниться»,

- «читаю и перевожу со словарем».

· Пункт 6 содержит сведения об образовании и предусматривает указание на общую характеристику образования:

- среднее (полное, общее)

- начальное профессиональное

- среднее профессиональное

- высшее профессиональное.

Далее идет заполнение данных о наименовании образовательного учреждения, квалификации по диплому, его серии и номере, годе окончания учебного заведения. Пункт добавляют сведения о послевузовском профессиональном образовании (аспирантура, адъюнктура, докторантура) с указанием наименования образовательного учреждения, квалификации по диплому, его серии и номера, годе окончания учебного заведения и специальности.

· В седьмом пункте записываются сведения о профессиях (основной и др.) работника.

· В п. 8 "стаж работы" стаж рассчитывается работником кадровой службы на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих стаж документов. Стаж работы указывается по состоянию на день приема на работу с указанием в днях, месяцах, годах отдельно общего стажа, непрерывного и стажа, дающего право на надбавку за выслугу лет.

· Девятый пункт заполняется на основание документов ЗАГСа и фиксирует сведения о состоянии в браке.

· Десятый пункт содержит сведения о составе семьи работника с указанием степени родства, фамилии, имени, отчества, года рождения. В карточку включаются сведения о ближайших родственниках работника.

· В п. 11 отмечаются паспортные данные.

· В п. 12 проставляется адрес места жительства работника по паспорту и фактический с указанием даты регистрации. В этом же пункте указывается номер телефона работника.

1. Коды в этих зонах проставляются в соответствии с Общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации.

2. Данные о месте рождения, категории образования, состояния в браке

кодируются по ОКИН (Классификатор информации о населении).

3. Квалификация по диплому - по ОКСО ( Классификатор специальности по образованию).

4. Профессия – по ОК ПДТР ( Классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов).

Первый и второй разделы заполняются на момент приема,

подписываются работником кадровой службы (с указанием должности и расшифровки подписи) и работником с проставлением даты.

Личные карточки заполняют на лиц, принятых на работу, на основании:

◆ Приказа (распоряжения) о приеме на работу;

◆ Трудовой книжки;

◆ Паспорта;

◆ Военного билета;

◆ Документа об окончании учебного заведения;

◆ Страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

◆ Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

◆ Других документов, предусмотренных законодательством;

◆ Сведений, сообщенных о себе работником;

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Личную карточку заполняет (от руки или на п./машинке или компьютере) сотрудник, ответственный за документы по личному составу, после подписания приказа о приеме работника на работу.

В обязательном порядке ставят дату заполнения карточки и личную подпись сотрудника.

Хранят карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке.

Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив.

Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.

Срок хранения карточек Т-2 – 75 лет.

13.2. Личная карточка

государственного служащего (Т-2 ГС)

Форма Т-2 ГС разработана как личная карточка государственного служащего. По своему содержанию, оформлению и структуре текста она во многом повторяет форму Т-2. Однако есть и отличия:

· П.7. предусматривает фиксацию ученой степени (кандидат наук, доктора наук)

· В П.8.помимо общего и непрерывного стажа указывается стаж государственной службы для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии, исчисление стажа ведется с указанием дней, месяцев. лет.

· Раздел 4содержит сведения о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания. В разделе отмечается дата присвоения, размер надбавки в рублях, основание (ссылка на номер и дату документа). С каждой записью кадровая служба знакомит государственного служащего под расписку.

13.3. Учетная карточка научного,

научно-педагогического работника (Т-4)

Форма Т-4 применяется для учета научных работников. ЕЕ ведут кадровые службы научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждений и организаций, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

Форма Т-4 не заменяет форму Т-2, которая ведется на каждого работника.

Форма Т-4 в заголовочной части должна содержать полное наименование организации, ее код по ОКПО, код формы документа по ОКУД, номер и дату составления. Документ заполняется при приеме на работу научного работника.

