Проведение деловой беседы.

Деловая беседа может иметь разные назначения: выяснение и согласование позиций, выражение неудовольствия действиями сотрудника, убеждение в чем-либо и т.д. В зависимости от назначения беседа может иметь разное строение.

А) Подготовка к беседе.

Беседу надо планировать заранее, при этом следует продумать:

- какова главная цель беседы;

- какова вероятность ее благополучного исхода;

- готов ли учитель (сотрудник) к обсуждению проблемы;

- какие приемы воздействия следует применить в разговоре и т.д.

При планировании беседы следует иметь в виду, что место и время встречи в значительной степени определяют общий настрой беседы.

Б) Начало беседы.

Существуют различные приемы начала беседы. Наиболее рациональным может стать непосредственный переход к предмету разговора без длительного вступления. После личного приветствия или иного способа обращения к партнеру и определения пространственного расположения участников руководитель сообщает причины беседы и быстро переходит от общих вопросов к основному содержанию.

В) Передача начального сообщения.

На этой фазе беседы руководителю необходимо изложить причину беседы и высказать свою позицию так, чтобы подчиненный хорошо понял ее. В основном это достигается за счет речевых средств.

Сообщение руководителя должно быть изложено логично, кратко и простым языком. Следует обратить внимание и на форму, в которой будет передано сообщение. Предпочтительным считается также оформление распоряжения, в котором необходимость поручения связывается с интересами дела. Распоряжение можно сформулировать в виде вопроса, так как такая форма затрудняет отказ. Например, «Как вы думаете …», «Не согласились бы вы …» и т.д.

Важную роль в передаче сообщения играет интонация, тембр голоса, темп речи, выражение лица, глаз, мимика и жесты. Их называют невербальными средствами общения. Они менее подвержены контролю со стороны сознания по сравнению с речью, поэтому, сравнивая значение слов и их неречевое сопровождение, партнеры стараются отыскать скрытый смысл сказанного. Следовательно, руководитель должен обеспечивать соответствие всех форм передачи информации.

После изложения начального сообщения инициативу в беседе следует передать партнеру. Можно спросить: «Что вы думаете об этом?» - если тема беседы формулируется как проблема. Если ставится цель, то уместно задать вопрос: « Как этого добиться?» и т.д.

Г) Активное слушание.

Руководитель должен уметь не только передавать сообщения, но и слушать. Для успеха деловой беседы слушание должно быть активным. Выделят три основные фазы слушания: поддержка высказывания, уяснение и комментирование.

Типичная ошибка слушания – это пропуск необходимых фаз. Чаще всего пропускается фаза уяснения. Но нельзя опускать и фазу комментирования.

Д) Аргументирование своей позиции.

Фаза аргументирования служит для логического увязывания идей, влияния на позицию собеседника, четкому определению разногласий. Аргументы руководителя должны быть просты, точны, ясны и убедительны. Способ убеждения необходимо строить с учетом особенностей темперамента собеседника.

Е) Оформление взаимных обязательств.

Этап предполагает подведение итогов и фиксирование договоренностей, определение конкретных сроков исполнения и контроля. Необходимо сделать записи в блокноте.

Ж) Окончание беседы.

Выход из контакта требует обратить внимание на партнера, показать свою заинтересованность в соблюдении договоренностей, поблагодарить за участие. Большое значение придается как и в начале беседы выражению лица, мимике, жестам и движениям. Форма, в которой протекает окончание беседы, должна способствовать созданию атмосферы доброжелательности и взаимного уважения.

Деловые беседы руководителя чаще будут приводить к желаемым результатам, если его поведение будет отвечать правилам, которые Д. Карнеги называет: «Правила, позволяющие склонить людей к вашей точке зрения» (см. приложение 4.).