Тема №16. Засоби управління проектами

План

16.1. Комунікації керування проектами. Усні і письмові комунікації.

16.1.1. Усні комунікації.

16.1.2. Письмові комунікації.

16.1.3. Автоматизовані інформаційні системи і прилади спілкування.

16.2. Делегування прав і відповідальності.

16.3. Документація по проекту

Література (6), (11)

Комунікації керування проектами.

Усні і письмові комунікації

Керування будь-яким процесом, у тому числі проектами в остаточному підсумку складається в прийнятті рішення, заснованому на обміні інформацією між керуючою і керованою системою. Менеджери проекту відносяться до органів керування і представляють керуючу систему, що взаємодіє з замовником (інвестором) підрядчиками, постачальниками різних форм власності і колегами по роботі при реалізації проекту. Для взаємодії й одержанні необхідної інформації застосовуються різні прямі і зворотні зв'язки (комунікаціями). Комунікації служать необхідним засобом спілкування й інформацією для прийняття рішень при керуванні проектами.

Як основні системи комунікацій прийнятних у керуванні проектами можна виділити наступні:

- усні (ділові бесіди, наради і телефонні розмови);

- письмові, засновані на виданні і веденні різних письмових документів і інформації;

- з використанням різних приладів спілкування (телефон, телефакс, телеграф, радіозв'язок, теле- і комп'ютерному зв'язку);

- автоматизована інформаційна система зі створенням систем АСУП.

Усні комунікації

Найбільш розповсюдженим видом комунікацій є ділова бесіда. Ділова бесіда – це усний контакт між співрозмовниками, у результаті якого, при обміні думками виробляється вирішення конкретної проблеми. Як співрозмовників при керуванні проектами виступають замовник (інвестор), менеджер проекту, підрядчик, які можуть бути як ініціаторами бесіди, так і опонентами, а також інші працівники проекту.

Ділові бесіди повинні плануватися.

При проведенні бесіди необхідно бути гранично уважним, доброзичливим слухачем, не займатися сторонніми справами, не відволікатися, не монополізувати розмови.

У структурі ділової бесіди можна виділити п'ять основних фаз:

- початок бесіди;

- передача інформації;

- аргументування;

- спростування або обговорення доводів опонентів;

- прийняття рішень.

При проведенні бесіди, як ініціаторові бесіди, так і опонентові (ролі їх можуть мінятися в залежності від проблеми, що вирішується), необхідно керуватися наступними принципами:

- привернути увагу співрозмовника на початку бесіди;

- зацікавити співрозмовника переданою інформацією;

- переконати співрозмовника аргументованими обґрунтуваннями в користі ідеї, пропозиції;

- вирішити сумніви і спростувати або обговорити доводи опонента;

- прийняти остаточне обопільне рішення.

Перевага ділової бесіди по порівнянні з письмовою інформацією дає можливість переконати співрозмовника в обґрунтованості пропозицій, з якими він може погодитися, контактуючи з вами.

При проведенні телефонної розмови необхідна його підготовка. Визначається його мета, підбираються необхідні матеріали з урахуванням прогнозування можливих питань співрозмовника, у тому числі записна книжка й олівець.

Якщо дзвониш сам: представся, з'ясуй, з тою людиною ти говориш, яка тобі потрібна, є чи в неї час на розмову, намагайся створити позитивний настрій, уважно слухай співрозмовника, не переривайся, говори спокійним тоном, використовуй паузи і т.д., наприкінці розмови уточни, хто що далі буде робити.

Після розмови зроби письмові замітки, точно запиши підсумок розмови, що обіцяв зробити, що необхідно передати підлеглим для виконання з терміном.

Якщо дзвонять тобі: представся і запиши що дзвонив, якщо не можеш прийняти рішення і відповісти, попроси передзвонити і т.д.

Одним із джерел усної інформації й усних комунікацій є проведення ділових нарад.

Ділові наради розглядаються як основний вид організації, яка створюється на короткий термін з метою рішення конкретної задачі. Існує кілька видів ділових нарад:

- різні збори;

- адміністративні;

- наукові і науково-технічні;

- оперативні;

- диспетчерські і т.д.

При керуванні проектами менеджером проекту проводяться оперативні наради і щоденні короткі рапорти. Основна їхня задача – одержання інформації про поточні справи, орієнтація учасників і вживання заходів на цілі, поставлені інвестором замовником.

При проведенні оперативних нарад менеджер проекту, одержавши інформацію, визначає «вузькі» місця, головні напрямки для виконання поставленої задачі і після обговорення приймає рішення.

Оперативні наради по будівництву об'єкта повинні проводитися не часто, у встановлений визначений час, наприклад, з 16-18 годин, бути нетривалими почекай, не більш 40 хвилин, з розглядом не більш 2-х питань.

Для кращої координації діяльності учасників проекту, спрямованої на організацію виконання тижнево-добових графіків виробництва й інших графіків проводиться диспетчерська нарада (рапорт). Рапорт проводиться щодня, у визначений час менеджером будівництва, на якому аналізується хід виконання графіків за минулу добу. Щоденний контроль і звітність знизу доверху створює необхідний ритм і темп у роботі будівництва, що забезпечує намічені цілі.