Карточка содержит сведения о наименовании структурного подразделения, должности, табельном номере, виде работы (основная, по совместительству).

В начале карточки Т-4 помещаются сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения и высшем профессиональном образовании.

В п. 4 "Послевузовское профессиональное образование" перечисляются наименование организации, в котором была окончена аспирантура (адъюнктура, докторантура), дата ее окончания, номер, серия и дата выдачи удостоверения.

Пункт 5 "Ученая степень" включает сведения об имеющейся ученой степени, дате ее присуждения, отрасли науки, диссертационном совете (включая название организации, при которой он был создан), номере, серии, дате выдачи диплома и наименование организации, выдавшей диплом. Сведения заполняются на основании предоставленных документов (дипломов) научного работника.

Далее в карточку Т-4 вносят сведения об ученом звании, дате ее присвоения, номере и дате аттестата, наименовании организации, его выдавшей, научной специальности (для научных работников) и направления (для доцентов и профессоров). Сведения заполняются на основании аттестата.

Пункты 4, 5, 6 имеют зоны для кодирования информации. Информация о послевузовском образовании, научной степени и ученом звании кодируется по ОКИН, научная специальность по профессиональному образованию и полученная – по ОКСО.

В карточку Т-4 заносятся также данные об общем научно-педагогическом и педагогическом стаже работы, о наличии или отсутствии научных трудов и (или) изобретений.

Карточку подписывают работник кадровой службы и научный работник.

В дальнейшем в карточке фиксируются даты, серии, номера, наименования документов о присуждении ученой степени, ученого звания, получении научной специальности, наименование организации, выдавшей документ.

13.4. Дополнение к личному листку

Сведения обо всех изменениях анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнении к личному листку включает: фамилию, имя, отчество работника в два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

Первый раздел «Дополнение к личному листку» фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это. Некоторые кадровые работники дополняют раздел графой "Причина освобождения".

Второй раздел «Дополнение к личному листку» фиксирует изменения в образовании, изучение иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждения, участие в выборных органах власти, повышение квалификации, изменении места жительства и семейного положения.

Все изменения должны быть подтверждены соответствующими документами:

· О перемещениях по службе, поощрениях и взысканиях - приказами по личному составу

· Изменение фамилии, имени, отчества, семейного положения – приказами по личному составу, изданными на основе документов органов ЗАГСа и изменении паспортных данных

· Образование и повышение квалификации - документами учебных заведений

· Присуждение ученых степеней и присвоение ученых званий – документами ВАК.

Дополнение к личному листку (анкете) заполняет работник, ведущий документы по кадрам.

Обязательным реквизитом «дополнения к личному листку» являются отметка о проведении проверки наличия и состояния личного дела. Отметку пишут на обратной стороне листа. Она состоит из надписи: «Личное дело проверено», дата и подписи.

13.5.ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личное дело оформляют после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому предприятия по-разному решают вопросы их ведения.

Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие - на руководителей, ведущих специалистов и материально ответственных лиц.

Ряд организаций ведут личные дела на всех принятых на работу, независимо от категории персонала, к которым они относятся.

Согласно Закону РФ "Об основах государственной службы РФ" личное дело обязательно ведется на государственных служащих.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

В начале личного дела помещают документы, необходимые для приема на работу. Личное дело формируется в течение всего срока работы сотрудника и дополняется документами, характеризующими период его деятельности в организации, может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т. п

Каждое дело формируют в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущую кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.

Состав документов личного дела работника не регламентирован общероссийскими нормативными документами. Общепринятым и нормативно закрепленный в начале 70-х годов является следующий состав личного дела.

Рекомендуется в личное дело включать документы в следующей последовательности:

· Внутренняя опись документов дела;

· Дополнение к личному листку по учету кадров. (Дополнения к анкете)

· Личный листок по учету кадров (анкета)

· Автобиография

· Документы об образовании (копия);

· Копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством)

· Характеристики или рекомендательные письма.

