Класс 0200000 «Организационно-распорядительная документация». 2 глава

Работники экспедиции проверяют правильность подготовки документов к отправке, в том числе наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителям.

2.27. Исходящие документы принимаются экспедицией в рабочие дни до 15 часов (в пятницу – до 14 часов) и отправляются адресатам в день их приема. Заказные и заказные с уведомлением письма принимаются экспедицией до 12 часов и отправляются в день приема. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.

Отправка документов в высшие органы государственной власти,

федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы производится в рабочие дни в 11 и в 15 часов (в пятницу – в 11 и в 14 часов).

2.28. Документы особой срочности, подписанные президентом и

вице-президентами общества в рабочие дни после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни, отправляются через приемную президента общества. Дежурный сотрудник приемной присваивает отправляемым письмам и телеграммам исходящие номера по журналам, находящимся в приемной президента общества, оформляет конверт и выписывает реестр-расписку.

Копия отправленного документа (визовой экземпляр) с

отметкой об исполнителе остается у дежурного сотрудника приемной президента общества для последующей передачи в отдел документационного обеспечения.

2.29. При передаче документов по каналам факсимильной связи с использованием бюро-факс Центральной станции связи необходимо соблюдать следующие условия:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), как правило, не должен превышать 5 листов;

передаваемый документ должен быть выполнен в черном цвете

на листах бумаги формата А4;

факсограммы на иностранном языке отправляют при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

После передачи документ с отметкой о времени отправления возвращают исполнителю.

2.30. Порядок использования в аппарате управления общества средств факсимильной связи, а также контроль за их использованием определяются соответствующей инструкцией.

Особенности приема, обработки и отправки документов при переписке с

зарубежными корреспондентами

2.31. Документы (корреспонденцию), поступающие в общество от организаций и частных лиц из-за границы, а также из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, принимает и передает в Департамент международных связей экспедиция.

Департамент международных связей направляет документы,

подлежащие рассмотрению президентом и вице-президентами общества, в отдел документационного обеспечения для регистрации и доклада руководству общества в установленном порядке, а документы, не требующие рассмотрения руководством общества, – в соответствующие подразделения аппарата управления общества.

Документы, требующие срочного рассмотрения или

затрагивающие специфические вопросы международного сотрудничества в сфере железнодорожного транспорта, может докладывать президенту (вице-президенту) общества начальник (заместитель начальника) Департамента международных связей до регистрации этих документов отделом документационного обеспечения (после доклада документы регистрируются в установленном порядке).

2.32. Письма с пометкой “Лично”, адресованные работникам аппарата управления общества, Департамент международных связей направляет непосредственно адресатам (без вскрытия конверта).

2.33. Пересылку железным дорогам и другим организациям

иностранных государств технической литературы, документации, правил и технических условий в рамках научно-технического сотрудничества осуществляет Департамент международных связей после оформления в установленном порядке разрешения на вывоз этих материалов.

Пересылку бандеролей и посылок с указанными материалами производят с составлением списков по форме, утвержденной

федеральным органом исполнительной власти в области связи.

2.34. На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные страны, адрес указывают на двух языках – русском и языке страны

назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке.

На пакетах проставляют номера исходящих документов, другие реквизиты не указывают.

2.35. Корреспонденция общества, направляемая за границу,

конвертуется исполнителем (отправителем) и незапечатанной

передается в Департамент международных связей с приложением реестра в 4 экземплярах.

Департамент международных связей отправляет корреспонденцию по реестру через экспедицию. При отправлении

корреспонденции, сформированной в пачки, на реестрах делается надпись “Недозволенных вложений нет”, которая заверяется подписью ответственного лица Департамента международных связей и печатью.

3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ПОСТРОЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ.

УЧЕТ ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1. Регистрация документа – запись по установленной форме сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, производится для обеспечения учета, контроля исполнения и поиска документов.

3.2. Регистрации подлежат организационно- распорядительные документы (входящие, исходящие и внутренние документы) независимо от способа их доставки и передачи. Порядок регистрации этих документов установлен пунктом 3.6 настоящей Инструкции.

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, протоколы, положения, правила,

инструкции, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации.

