Дипломатическая документация и дипломатическая переписка

Дипломатическая документация или, иначе, документирова­ние — это запись политической и дипломатической информации на различных носителях по установленным правилам в целях ее после­дующего использования.Различаются две основные категории таких документов — носителей информации: а) официальные до­кументы, посредством которых осуществляются письменные, сно­шения между государствами и другими субъектами международ­ных отношений и б) внутренние документы, обеспечивающие дея­тельность органов государственной власти, различных ведомств, организаций и учреждений в сфере внешней политики.

Дипломатическая документация является неотъемлемой и важ­нейшей частью дипломатии как основного инструмента внешней политики государства. Любой дипломатический документ, таким образом, это прежде всего «государственная бумага». По офици­альному дипломатическому документу судят в первую очередь не только о внешней политике государства, но и о профессионализме дипломатической службы, слаженности и выучке государственного аппарата в целом.

Дипломатическая переписка ведется между суверенными государ­ствами, другими полноправными субъектами международного права и их полномочными представителями. Она требует строго учета право­вого равенства партнеров, взаимного уважения и корректности.Именно эти принципы определяют конструктивность международ­ных отношений, регулярное и содержательно насыщенное много­стороннее общение суверенных государств, высокую эффектив­ность дипломатии.

Официальную переписку на дипломатическом уровне от обыч­ного служебного делопроизводства отличает соблюдение целого ряда особых норм международно-правового характера, протоколь­ных требований, а также устоявшихся обычаев и традиций. От­ступление от общепринятых в дипломатической переписке норм, а тем более их игнорирование, могут быть восприняты не только как свидетельство низкой культуры делопроизводства, но и как проявление неуважения к стране-адресату. Вряд ли есть еще одна область служебного делопроизводства, в которой как в дипломатии столь четко прослеживалась бы внутренняя взаимосвязь между смысловым содержанием документа, его внешней формой и тех­ническим исполнением.

Дипломатические документы могут отличаться друг от друга своим содержанием, назначением и протокольными особенностя­ми. На их стиле сказываются традиции, языковые, исторические и культурные особенности отдельных стран. Однако с точки зрения формального построения, того, что называют архитектурой доку­мента, все они следуют традиционной схеме, включают целый ряд элементов (реквизитов), которые имеют постоянный, неизменный характер. Остановимся на некоторых из них.

Обращение. Оно указывает на должность или официальный титул адресата. Например: Уважаемый господин Президент, Ува­жаемый господин Министр, Уважаемый господин Посол или По­сланник. В обращении может также присутствовать почетный титул (титулование) адресата. К примеру: Ваше превосходительст­во господин Посол.

При обращении к духовным лицам употребляются следующие формы: к папе римскому и патриархам: Ваше Святейшество; к митрополитам: Ваше Высокопреосвященство; к кардиналам: Ваше Высокопреосвященство господин кардинал; к архиеписко­пам и епископам: Ваше Преосвященство (в англоязычных стра­нах к архиепископу: Ваша светлость и к епископу Ваша ми­лость); к духовным лицам и священникам без указания официаль­ного титула: монсиньор или (в англоязычных странах) Ваше пре­подобие.

При обращении к Великому магистру Мальтийского Ордена (полное название Ордена — Суверенный военный орден госпита­льеров Св. Иоанна Иерусалимского Родоса и Мальты); Россия поддерживает с Орденом официальные отношения) придерживаются следующего титулования: Его Высочество князь и Великий Магистр.

Комплименты. Это выражения вежливости, которыми начина­ется и/или завершается письмо, послание, нота или любой другой документ. Комплименты могут меняться в зависимости от характе­ра переписки. Они, к примеру, могут быть следующими: в начале послания, личной ноты или письма полуофициального характера, направленным главе государства, правительства, председателю парламента, министру иностранных дел, послам или другим долж­ностным лицам равного им положения или ранга: имею честь; в завершение: прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем самом высоком к Вам уважении. В отношении заместите­лей министра, директоров департаментов, если у них нет личного ранга посла, временных поверенных в делах, посланников, совет­ников посланников, генеральных консулов и других лиц равного им положения применяется комплимент в форме: в моем высоком уважении.

В случаях межправительственной переписки используется сле­дующий комплимент: «Правительство Российской Федерации сви­детельствует свое уважение». В личной переписке полуофициаль­ного характера могут использоваться и такие формы комплимен­тов как: «С глубоким уважением», «С уважением», «Искренне Ваш».

Основное предметное содержание документа. Оно состоит из смыслового ядра, включающего фактическое содержание и аргументационную часть. Предметное содержание документа при всей условности такого подразделения может быть квалифицировано, к примеру, по следующим категориям: информация о намечаемых или проводимых акциях, имеющих международное значение; из­ложение политической или международно-правовой позиции по той или иной проблеме; выдвижение конкретных предложений; заявление протеста или выражение озабоченности; оформление договоренности или достигнутой степени согласия.

Подпись. Личная подпись удостоверяет документ, следует сразу же после заключительного комплимента. Подпись должна быть разборчива. Если письмо составлено на официальном или имен­ном бланке, то фамилия лица, поставившего свою подпись обыч­но не печатается.

