Зміст і форма робочої документації

Робоча документація виконує функції:

- обгрунтовує твердження в аудиторському висновку і свідчить про відповідність вироблених процедур аудиту прийнятим нормативам;

- полегшує процес керівництва, нагляду і контролю за якістю проведення аудиторської перевірки;

- сприяє виробленню методологічного підходу до процесу аудиторської перевірки;

- допомагає аудитору в роботі.

Робоча документація повинна відображати інформацію по кожному з аспектів, що перевіряються:

- методика проведеної аудиторської перевірки;

- проведені та час перевірки тести;

- зроблені аудитором висновки і прийняті рішення та пропозиції.

Зміст робочої документації, значною мірою є питанням професійної думки аудитора, оскільки немає ні можливості, ні необхідності документувати кожне спостереження або обстеження.

При визначенні майбутнього змісту документації аудитору доцільно взяти за орієнтир те, що робочою документацією буде користуватися, наприклад, інший аудитор, який не має великого досвіду роботи в області аудиту. Переглянувши цю документацію, інший аудитор зміг би зрозуміти основний зміст проведеної перевірки і прийнятих рішень за результатами перевірки без виділення окремих деталей процедур перевірки. Останнє інший аудитор може зрозуміти тільки тоді, коли він обговорить їх з аудитором, який підготував робочу документацію.

Робочі документи необхідно професіонально і грамотно оформляти. Оформлення документів здійснюється так, щоб забезпечити доступність для прочитання і осмислення змісту. Конкретні форми робочих документів визначаються аудиторами (аудиторськими фірмами) з урахуванням специфіки окремих питань аудиту. Оскільки використання стандартних форм робочої документації (наприклад, стандартні бланки і т.п.) позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи, необхідно впроваджувати в аудиторських фірмах єдині форми ведення робочої документації. Доцільно використати як робочу документацію матеріал, підготовлений клієнтом. Це прискорює процес оформлення робочої документації. У таких випадках аудитору необхідно пересвідчитися в тому, що ці матеріали відповідають дійсному стану справ і перевірити їх ретельність і правильність. Бажано до початку перевірки попросити клієнта підготувати необхідні матеріали для використання їх як аудиторську документацію.

У зв'язку з тим, що клієнт буде постійно перевірятися аудитором, робочі документи доцільно розділити на:

- постійні, тобто такі, які вміщають інформацію, щодо аудиторської перевірки окремих питань, які повторюються з року в рік (копії статутних і реєстраційних документів та ін.);

- поточні, тобто такі, які містять інформацію, що стосується передусім аудиторської перевірки поточних періодів фінансово-господарської діяльності клієнта (каса, банк, реалізація і ін.).

При оформленні робочої документації необхідно дотримувати наступні вимоги:

на першій сторінці кожного робочого документа вказується назва аудиторської фірми, назва підприємства, період перевірки або дата перевірки документації клієнта; кожному робочому документу дається назва, наприклад: «Аудит обліку основних коштів», «Аудит порядку проведення інвентаризації...»; для прискорення пошуку необхідної робочої документації кожному документу привласнюється код (шифр). Існує багато різноманітних систем привласнення індексів, такі як алфавіт, цифри, номери рахунків балансу, різноманітні поєднання цих систем. Сторінки кожного робочого документа в межах однієї назви необхідно пронумерувати;

- у кожному робочому документі проставляється прізвище аудитора, який фактично підготував його (або скорочені ініціали), і дата остаточного виконання процедур аудиторської перевірки, відображених у цьому документі.

Робочі документи складаються з таких частин:

- інформація про юридичну і організаційну структуру підприємства;

- необхідний витяг або списів юридичних документів, угод і протоколів;

- інформація про сферу діяльності підприємства і нормативну документацію, що регулює діяльність підприємства; документація про вивчення і оцінку систем обліку і внутрішнього контролю підприємства;

- документація про порядок планування аудиту; аналізу важливих показників і тенденцій; документації, яка відображає час проведення аудиторських операцій і отриманий результат по кожній з них;

- списків фахівців, які виконували аудиторські процедури, і час їхньої роботи;

- висновки сторонніх аудиторів або експертів, яких залучали до перевірок окремих питань діяльності підприємства;

листування з клієнтом з окремих питань, якщо таке мало місце, або замітки про проведені бесіди і обговорення;

списків листів, присланих (або отриманих) до третіх осіб, які стосуються перевірки;

списків фінансових звітів клієнта; описи змісту відповідей аудитора на питання клієнта;

висновки, зроблені аудитором по різноманітних аспектах перевірки, у тому числі по випадкових ситуаціях і незвичайних моментах, розкритих під час перевірки, а також інформації про те, як вони були вирішені, розкриття фактів і міркувань, щодо цих висновків.

Необхідно забезпечити достатній рівень розкриття і деталізації документації для того, щоб:

- забезпечувати можливість контролю будь-яким аудитором процесу проведення аудиторської перевірки поточного року;

- підтверджувати обгрунтування аудиторського висновку;

- підтверджувати відповідність проведеної перевірки прийнятим аудиторським нормативам;

забезпечувати ефективну допомогу будь-яким аудиторам в плануванні і проведенні подальших перевірок підприємства;

служити аудитору довідковим матеріалом, щоб у разі необхідності він міг надати будь-які пояснення щодо змісту проведеної перевірки.