РАЗДЕЛ 2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

В современных информационных системах для обеспечения эффективного информационного поиска производится двойное описание, хранящихся в БД, документов:

· метаданные – описывается документ как материальный объект, то есть совокупность значений его свойств (атрибутов, реквизитов);

· индексы – описание содержания информации, закрепленной на этом объекте (документе).

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Документацией называется совокупность документов, которые посвящёны какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п.

Делопроизводство – это совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов.

Электронный документ – это информация, которая зафиксирована на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. Также, это форма представления информации в целях её подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая на территории России равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

1) сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

2) при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

3) подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

4) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

В настоящее время существует один международный стандарт на формат электронного документа — это ODF, который в 2006 г. принят под № ISO 26300.

ODF – это формат хранения документов, созданный как открытая и свободная альтернатива закрытым форматам и с соблюдением всех процедур и формальностей. Полное описание формата занимает 738 страниц.

На сегодня, этот формат не зависит ни от конкретной компании, ни от конкретного приложения. Формат доступен для чтения и записи всем без каких-либо ограничений, связанных с лицензиями или патентами.

Такой подход даёт ODF ряд существенных преимуществ. Разработка формата некоммерческой организацией гарантирует обратную совместимость. Формат поддерживается уже более чем в 30 пакетах, работающих не только под Windows, но и под Linux.

В отличие от электронной копии страницы, отсканированной или посланной на принтер, в электронном документе отсутствуют поля и связано это с тем, что по правилам этикета работа по форматированию сводится к минимуму. Зачастую документы в организацию принимаются только в таком виде.

Например размер копии листа А4 без полей с текстовой информацией должен быть равен 3200 x 2200 пикселей.

По сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд преимуществ:

· даёт возможность поиска по ключевым словам;

· не изнашивается с течением времени.

· может содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений;

· его легче использовать в системах автоматизации процессов;

· меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и других функциональных усовершенствований.