Традиционные протокольные формулы: обращение к лицу, ко­торому адресован документ, выражение уважения адресату в нача­ле документа и заключительный комплимент в его конце исполь­зуются не только в официальной переписке дипломатического ха­рактера, но и в других официальных документах, связанных с перепиской международного характера. К такой переписке, в част­ности, относится официальная переписка министерств и ведомств Российской Федерации с министерствами и ведомствами других стран в пределах предоставленных им полномочий, а также меж­дународная переписка субъектов Российской Федерации и их офи­циальных органов по вопросам международных и внешнеэкономических связей в соответствии с федеральным законом «О коорди­нации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации».

Кардинальные сдвиги, произошедшие в современной диплома­тии, утверждение в ней открытости и гласности, демократизация ее методов, возрастание роли международных организаций лишь отчасти сказались на традиционных формах дипломатической переписки. Но вот протокольные формулы — правила, традиции и условности, принятые при составлении документов международного характерапрактически не изменились.

Как и прежде к числу важнейших документов дипломатичес­кой переписки относятся:

— ноты (вербальные и личные);

— памятные записки;

— меморандумы;

— заявления, послания и письма на уровне государственного руководства (глав государств и правительств, руководителей внеш­неполитических ведомств);

— полуофициальная переписка (личные письма полуофици­ального характера).

Нотная переписка по традиции остается наиболее распростра­ненной формой официальных сношений между дипломатически­ми представительствами и дипломатическими ведомствами в стра­не пребывания. Их тематика охватывает самый широкий круг проблем, относящихся к взаимоотношениям государств: внешняя политика, экономика, культура, парламентские связи, подготовка двусторонних соглашений, обмены визитами представителей обеих стран и т.д., а также конкретные вопросы, связанные с функционированием дипломатического представительства.

Вербальная нота. Специфика вербальной ноты состоит в том, что она исходит непосредственно от Министерства иностранных дел или загранпредставительства. Текст составляется в третьем лице и не подписывается, что, как считается, дополнительно подчеркивает ее официальный характер. В ряде стран вербаль­ную ноту принято парафировать. В этом случае соответствую­щая отметка делается в конце заключительного абзаца текста ноты.

Текст вербальной ноты печатается на специальном нотном бланке, изготовленным типографским способом. На вербальной ноте проставляется порядковый номер, дата, указывается отправи­тель и место отсылки. Вербальная нота во всех случаях скрепля­ется гербовой печатью соответствующего учреждения — минис­терства или посольства.

Обычная начальная формула вербальной ноты выглядит следу­ющим образом: «Министерство иностранных дел Российской Фе­дерации свидетельствует свое уважение Посольству (следует пол­ное название страны) и имеет честь сообщить ему (далее идет текст)». Завершается вербальная нота традиционным комплиментом: «Министерство (или Посольство) пользуется этим случаем, чтобы вновь засвидетельствовать свое уважение Посольству». За­ключительный комплимент ноты, если в ней содержится какая-либо просьба, носит следующую форму: «Министерство заранее благодарит Посольство за удовлетворение настоящей просьбы».

Адрес во всех случаях печатается в нижнем левом углу первой страницы вербальной ноты. Этот же адрес печатается и на кон­верте, в котором отправляется вербальная нота.

Личная нота. Этот документ адресуется конкретному лицу и пишется в первом лице от имени подписавшего ноту. Личные ноты направляются государственным деятелям, иным должност­ным лицам страны пребывания, коллегам по дипломатическому корпусу, в том числе по различным вопросам протокольного ха­рактера: поздравления по случаю национальных праздников, дру­гих важных событий в государственной жизни, а также в тех слу­чаях, когда желательно подчеркнуть особую заинтересованность в том или ином вопросе. По оформлению личное послание и лич­ная нота, кроме обращения в первом лице, сходны с вербальной нотой: они печатаются на нотном бланке на специальной бумаге с государственным гербом Российской Федерации, вытесненным на первой странице послания или ноты. В правый верхний угол выносится название города и дата отправления (число, месяц и год). Под текстом личного послания или ноты следует личная подпись лица, которое направляет послание. Печатать фамилию и должность подписывающего послание не принято. Печать на лич­ной ноте не ставится. На подлиннике личной ноты исходящий номер не проставляется.

Наиболее распространенными формами обращения, приняты­ми в личных нотах, являются: «Уважаемый господин Министр», «Господин посол», «Ваше Превосходительство». Комплимент, ко­торым заканчивается текст личной ноты, как правило, выглядит следующим образом: «Прошу Вас (указывается должность) при­нять уверения в моем самом высоком к Вам уважении».

В послании и в личной ноте адрес пишется в левом нижнем углу первой страницы независимо от числа страниц текста. Адрес состоит из титулования, затем из имени и фамилии, пол­ной официальной должности этого лица, полного официально­го (по конституции) названия страны и ее столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота или письмо.

Специфику нотной переписки с использованием вербальных и личных нот можно было бы проиллюстрировать на примере под­готовки переговоров с заключением двустороннего соглашения с участием Российской Федерации.

После получения посольством соответствующего указания из Москвы в Министерство иностранных дел страны пребывания на­правляется вербальная нота, оформленная следующим образом: