Систематизация документов и контроль за их исполнением

Порядок прохождения дипломатических и служебных докумен­тов (иначе, документооборот) в системе Министерства иностран­ных дел предусматривает целый ряд этапов: а) прием, первичная обработка и разметка; б) регистрация и рассмотрение докумен­тов на уровне руководителя соответствующего структурного под­разделения; в) направление документа исполнителю; г) испол­нение документа и контроль за его исполнением; д) списание в дело исполненных документов для хранения с последующей передачей в архив. При регистрации документов на них ставится особый регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступающего документа, дату поступления, количество листов документа.

Нумерация писем, телеграмм, факсов, других входящих и исхо­дящих документов ведется, как правило, в пределах календарного года арабскими цифрами.

Предварительное рассмотрение входящих документов включает также распределение всех документов на два основных потока: для доклада руководству министерства и на рассмотрение непосредст­венно в заинтересованные структурные подразделения министер­ства без резолюции руководства.

Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, подлежат особой систематизации, обес­печивающей их сохранность и оперативный поиск. Документы как правило группируются в отдельные дела по следующим принципи­альным признакам:

— номинативный (по разновидности документов): вербальные и личные ноты, справки и т.п.;

— авторский (по авторам документов дела): документы Колле­гии министерства, министра, заместителей министра, начальников департаментов и т.д.;

— корреспондентский (по названию корреспондента): приме­ром может служить переписка с посольствами стран, входящими в ведение того или иного территориального департамента;

— предметно-вопросный (группируются документы по одному конкретному вопросу): к примеру, переписка с Министерством культуры Российской Федерации о создании Российского культур­ного центра в столице одного из иностранных государств;

— хронологический: годовые отчеты, квартальные политичес­кие письма, поступающие из посольств.

Важным элементом систематизации и учета документов являет­ся номенклатура дел. Она служит основой для составления отдель­ных описей дел постоянного и временного хранения. Форма но­менклатуры включает тематический индекс каждого отдельного дела, который присваивается всем однородным делам, формируе­мым в различных структурных подразделениях министерства и в его загранучреждениях.

Система контроля исполнения, принятая в МИД России, на­правлена на обеспечение своевременного и качественного испол­нения поручений и заданий, в том числе со стороны высшего по­литического руководства страны, а также на проверку исполнения служебных документов. В основу всей контрольной деятельности в министерстве положен принцип непрерывного текущего или опе­ративного контроля, который по общепринятому мнению является наиболее эффективным видом контроля. Такой контроль, в част­ности, предусматривает постоянное контролирование исполнения поручений в установленные сроки и хода подготовки служебных документов; информирование руководства о всех случаях задержек с исполнением поручений; обобщение работы по исполнению до­кументов, а также разработку конкретных мероприятий и предло­жений по усилению эффективности контроля за исполнением по­ручений.

Главным структурным подразделением министерства, в функ­ции которого входит организация и проведение контрольной дея­тельности на постоянной основе, является Генеральный секрета­риат. В его состав входит целый ряд специализированных отделов: отдел документационного обеспечения; отдел коллегии и контро­ля; отдел координации; отдел информационного обеспечения загранпредставительств; отдел по работе с письмами и личными об­ращениями; личная канцелярия министра; несекретная канцеля­рия; секретная канцелярия; центральное машбюро.

Каждый из указанных отделов укомплектован соответствую­щим составом специалистов. Многие прошли специальную подго­товку по вопросам машинописи и стенографии, компьютерной об­работки документов, информационным технологиям, архивному делу и особенностям ведения секретного делопроизводства.

Генеральный Секретариат министерства выполняет следующие функции в части дипломатического документирования и служеб­ного делопроизводства:

— разрабатывает общую номенклатуру дел министерства, обес­печивает хранение дел и оперативное использование документов;

— разрабатывает и внедряет унифицированные формы доку­ментов Министерства;

— осуществляет экспедиционную обработку и регистрацию до­кументов;

—обеспечивает своевременное поступление к руководству ми­нистерства документов, их разметку в подразделениях, контроль за правильностью их оформления;

—осуществляет контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки;

— осуществляет контроль за работой с документами в струк­турных подразделениях министерства и в его загранучреждениях, обеспечивает правильность формирования и оформления дел, под­лежащих сдаче в архив;

— ведет работу по письмам и заявлениям граждан.

Все документы, которые связаны с исполнением конкретных поручений, учитываются в особом журнале и в карточке контроля. В них фиксируются дата, регистрационный номер, вид и краткое содержание документа или поручения, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении.

Служебные документы снимаются с контроля после полного решения поставленных в них вопросов. Отметка об исполнении делается как на самом документе, так и в журнале и карточке кон­троля.