Общие требования ко всем видам

Различают шесть основных разновидностей информационного свертывания – индексирование, библиографическое описание, аннотирование, реферирование, конспектирование и обзорно-аналитическая деятельность. [8, с. 33]

Каждый из этих видов свертывания, отличается своим функциональным назначением, уровнем свертывания, применяемыми методами информационного анализа/синтеза.

Индексирование – это описание содержания документов и запросов с помощью того или иного информационного языка (ИПЯ). ИПЯ – это искусственный формализованный язык; создаваемый на основе естественного языка. Результатом индексирования документа является поисковый образ документа, поисковый образ запроса. . [8, с. 34]

Индексирование документа в библиотеке необходимо, так как документ хранится в определенном листе в соответствии с его поисковым образом.

Различают традиционные типы ИПЯ (используемые в «ручном» поиске) и нетрадиционные (применяемые в автоматизированном ИПС).

Различают три основных принципа индексирования – классификационный, предметизационный и библиографического описания.

Классификационный принцип индексирования базируется на использовании специально разработанных таблиц классификаций, с помощью которых индексируемому документу присваивается тот или иной индекс классификации. Это дает возможность вести поиск от общего к частному, от целого к части, от рода к виду.

Предметизационный принцип индексирования осуществляется с помощью алфавитного перечня лексических единиц, называемых предметными рубриками. В качестве индексов здесь выступают предметные рубрики, подрубрики, предметные записи в виде слов, словосочетаний, аббревиатур, условных сокращений.

Принцип библиографического описания – документ определяется с помощью использования элементов библиографической характеристики по содержательным и формальным признакам.

Универсальная десятичная классификация (УДК) один из наиболее распространенных информационно-поисковых языков. Разработана международным библиографическом институтом в 1895-1905гг. на основе «Десятичной классификации» американского библиотекаря М. Дьюи.

УДК состоит из основных таблиц, таблиц определителей (типовых рубрик и алфавитно-предметного указателя).

В основных таблицах все знания «разбиты» на 10 основных разделов от 0 до 9. Например 0 – «Общий отдел», раздел 5 – естественные науки, 6 – технологические науки и т.д.

Таблицы определителей (вспомогательные таблицы) включают индексы, при помощи которых конкретизируются рубрики основных таблиц. Определители определяют аспекты рассмотрения, например,: 001 – Теория, 002 – Производство, Технология, Изготовление и т.д.

Алфавитно-предметный указатель (АПУ, ключ), который содержит имеющиеся в основных таблицах индексы, расположенные в алфавитном порядке.

В предметном каталоге основные разделители соответствуют предметному заголовку, за предметным заголовком следуют разделители подзаголовков, которые отражают аспект рассмотрения предмета, указанного в предметном заголовке, далее в предметной рубрике следуют разделители, уточняющие предметный заголовок или подзаголовок. Это предметные записи. За разделителем идут каталожные карточки с библиографическими описаниями документов, в поисковых образах которых содержатся заголовки, подзаголовки или записи.

Библиографическое описание – представляет собой совокупность библиографических сведений, приводимые в определенной последовательности, как о произведении печати в целом, так и о его части или групп произведений печати. [8, с. 44] Библиографическое описание дает минимум сведений о документе, которые помогают его отличить от других документов и найти в документальном потоке.

Библиографическое описание является частью библиографической записи, которое содержит собственно библиографическое описание, классификационный индекс, предметные рубрики, шифры хранения и т.д.

Все три разновидности «традиционных» языков лежат в основе «традиционных» информационно-поисковых систем». ИПЯ функционирует в систематических каталогах, картотеках и указателях, обеспечивающих поиск по темам; алфавитно-предметные ИПЯ – в предметных каталогах, карточках и указателях, обеспечивающих поиск по предметам, языки библиографических описаний лежат в основе алфавитных каталогов, карточек и указателей.

Если пользователю необходима литература по какой-либо теме, он обращается в систематический каталог (используя АПУ), если необходима информация по определенному предмету – обращаться надо в предметный каталог, если необходимо выяснить: есть ли известная книга в библиотеке – в этом случае надо обращаться в алфавитный каталог.

Качество индексирования, а отсюда и эффективность ИПС зависит от глубины и детальность раскрытия информационного содержания документа в составленном на него поисковом образе.

Глубина индексирования определяется количеством слов ИПЯ, включенных индексатором в поисковый образ. Точность определяется смысловой близостью ключевых слов, включенных в мысленнную аннотацию, и слов ИПЯ, образовавших поисковый образ.

С появлением автоматизированных систем процедура индексирования автоматизируется.

Следующий вид свертывания является библиографическое описание.

Библиографическое описание содержит необходимый и достаточный минимум сведений о документе, которые позволяют идентифицировать (отличать) его в документальном потоке от других документов. [8, с. 62]

Различают адресную и сигнальную функции библиографического описания. Адресная функция обеспечивает нахождение документа в документальном потоке.

Сигнальная функция информирует о появлении того или иного документа.

С 1 июля 2003г. вступил в силу Закон РФ «О техническом регулировании», который изменил структуру стандартизации в стране. Все стандарты, разрабатываемые в области информации, библиотечного дела, библиографической деятельности объединены под общим заголовком. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу» (СИБИД), за которой закреплен регистрационный номер 7. Система действует не только в России, но и во всех странах СНГ. Большинство стандартов системы СИБИД являются межгосударственными и обозначаются как «ГОСТ». Стандарты действующие в России, имеют обозначение «ГОСТ Р».

Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 25 ноября 2003. № 332 - ст межгосударственный стандарт ГОСТ 1-2003 введен в действие в качестве государственного стандарта РФ с 1 июля 2004г.

Стандарт распространяется на описание документов, которое составляется библиотеками, центрами НТИ, издателями и др. учреждениями.

Библиографическое описание содержит библиографические сведения о документе, приведенные по определенным правилам, устанавливающим наполнение и порядок следования областей и элементов, и предназначенные для идентификации и общей характеристики документа. [10, с. 40]

Библиографическое описание является основной частью библиографической записи. Библиографическая запись может включать заголовок, термины индексирования (классификационные индексы и предметные рубрики, аннотацию (реферат), шифры хранения документов и др.).

В состав библиографического описания входят следующие области;

1 – область заглавия и сведений об ответственности;

2 – область издания;

3 – область специфических сведений;

4 – область выходных данных;

5 – область физической характеристики;

6 – область серии;

7 – область примечания;

8 – область стандартного номера и условий доступности.

Для описания различных документов следует отражать физический носитель документа, например: [текст], [изоматериал], [ноты] и др.

Пунктуация в библиографическом описании выполняет функцию обычных грамматических знаков препинания, и знаков, имеющих опознавательный характер для областей и элементов библиографического описания, например, Конституция Российской Федерации [Текст]. – М.: Приор, 2001. – 32 с.- 3000 экз.

От соблюдения требований стандартов по библиографическому описанию зависит эффективность, оперативность и качество создаваемых продуктов и предоставляемых услуг.

Аннотация и рефераты – представители вторичных документов.

«Аннотацией называется связной текст, который кратко выражает центральную тему или предмет какого-то документа» (объем не превышает 150-200 знаков).

«Рефератом называется связной текст, который кратко выражает не только центральную тему или предмет какого-то документа, но и цель, применяемые методы и основные результаты описанного исследования или разработки» (средний объем в пределах 1000-1500 знаков). [8, с. 65]

Рефераты отличаются от аннотаций большей подробностью. Реферат выполняет познавательные функции, служит заменой первоисточника.

Первоначально аннотирование и реферирование возникло, как реакция на потребность упорядочить и раскрыть содержание крупных собраний произведений письменности. В середине XVII в. и в первой половине XVIII в России появились научные журналы, которые распространяли не только первичную, но вторичную реферативно-библиографическую информацию. Первые сообщения носили аннотативный характер, которые позволяли читателю выбрать те книги, которые его интересовали.

Другие сообщения носили реферативный (фактографический, информативный) характер и преследовали цель облегчить читателю непосредственный доступ информации «из книг». Уже XVII-XVIII содержание произведений печати раскрывалось документально (библиографически) и фактографически; более того, и концептографически, так как публикуемые «аннотации» и «рефераты» сопровождались рекомендациями, замечаниями, «рассуждениями по поводу», содержали дополнительную информацию, привлекаемую извне, являясь результатом как свертывания, так и развертывания текста.

Если, например, читателю нужна информация тематического характера, можно воспользоваться вторичными документами, например, аннотациями, которые ориентировали бы его в тематике данного документального потока.

Потребность читателя можно удовлетворить фрагментом текста (рефератом-экстрактом), имеющим самостоятельное информационное значение вне контекста, т.е. без обращения к тексту всего документа.

Существует много подходов к классификации аннотаций и рефератов, в том числе по целевому направлению, глубине свертывания, форме представления информации, способу формирования, по составителю и т.д.

Выделяют аннотацию и рефераты по целевому назначению: универсальные (общие) и специализированные; по глубине свертывания: краткие, полные, расширенные; по способу формирования: анкетные (аспектные), составленные по определенной схеме. Существуют и другие разновидности аннотаций. Приложение Б, Приложение В.

Обзорно-аналитическая деятельность является наиболее распространенной формой концептографического обслуживания.

Научная информация, создаваемая миллионами ученых и специалистов часто бессистемно разбросана в большом количестве научных документов. Для использования этой информации необходима ее классификация, систематизация, анализ. Эти операции осуществляются с помощью обзоров.

Обзор – один из литературных жанров, который характеризуется своеобразными композиционными и стилевыми особенностями; являетсярезультатом свертывания не одного источника, а их определенной совокупности. Не относятся к обзорам монографии, учебники, справочники, так как они имеют иное целевое назначение. Существуют различные схемы классификаций обзоров. Важный признак обзора это «глубина анализа»; вид анализа обозреваемых источников.

Различают библиографические, реферативные и аналитические обзоры.

Библиографический обзор – содержит сводную характеристику документов на основе документографического анализа. Назначение таких обзоров - ориентация читателя в документальных потоках. Библиографические обзоры могут быть критическими и рекомендательные. Библиографические обзоры подразделяются на обзоры новых поступлений и источниковедческие.

Реферативный обзор – ориентирует потребителей не в документальных, а информационных потоках, независимо от того, из каких документов они извлечены.

Аналитический обзор дает оценку состояния проблемы, выявляет тенденции ее развития, неверно определяет пути, и методы решения проблемы.

В зависимости от формы представления обзоры делятся на обзорные справки, статьи, ежегодные обзоры, обзоры монографического типа. Для информирования руководящих работников вырабатывается информация ведущему специалисту, информационная справка, техническая справка.