3.3. Документы, которые по своему назначению и реквизитам не относятся к организационно-распорядительным (первичные

учетные документы, в том числе бухгалтерские документы первичного учета, заявки, статистические отчеты, разнарядки, наряды и др.), регистрируются (учитываются) соответствующими подразделениями аппарата управления общества в выделенных для этих целей журналах, регистрационных карточках или иным способом, который определяет руководитель подразделения, при этом документы малой значимости (рекламные извещения, поздравительные письма и открытки, пригласительные билеты и др.) не подлежат регистрации и учету.

Примерные перечни таких документов приведены в Приложении N

2.

Каждое подразделение аппарата управления общества должно

иметь перечень документов, регистрируемых (учитываемых) в указанных журналах, регистрационных карточках или иным

способом, и перечень документов, не подлежащих регистрации и учету, которые составляются (утверждаются) руководителем подразделения исходя из специфики деятельности подразделения и состава документации.

3.4. Документы регистрируют с использованием АС “Документооборот”. Подразделения аппарата управления общества, в

которых не внедрена автоматизированная система документооборота, регистрируют документы с использованием традиционных учетных карточек и журналов установленной формы.

3.5. Для обеспечения информационной совместимости и

создания поисковых систем устанавливаются основные реквизиты принятого образца регистрационно-контрольных форм в АС “Документооборот” и правила их заполнения (Приложение N 3).

Регистрационные данные вводят в АС “Документооборот”

работники подразделений, регистрирующих документы – отдела документационного обеспечения, секретариатов вице- президентов общества, служб делопроизводства подразделений.

3.6. Документы регистрируют в следующем порядке:

3.6.1. Входящие документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, правлению общества, а также обществу без указания конкретного адресата, регистрирует отдел

документационного обеспечения.

На входящем документе проставляют отметку о его поступлении в общество (регистрационный штамп), включающую наименование

подразделения, регистрирующего документ, – “отдел документационного обеспечения Департамента управления делами”, присвоенный документу порядковый номер его поступления в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, дату поступления, количество листов основного документа и приложений к нему (Приложение N 4).

3.6.2. Входящие документы, адресованные подразделениям

аппарата управления общества, регистрируют службы делопроизводства подразделений.

На входящем документе проставляют отметку о его поступлении в подразделение аппарата управления общества

(регистрационный штамп), включающую наименование этого подразделения, присвоенный документу порядковый номер его поступления и индекс подразделения, разделенные косой чертой, дату поступления, количество листов основного документа и приложений к нему (Приложение N 4).

3.6.3. Исходящие документы общества, подписанные президентом и вице-президентами общества, регистрирует отдел

документационного обеспечения.

Регистрационным номером исходящего документа за подписью президента общества является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного

года.

Регистрационным номером исходящего документа за подписью вице-президента общества является его порядковый номер в

пределах общего массива этих документов в течение календарного года, перед которым ставится индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества. Например, N ИП-26 (документ за подписью вице- президента общества И.С. Петрова).

3.6.4. Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений аппарата управления общества, регистрируют службы

делопроизводства подразделений.

Регистрационный номер исходящего документа включает индекс подразделения аппарата управления общества, затем через дефис

разделенные косой чертой номер (индекс) дела и порядковый номер документа, например: ЦН-5/148, где ЦН – индекс Департамента управления делами, 5 – номер (индекс) дела по номенклатуре дел,

148 – порядковый номер документа, отправляемого Департаментом.

3.6.5. Приказы, кроме приказов по личному составу, докладные и служебные записки, протоколы совещаний и другие внутренние документы, подписанные руководителем подразделения аппарата управления общества, регистрируют службы делопроизводства подразделений в порядке, установленном для регистрации исходящих документов подразделения.

Приказы по личному составу, подписанные руководителями подразделений аппарата управления общества, регистрируют эти подразделения. Регистрационным номером приказа по личному составу является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.6. Приказы общества (кроме приказов по личному составу), в том числе совместные с другими организациями,

регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.7. Приказы по личному составу, подписанные президентом и вице-президентом общества, в ведении которого находятся кадровые вопросы, регистрирует Департамент управления персоналом.

