Анкетирование и проведение интервью

Составление списка заинтересованных лиц

Заинтересованные лица – это все, на кого разработка нового ПО может оказать материальное воздействие. Для выявления заинтересованных лиц необходимо ответить на следующие вопросы.

– Кто является пользователями системы?

– Кто является заказчиком (экономическим покупателем) системы?

– На кого еще окажут влияние результаты работы системы?

– Кто будет оценивать и принимать систему, когда она будет представлена и развернута?

– Существуют ли другие внутренние или внешние пользователи системы, чьи потребности необходимо учесть?

– Кто будет заниматься сопровождением новой системы?

– Не забыли ли мы кого-нибудь?

В нашем примере, отвечая на первый вопрос, определим будущих пользователей нашей системы – это преподаватели, секретари кафедр и деканатов, заведующие кафедрами, системный администратор и сотрудники учебного управления. Заказчиком нашей системы является сам вуз в лице первого проректора. Теперь попытаемся выяснить, на кого еще будут оказывать влияние результаты работы нашей системы. Во-первых, на студентов, ведь рейтинги обо всех студентах будут доступны на сайте вуза. Во-вторых, по этой же причине, на родителей. В-третьих, на заведующих по учебной части и деканов факультетов, поскольку любые изменения в учебном процессе касаются их профессиональной деятельности.

Итак, рассмотрев первые три вопроса, мы практически исчерпали всех заинтересованных лиц. Поскольку сопровождать систему будет разработчик этой системы, то в список заинтересованных лиц мы его не включаем. Таким образом, получаем следующий список заинтересованных лиц для нашей системы:

– преподаватели;

– секретари кафедр;

– секретари деканатов;

– заведующие кафедрами;

– учебное управление (в лице начальника);

– первый проректор;

– системный администратор (тот, кто будет администрировать нашу систему);

– студенты;

– родители студентов;

– заведующие по учебной части факультетов;

– деканы факультетов.

Анкетирование и проведение интервью

Для выявления потребностей заказчика и описания объектов автоматизации можно проводить как анкетирование, так и интервью. Но наибольший эффект возможен только при проведении и анкетирования и интервью.

При проведении анкетирования нужно чтобы каждый из заинтересованных лиц заполнил анкету, пример которой приведён в таблице 2.1

Таблица 2.1

Анкета для опроса заинтересованных лиц

1) Имя: 2) Наименование организации 3) Наименование структурного подразделения: 4) Должность: 5) Кому вы непосредственно подчиняетесь? 6) Каковы ваши основные обязанности? 7) Что вы в основном производите? 8) Для кого? 9) Какие документы или какую информацию можно считать входящей или необходимой для вашей деятельности? 10) Какие документы или какую информацию можно считать исходящей или результатом вашей деятельности? 11) Как измеряется успех вашей деятельности? 12) Какие проблемы влияют на успешность вашей деятельности? 13) Какие тенденции, если такие существуют, делают вашу работу проще или сложнее? 14) Какой интерес или какие потребности у вас есть относительно будущего решения (разрабатываемого ПО)

Для проведения интервью опросчик может быть дополнен следующим перечнем вопросов (таблица 2.2).

Таблица 2.2

Перечень вопросов для проведения интервью

Оценка проблемы Для каких проблем (прикладного типа) вы ощущаете нехватку хороших решений? Назовите их. (Замечание. Не забывайте спрашивать: «А еще»?) Для каждой проблемы выясняйте следующее. Почему существует эта проблема? Как она решается в настоящее время? Как заказчик (пользователь) хотел бы ее решать?

Понимание пользовательской среды Каковы ваши навыки в компьютерной области? С какими типами приложений вы имеете опыт работы? Какая платформа используется? Каковы ваши планы относительно будущих платформ? Используется ли ПО, которое имеет отношение к данной проблеме? Если да, то пусть о нем немного расскажут. Каковы ваши ожидания относительно практичности продукта? В каком виде должна быть представлена справочная информация для пользователя (в интерактивном или в виде печатной копии)?

Резюме (перечисляются основные пункты, чтобы проверить, все ли правильно вы поняли) Итак, вы сказали мне (перечислите описанные заказчиком проблемы своими словами) Адекватно ли этот список представляет проблемы, которые имеются при существующем решении? Какие еще проблемы (если такие существуют) вы испытываете?

Заключение аналитика После интервью, пока его данные еще свежи в вашей памяти, зафиксируйте не менее трех потребностей или проблем с наивысшими приоритетами, выявленные вами в беседе с данным заказчиком (пользователем).

После проведения анкетирования и интервьюирования необходимо обработать собранную информацию. На основе этих данных необходимо сформулировать перечень потребностей заказчиков, построить модель предметной области и описать объект/объекты автоматизации. Все эти результаты в дальнейшем будут использованы при написании технического задания (ТЗ) на разрабатываемую систему.

В качестве примера проведем анкетирование и интервью с начальником учебного управления. Для этого воспользуемся одним перечнем вопросов и совместим две эти процедуры воедино. По сути, мы проведем только интервью. Пример результата проведения интервью (вопросы и ответы) приведен в таблице 2.3.

Таблица 2.3

Интервью с начальником учебного управления

Вопрос	Ответ
1) Имя:	Иванов Петр Владимирович
2) Наименование структурного подразделения:	Учебное управление
3) Должность:	Начальник учебного управления
4) Кому вы непосредственно подчиняетесь?	Первому проректору
5) Каковы ваши основные обязанности?	Обеспечение общего управления. Обеспечение качества и своевременного выполнения возложенных на Учебное управление задач и функций. Обеспечение выполнения мероприятий по защите конфиденциальной и информационной безопасности в подразделениях управления.
6) Что вы в основном производите?	Задачи и функции, выполняемые управлением: 1 Создание единого нормативно-справочного поля учебного процесса. 2 Организационное сопровождение учебного процесса. 3 Планирование ресурсов учебного процесса (объемов работ кафедр, площадей, численности контингента, нагрузки на условиях почасовой оплаты, бланочной документации и др.). 4 Контроль за ходом организации и анализ показателей учебного процесса (как внешних, так и внутренних). 5 Отчетность на различные уровни управления. 6 Анализ выполнения учебной нагрузки, трудоемкости отдельных параметров учебного процесса, результатов сессии, результатов ГАК. Разработка графика учебного процесса. 7 Составление расписания учебных занятий, экзаменов, зачетов и графика защит. 8 Контроль занятости аудиторного фонда, проведения занятий, заседаний ГАК, хода сессий, делопроизводства факультетов, оформления приложений к дипломам, за составлением семестровых планов. 9 Учет движения студентов по всем формам обучения (очное, очно-заочное и заочное, экстернат, второе высшее образование, обучение в сокращенные сроки).
7) Какие документы или какую информацию можно считать входящей или необходимой для вашей деятельности?	1 Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам 2 Положение об Учебном управлении 3 Должностные инструкции сотрудников 4 Приказы ректора по личному составу студентов (первые экземпляры) 5 Годовые планы приема абитуриентов 6 Планы работы факультетов 7 Отчеты председателей о работе Государственных аттестационных комиссий по всем специальностям и направлениям
8) Какие документы или какую информацию можно считать исходящей или результатом вашей деятельности?	1 Семестровые планы занятий 2 Расписание учебных занятий 3 Расписание экзаменов 4 Отчеты вуза по учебно-методической работе за учебный год 5 Сводные статистические отчеты вуза о движении контингента студентов на начало и конец учебного года (3-НК)
9) Как измеряется успех вашей деятельности?	В настоящее время отсутствуют количественные показатели оценки деятельности управления
10) Какие проблемы влияют на успешность вашей деятельности?	Проблемы связанные с организацией учебного процесса. В настоящее время основной проблемой является перевод учебного процесса в систему зачётных единиц.
11) Какой интерес или какие потребности у вас есть относительно будущего решения (разрабатываемого ПО)	Разрабатываемая система должна быть максимально эргономичной с точки зрения пользователя, должна работать стабильно без сбоев, отклик системы не должен вызывать у пользователей раздражения, реализуемая функциональность должна полностью удовлетворить пользователя в его потребностях при выполнении производственных задач.