· Заявление о приеме на работу;

· Анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

· Трудовой договор (контракт);

· Копия приказа о приеме на работу (выписка из приказа)

В личное дело при его формировании могут включаться и другие документы:

· Список научных трудов, патентов и изобретений

· Выписка из протокола заседания совета образовательного или научного учреждения (для научных сотрудников, преподавателей ВУЗов)

· Удостоверение о направлении на работу (для молодых специалистов)

· Выписка из протокола совета трудового коллектива (для руководителей, которые избирались трудовым коллективом)

В дальнейшем в дело в хронологической последовательности подшиваются документы:

· подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельство о рождении детей)

· характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и т. п.).

Копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, копии последующих приказов должны быть заверены работниками кадровой службы.

Например

Верно

Инспектор отдела кадров

Тропинина М.С. Тропинина

30.05.2005

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется проставлением оттиска печати. Проставлением оттиска печати является обязательным для всех организаций, если документ предоставляется в другие организации.

Не рекомендуется включатьв личное дело копии приказов о переводах, перемещениях, поощрениях, изменении фамилии, так как вся информация, содержащаяся в них, должна отражаться в дополнении кличному листку по учету кадров.

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно). К таким документам относятся справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов.

Копии приказов о переводе в случае производственной необходимости на срок до одного месяца в личное дело не включаются.

Документы в личном деле располагают в хронологической последовательности.

На документы дела составляют внутреннюю опись. Внутренняя описьявляется первым документом дела и содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Каждый документ дела заносят в опись отдельно. Опись составляют и подписывают работники, ведущие кадровую документацию. В ней указывают также дату формирования личного дела. Начальная дата – дата заявления о приеме на работу, конечная увольнения.

Личное дело ведут в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров, в котором предусмотрен реквизит "отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел". Отметки размещаются обычно внизу оборотной стороны листа и состоят из надписи "Личное дело проверено", даты, должности и подписи работника, проводившего проверку. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя организации.

Работники кадровых служб, ответственные за ведение личных дел, обязаны

· постоянно следить за сохранностью, состоянием личных дел,

· своевременно вносить изменения в учетные данные работника

· соблюдать правила формирования личного дела.

Категорически запрещается вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров, менять его форму, требовать от работника повторного заполнения личного листка или написать автобиографию в целях обновления личного дела.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование отдельным должностным лицам, их состав определяется в положении о кадровой службе или устанавливается руководителем организации.

Личное дело может быть выдано во временное использование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководителя. Выдачу учитывают по контрольной карточке, которую ставят на место выданного дела. В ней указано, когда, куда и кому выдано дело проставлена подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывают дату его возвращения и вкладывают её в дело.

При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается:

· производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях,

· вносить в него новые записи

· извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать новые

· разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела

Временное изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывают справку, подписанную работником, ответственным за кадровую документацию, где он указывает, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Личные дела учитывают в личном журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используют для личного дела вновь принятого работника.

Хранят личные дела в кадровой службе в специальных шкафах как документы строгой отчетности.

Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя кадровой службы и руководителя организации.

Хранят личные дела только работающих сотрудников. Дела располагают по порядку номеров слева направо и сверху вниз.

При переходе работника на другую работу личное дело не передается.

Личные дела уволенных работников в конце года сдают на хранение в архив учреждения или межведомственный архив по личному составу, о чем делают отметку в журнале учета личных дел.

Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверитель ной надписи, нумеруют арабскими цифрами, которые проставляют в правом верхнем углу черным карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов личного дела нумеруют отдельно.

При подготовке личного дела к передаче в архив в конце дела помещается заверительная надпись, которая оформляется на листе – заверителе дела, имеющем установленную форму.

Лист-заверитель служит для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния.

Заверительную надпись подписывает ее составитель.

Все изменения в составе личного дела отмечают в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ.

Заверительную надпись пишут только на листе-заверителе, а не на обложке дела или обороте листа последнего документа.