Регистрационным номером приказа по личному составу является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.8. Распоряжения общества регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером распоряжения является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение

календарного года, к которому добавляется строчная буква “р”. Например, N 15р.

3.6.9. Положения, правила, инструкции и другие внутренние

документы общества, содержащие предписания нормативного характера, а также программы, методические указания (рекомендации) инструктивного характера, утвержденные президентом и вице-президентами общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером такого документа за подписью президента общества (кроме приказа и распоряжения) является его

порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером такого документа за подписью вице-президента общества (кроме распоряжения) является его

порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов общества в течение календарного года, перед которым ставится индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества. Например, N ИП-26 (документ за подписью вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.10. Протоколы совещаний, проводимых президентом

общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для президента общества, и через дефис – порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года с добавлением строчных букв “пр”, например, N ВЯ-27пр.

3.6.11. Протоколы совещаний, проводимых вице-президентами общества, регистрируют секретариаты вице-президентов общества.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице- президента общества, и через дефис – порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года отдельно для каждого вице-президента общества с добавлением строчных букв “пр”. Например, N ИП-4пр (протокол совещания у вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.12. Протоколы заседаний правления регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером протокола является его порядковый

номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.13. Поручения президента общества регистрирует отдел документационного обеспечения. Регистрационный номер поручения

включает две прописные буквы “ПП” и через дефис – порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года. Например, N ПП-25.

3.6.14. Поручения вице-президентов общества регистрируют их секретариаты. Регистрационный номер поручения включает прописную букву “П”, через дефис индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества, и через дефис – порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года отдельно для каждого вице-президента общества. Например, N П-ИП-43 (поручение вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.15. Договоры (соглашения, контракты), заключенные от имени общества с другими организациями, подписанные президентом, вице-президентами и руководителями подразделений аппарата управления общества, регистрирует отдел документационного обеспечения, если иное не предусмотрено другими нормативными документами общества.

Регистрационным номером договора (соглашения, контракта)

является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером договора (соглашения, контракта) об

изменении (дополнении) ранее заключенного договора (соглашения, контракта) является регистрационный номер соответствующего ранее заключенного договора (соглашения, контракта). Информация о наличии таких договоров (соглашений, контрактов) вводится отделом документационного обеспечения в графу “Примечания” регистрационно-контрольной формы в АС “Документооборот”.

3.6.16. Доверенности от имени общества, подписанные

президентом общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером доверенности является порядковый

номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года с добавлением прописной буквы “Д”, проставляемой через дефис после порядкового номера, например, N 35-Д.

3.6.17. Документы, передаваемые (принимаемые) Центральной станцией связи по каналам факсимильной связи, учитываются в зависимости от того, кто составил (кому адресован) документ, соответственно отделом документационного обеспечения, секретариатами вице-президентов общества или службами делопроизводства подразделений.

Факсограммы из иностранных государств, а также из

аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту или вице-президентам общества, регистрируются отделом документационного обеспечения так же, как входящие документы.

3.6.18. Документы совета директоров общества и ревизионной комиссии общества регистрируют секретариаты этих органов в соответствии с регламентами работы совета директоров общества и ревизионной комиссии общества.

3.7. Хранение подлинников (визовых экземпляров) документов до сдачи их в архив общества производит подразделение аппарата управления общества, которое осуществляет их

регистрацию, если иное не предусмотрено другими нормативными документами общества.

3.8. Входящие документы регистрируют в день их поступления

(до рассмотрения их соответствующими должностными лицами). Исходящие и внутренние документы регистрируют в день их подписания (утверждения).

3.9. Документы, адресованные президенту и вице-президентам

общества, а также обществу без указания конкретного адресата и направленные на исполнение в подразделение аппарата управления общества с отметкой отдела документационного обеспечения о поступлении документа (регистрационным штампом), в подразделении повторно не регистрируют.

На документах, в том числе телеграммах, адресованных подразделению аппарата управления общества и подлежащих

регистрации, служба делопроизводства этого подразделения проставляет отметку о поступлении документа (регистрационный штамп).

На каждом регистрируемом документе должна быть только одна

отметка о поступлении документа, проставляемая при его первоначальной регистрации в правой нижней части первого листа. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения аппарата управления общества в другое делают соответствующую отметку в АС “Документооборот” (переметку), но документ повторно не регистрируют.

