Проведение делового совещания.

Не менее распространенная форма делового общения руководителя – совещание. В отличие от деловой беседы оно предполагает обсуждение определенных вопросов группой

лиц, имеющих к ним непосредственное отношение.

Подготовка включает в себя: определение цели совещания, определение его участников, планирование его основных этапов и подготовку начального сообщения.

Оптимальное число участников совещания 7 – 9 человек. Участников необходимо подбирать из числа лиц, компетентных в обсуждаемом вопросе и заинтересованных в его решении. Участников совещания желательно оповестить заранее о времени, месте и теме обсуждения.

Цель взаимодействия руководителя с участниками совещания может состоять в информировании или получении информации, убеждении, побуждении к решению проблемы. Она определяет наиболее важный этап в структуре совещания. При информировании особое внимание уделяется формулированию сообщения таким образом, чтобы оно было воспринято и правильно понято участниками. При убеждении главной задачей является организация конструктивного диалога. Побуждение к решению проблемы предполагает создание атмосферы для творчества на совещании. Важнейшее значение для успеха совещания имеет сообщение, которое руководитель сделает в его начале.

Начало совещания служит для ориентировки в состоянии участников, создании готовности к обсуждению. Если участники незнакомы друг с другом, то их надо представить, рассадить по местам желательно так, чтобы у них была возможность для визуального контакта между собой. Первые фразы при открытии совещания не обязательно должны иметь

глубокий смысл. Это может быть удовлетворение по поводу того, что участники собрались, приветствие, шутка, рассказ (короткий) на отвлеченную тему. Когда присутствующие приготовились к работе, можно объявить тему совещания, регламент и избрать председателя. Чаще всего функции председательствующего выполняет руководитель.

М.Биркенбиль предлагает пять правил открытия совещания:

- Начинать вовремя, никогда не ожидать опоздавших.

- Начинать с позитивных моментов.

- Решаемую проблему представить интересно, образно, с воодушевлением.

- Открытие совещания должно длиться не более 2 – 3 минут.

Совещание будет наиболее продуктивным, если руководитель сможет организовать дискуссию между его участниками. Он должен быть готов задавать вопросы, отвечать на вопросы, подводить частичные итоги, резюмировать высказывания участников. В зависимости от личных особенностей и решаемых задач руководители демонстрируют различные стили

поведения при обсуждении вопросов.

Дипломатичный стиль предполагает стремление учесть мнение других, убедиться, что собственные мысли совпадают с мыслями сотрудников. При этом руководитель неизбежно должен идти на компромиссы, присутствующие ощущают свой вклад в принятие решения. В итоге формируется у всех стремление действовать в качестве единой команды.

Руководитель с авторитарным стилем поведения на совещании старается протащить свои идеи и проекты, не обращая внимания на окружающих. Как правило, он действует агрессивно, динамично, напористо. Приглашенные редко имеют возможность высказаться, в то время как падает множество предложений, формулирует свое мнение в форме, не допускающей возражений. У участников совещания не возникает общего согласия и поддержки принимаемых решений.

Выбор стиля поведения при обсуждении зависит от поставленных целей и от конкретной ситуации. Не всегда уместна дипломатия, так же допустимо и

авторитарное поведение.

Один из основных компонентов искусства проведения совещания – это умение управлять дискуссией посредством вопросов. Вопросы могут ставиться по-разному, и посредством них могут решаться разные задачи. Но любой вопрос (открытые вопросы, закрытые, уточняющие, зеркальные) должен строиться с учетом личных особенностей и психического состояния участников.

Наряду с постановкой вопросов руководителю надо уметь правильно реагировать на замечания и высказывания участников совещания. Иногда в ходе дискуссии складываются

две противоположные точки зрения. Если появились сильные оппоненты, то лучше всего противостоять им, не критикуя их. Убеждение участников совещания следует вести на основе согласия, дружелюбия, похвалы. Желательно продемонстрировать оппонентам общие черты двух точек зрения, одобрить их интерес к проблеме, их творческую инициативу, опыт. Доказывать преимущество своей позиции следует методом частичного согласия. Затем необходимо проанализировать противоречия двух точек зрения, сосредоточившись не преимуществах собственной позиции. Важно следить за тем, чтобы все аргументы и замечания звучали корректно и не задевали чувства собственного достоинства оппонентов.

Когда в результате обсуждения участники совещания приходят к единому мнению, возникает необходимость его зафиксировать. Формулировка решения, принятого на совещании, должна точно соответствовать содержанию выработанной договоренности. Достигнутый результат должен быть сформулирован коротко и определенно, необходимо указать, у кого какие обязанности, кто несет ответственность за выполнение решения, кто контролирует его выполнение.

После принятия решения необходимо поблагодарить собравшихся за высказанные предложения и замечания, выразить уверенность в том, что все решения будут выполнены качественно и в срок, пожелать успехов. По окончании совещания руководителю полезно проанализировать его ход и результаты.