Общее представление об информационной системе предприятия

<1 2 345 6 7 >

В самом общем виде под информационной системой предприятия (ИСП) понимается весь комплекс данных и знаний, используемых на предприятии в целях управления и любой другой, направленной на экономический эффект деятельности, вместе со средствами получения, учета, хранения, доступа, представления, а также анализа данных и знаний.

На практике выделяются два более узких подхода к пониманию ИСП.

В первом случае под ИСП понимаются компьютерные технологии, включая аппаратную и программную составляющие, а также обрабатываемые с помощью компьютерных технологий данные и знания. Такое понимание ИСП характерно для специалистов по информационным технологиям.

Во втором случае ИСП рассматривается как инструмент управления предприятием, а основное внимание уделяется не компьютерным технологиям обработки данных, а работе с показателями, характеризующими деятельность предприятия. Такой подход к ИСП характерен для управленцев.

Рассмотрим детальнее эти подходы.

Происходящие на фирме процессы (помимо неформальных) можно разделить на три больших класса: материальные (производственно-технологические), информационные и управляющие. Для обслуживания информационных и управляющих процессов на фирме предназначено большое количество компьютерных программ и технологий. В зависимости от места этих программ в системе управления и уровня представления в них информации можно представить следующую общую схему классификации программного обеспечения и видов управленческих работ (см. рис.15.1).

Руководители Стратегический

высшего звена план развития

предприятия

Системы анализа данных, прогнозирования и планирования

Информационно- Проекты, прогнозы,

аналитические планы предприятия

службы

Системы первичной обработки данных (бухгалтерские и др.)

Руководители Оперативные

среднего звена распоряжения,

(оперативный отчеты на уровне

Корпоративное хранилище данных(база данных, Data Warehousing)

уровень) подразделений

Системы оперативного учета (реальный масштаб времени)

Исполнители Исходные

нижнего звена, учетные данные,

регистрация документы

Поток работ (Workflow)

хозяйственной

деятельности

Рис.15.1. Общая схема информационно-управляющей работы на фирме

Информация о работе предприятия регистрируется на нижних уровнях. Здесь еще трудно отделить функции учета от функций управления.

На среднем уровне происходит накопление данных о работе предприятия, создание информационной базы данных и первичный анализ информации.

И на высшем уровне происходит дальнейший анализ и обобщение информации с целью выработки стратегии управления предприятием и принятия важнейших решений по текущей деятельности предприятия.

Рассмотрим детальнее содержание работы по обработке информации на указанных уровнях.

15.2. Работа с информацией на нижних уровнях деятельности фирмы

Работу с информацией на нижних уровнях деятельности фирмы можно разделить на два больших направления:

- документооборот;

- учет хозяйственной деятельности.

Под документоборотом понимаются все виды деятельности, связанные как с секретарской работой, так и в целом работу с документами на предприятии, справками, письмами (в том числе и электронными), факсами, технической подготовкой различных отчетов и т.п. На Западе для такого типа работ принято использовать термин Workflow. Такая работа может быть проведена как с помощью компьютерных программ общего назначения, так и специализированных. К программам общего назначения относится, например, пакет программ Microsoft Office. Специализированные программы отличаются возможностью работы в сети, разными форматами документов, возможностью быстрого поиска документов, защиты от несанкционированного доступа (системы паролей) и др. Из русскоязычных специализированных программ для работы с документами можно отметить Docs Open.

Учет хозяйственной деятельности производится с помощью различного рода бухгалтерско-финансовых программ и программ по управлению предприятием. Из русскоязычных программ этого класса нужно выделить прежде всего 1 С: Предприятие (около 50 % рынка), Галактику, Парус и др.

В целом такие программы являются достаточно сложными и, как правило, состоят из нескольких модулей, позволяющих работу с информацией и по управлению фирмой сразу на нескольких уровнях:

- на нижнем уровне производится учет и фиксация хозяйственной деятельности;

- на среднем уровне создается база данных и проводится оперативный анализ деятельности фирмы.

15.3. Программы для среднего уровня управления

Программы для этого уровня управления могут быть разделены на следующие большие классы:

- хранение и первичный анализ информации;

- бухгалтерско-финансовые программы;

- программы для управления проектами;

- программы для бизнес-планирования и оценки эффективности проектов.