3.10. В подразделениях аппарата управления общества и

секретариатах вице-президентов общества для внутреннего учета поступивших на исполнение документов, зарегистрированных отделом документационного обеспечения, может проставляться в нижней части оборотной стороны первого листа документа отметка (штамп) о его поступлении в подразделение или секретариат.

3.11. Автоматизированная регистрация документов и

использование регистрационных данных производятся в соответствии с инструкцией пользователя АС “Документооборот”, утверждаемой обществом.

Информация о зарегистрированном отделом документационного

обеспечения входящем документе, в том числе о прохождении его в обществе в процессе делопроизводства, вводится в АС “Документооборот” с номером, присвоенным этим отделом документу при его регистрации (регистрационный штамп).

Порядок доступа к базе данных отдела документационного обеспечения устанавливает начальник Департамента управления делами.

3.12. Банки регистрационных данных в АС “Документооборот”, журналы учета документов, номенклатуры дел, содержащие информацию о входящих, исходящих и внутренних документах, составляют информационно-поисковую систему документов.

Поиск конкретного документа в информационно-поисковой

системе осуществляется по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру документа или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в тексте документа или в аннотации).

3.13. Учет количества документов в аппарате управления общества за определенный период осуществляется по месту их регистрации – отделом документационного обеспечения, секретариатами вице-президентов общества, службами делопроизводства подразделений.

Служба делопроизводства подразделения ежемесячно, до 5 числа, направляет в отдел документационного обеспечения сведения о поступивших в адрес этого подразделения и отправленных за подписью руководителя (заместителя руководителя) подразделения документах за прошедший месяц по установленной форме (Приложение N 4). При этом учитываются только документы, зарегистрированные данным подразделением.

Документы, подготовленные подразделением аппарата управления общества на подпись президенту или вице-президенту общества в качестве ответов на поручения или запросы, а также как инициативные, служба делопроизводства подразделения не регистрирует и в документообороте подразделения не учитывает.

3.14. Прохождение документов в аппарате управления общества с момента составления или получения документов до завершения их исполнения и передачи в архив или отправления адресатам образует документооборот аппарата управления общества.

При определении объема документооборота (количество документов, полученных и составленных за определенный период – месяц, квартал, год) за единицу измерения принимают полученный или составленный документ (копии, создаваемые при печатании и тиражировании, не учитываются).

Учет документооборота в аппарате управления общества производит отдел документационного обеспечения.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ

4.1. Исполнение документа включает сбор и обработку

необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа, распоряжения, правил, инструкции и др.), его согласование, оформление, представление на подпись (утверждение) руководству общества или руководителю подразделения аппарата управления общества, подготовку к пересылке адресату.

4.2. Принятые обществом решения, резолюции президента и

вице-президентов общества по документу доводит до исполнителей отдел документационного обеспечения, как правило, в срок до 2 дней, а срочные и оперативные – незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания (с использованием при необходимости факсимильной, телеграфной, телефонной и других видов связи).

Решения (указания), содержащиеся в приказах, распоряжениях

и поручениях общества, доводит до исполнителей отдел

документационного обеспечения путем направления им копии приказа, распоряжения и поручения или выписок из этих документов согласно указателю рассылки, составленному исполнителем приказа (распоряжения), а решения (указания), содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых президентом и вице-президентами общества, – путем направления копии протокола или выписки из протокола согласно указателю рассылки, составленному исполнителем протокола совещания.

4.3. В резолюции президента (вице-президента) общества по документу первым указывают вице-президента общества, на которого возлагается организация исполнения этого документа, а первым из руководителей подразделений аппарата управления общества указывают руководителя подразделения, на которого возлагается исполнение документа, – ответственного исполнителя. Другие должностные лица, указанные в резолюции, являются соисполнителями документа.

При необходимости против фамилии ответственного исполнителя пишется слово “отв.”, “созыв” или “обобщение”.

4.4. Подлинник подлежащего исполнению документа с резолюцией президента общества направляется через отдел документационного обеспечения ответственному исполнителю.

Если резолюция президента общества адресована только вице-президентам общества, то подлинник документа с резолюцией направляется через отдел документационного обеспечения вице- президенту общества, указанному в резолюции первым. Указанный вице-президент определяет ответственного исполнителя, которому через отдел документационного обеспечения направляется на исполнение подлинник документа.

Копию документа с резолюцией президента общества отдел документационного обеспечения направляет соисполнителям, которые подготавливают по ней соответствующие материалы, а также помощнику президента общества или другому работнику Департамента управления делами, подготовившему проект резолюции и осуществляющему контроль за исполнением этого документа.

В случае, если вице-президент общества дает руководителям

подразделений аппарата управления общества поручение,

необходимое для выполнения резолюции президента общества, рассылку поручения исполнителям осуществляет через экспедицию секретариат соответствующего вице-президента общества.

В аналогичном порядке направляется на исполнение адресованный президенту общества документ, резолюция по которому подписана первым вице-президентом общества.

4.5. Подлинник документа, поступившего в адрес вице-

президента общества, после его рассмотрения и подписания резолюции направляется через отдел документационного обеспечения ответственному исполнителю. Копии документа с резолюцией подготавливаются секретариатом вице-президента общества и направляются через отдел документационного обеспечения соисполнителям для подготовки соответствующих материалов.

4.6. Ответственный исполнитель и соисполнители решений (указаний), содержащихся в приказах, распоряжениях, поручениях и протоколах совещаний, проводимых президентом и вице-президентами общества, определяются аналогично порядку, предусмотренному для резолюции.

4.7. Ответственный исполнитель персонально отвечает за соблюдение срока исполнения документа и качество подготовленного документа. Он дает соисполнителям задания по подготовке необходимых материалов и указывает сроки их представления. При необходимости ответственный исполнитель может также затребовать материалы для исполнения поручения от подразделений аппарата управления общества, которые в поручении не указаны.

Соисполнители отвечают за своевременное представление

ответственному исполнителю запрашиваемых материалов

(предложений, справок, сведений, других материалов) и их качество. О непредставлении ими таких материалов в срок ответственный исполнитель докладывает вице-президенту общества, организующему исполнение документа.

4.8. Подразделение аппарата управления общества, которое подготавливает проект документа, взаимодействует в ходе этой работы с причастными подразделениями аппарата управления

общества и его обособленными структурными подразделениями.

Для обеспечения соответствия проекта документа законодательству Российской Федерации и нормативным документам

общества работниками Правового департамента совместно с исполнителем документа проводится экспертная оценка положений разрабатываемого проекта, а также редактирование его текста для обеспечения правильного и однозначного восприятия содержания документа.

4.9. Проект документа, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего этот проект, до представления на подпись должен

быть согласован (завизирован) с соответствующими должностными лицами.

При наличии приложений каждое из них визируется исполнителем

и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ, а также руководителями подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания.

4.10. Визы согласования документа, подлинник которого остается в обществе (приказ, распоряжение, протокол, поручение, положение, правила, инструкция, телеграмма и др.), проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

При согласовании документа должностным лицом указывается,

как правило, его условное (сокращенное) наименование, используемое в телеграфной связи общества, например, ЦД, ЦФ,

ЦЮ, Желдоррасчет, ЦФТО.

4.11. Согласование (визирование) документа производится в следующей примерной последовательности:

исполнитель документа;

руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ;

руководители причастных подразделений аппарата управления

(обособленных структурных подразделений) общества;

вице-президент (вице-президенты) общества, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос. Первый вице-

президент общества визирует документ при необходимости после согласования документа с Правовым департаментом;

начальник Правового департамента (при необходимости согласования документа с Правовым департаментом).

ЦЮ

И.О.Фамилия

(подпись начальника Правового (дата)

департамента)

ЦЗ

И.О.Фамилия

(дата)

ЦМ

И.О.Фамилия

(дата) подразделения)

ЦЛ

И.О.Фамилия

(дата)

ЦЛ

И.О.Фамилия

(дата)

(подпись вице-президента общества, в ведении которого находится

рассматриваемый вопрос)

(подпись руководителя причастного

(подпись руководителя подразделения, подготовившего документ

(должность и подпись исполнителя