Первичная информация о деятельности предприятия, как правило, хранится в едином информационном центре – базе данных или хранилище данных (Data Warehousing). Программные продукты для управления базами данных называются системами управления базами данных (СУБД). Это сложные и дорогие (десятки и сотни тысяч долларов) продукты. Наиболее известной СУБД является Oracle. На небольших предприятиях в качестве СУБД может использоваться Access, входящий в состав Microsoft Office.

Бухгалтерско-финансовые программы обслуживают, как правило, одновременно нижний и средний уровни управления. Для нижнего уровня предназначены модули или уровни по учету и регистрации разнообразной хозяйственной деятельности предприятия (финансовой, банковской, производственной, ресурсы, товары и услуги, кадры, зарплата и др.) На среднем уровне на базе учетной информации создаются всевозможные отчеты, в которых отображается текущая деятельность предприятия. Важной составляющей этих отчетов является документация, предоставляемая в налоговую инспекцию. Существует большое количество русскоязычных программ такого типа. Наиболее известной из них является 1 С: Предприятие (около 50 % рынка).

Различные направления деятельности фирмы (строительство нового цеха, выпуск нового товара, деятельность по обучению персонала, модернизации оборудования и т.п.) часто рассматривают как отдельные проекты, где нужно четко расписать, согласовать и контролировать сроки выполнения, ресурсы, ответственных, выполнение. Для автоматизации такой работы используются программные продукты для управления проектами. Наиболее известный русскоязычный продукт – Spider, англоязычный – Microsoft Project.

К продуктам этого типа примыкают программные продукты для оценки инновационных проектов и бизнес-планирования. В отличие от систем управления проектами в продуктах этого типа имеются встроенные возможности оценки экономической эффективности проекта, а также некоторые простые средства моделирования. Наиболее известный русскоязычный продукт – Project Expert. Используемая в нем методика оценки бизнес-планов соответствует международным требованиям, зафиксированным на уровне UNIDO (подчиненная ООН организация, занимающаяся стандартизацией экономической отчетности).

15.4. Программы для высшего менеджмента

Основная задача программных продуктов этого уровня – анализ и обобщение информации нижележащих уровней, включая сокращение ее объема, построение моделей, генерация и анализ возможных вариантов и т.п. Работа с информацией на этом уровне осуществляется двумя группами людей – информационными аналитиками (анализ, обобщение, компьютерное моделирование и т.д.) и высшими менеджерами, которые на основании (а иногда и вопреки) представленной аналитиками информации и их рекомендаций принимают решения, связанные с деятельностью фирмы.

Программы этого уровня можно разделить на несколько типов:

- извлечение важных знаний из исходных баз и хранилищ данных (Data Mining). К наиболее традиционному классу таких программ относятся математические и статистические пакеты;

- программы для моделирования экономических процессов. Одним из наиболее известных продуктов такого типа является Powersim;

- системы поддержки принятия решений. В настоящее время они, как правило, представляют собой не единый программный продукт, а набор программных продуктов различных типов, команду аналитиков, средства представления и обсуждения этой информации, осуществляемой высшим менеджментом.

15.4. Информационная система предприятия как инструмент управления

Существующая техника управления включает в себя следующие основные принципы:

1) выбор целей для каждого из уровней управления;

2) разработка наборов показателей для каждой из целей или подцелей, характеризующих деятельность предприятия на качественном или количественном уровнях;

3) разработка методик получения показателей из информации о деятельности предприятия;

4) расчет (оценка) оптимальных значений показателей;

5) расчет (оценка) допустимых отклонений показателей от нормальных значений и разработка возможных мер по их коррекции (управление).

В соответствии с таким подходом под ИСП понимается прежде всего система показателей, характеризующих деятельность предприятия, вместе с набором исходных данных о деятельности предприятия, и методик (правил, инструкций, программ и т.п.), с использованием которых из совокупности данных получают значения показателей.

Различные акценты в понимании сути ИСП характерны для верхних уровней управления, где большее внимание уделяется не самим данным, а построению на их основе моделей деятельности предприятия. На нижних уровнях – учета и регистрации информации они практически совпадают, что связано с незначительной обработкой регистрируемой информации.