Класс 0200000 «Организационно-распорядительная документация». 5 глава

научно-

Всероссийский

институт архивного дела

82, Москва, 117393

исследовательский документоведения и

Профсоюзная ул., д.

На письмах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы, а также филиалы общества, их адрес не указывают.

6.64. При адресовании письма президенту (вице-президенту) общества наименование его должности включает сокращенное наименование общества – ОАО “РЖД”, например:

“РЖД”

или

Президенту ОАО И.О.Фамилия

Вице-

президенту ОАО “РЖД”

И.О.Фамилия

При адресовании письма другим должностным лицам общества (руководителям департаментов, управлений, обособленных структурных подразделений) допускается не указывать наименование общества, например:

Департамента в сфере

или управления

Начальнику коммерческой работы

грузовых перевозок

И.О.Фамилия Начальнику Центра

перевозками И.О.Фамилия

6.65. При адресовании письма руководителю (должностному лицу) филиала или иного обособленного структурного подразделения общества его наименование пишут без указания статуса этого подразделения в обществе (то есть не надо указывать, что железная дорога или проектный институт является филиалом ОАО “РЖД”).

Например:

железной

Начальнику Московской

дороги И.О.Фамилия

или проектно-

Директору Иркутского изыскательского института

И.О.Фамилия

6.66. Если письмо адресуют физическому лицу, то сначала указывают его фамилию, затем инициалы, далее почтовый адрес, например:

кв. 12,

р-н, 301264

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, г. Липки, Киреевский Тульская обл.,

6.67. Письмо не должно содержать более четырех адресатов.

Слово КОПИЯ перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. Каждый экземпляр отправляемого письма должен быть подписан.

6.68. Письмо должно иметь краткий заголовок, раскрывающий содержание письма. Если в письме содержится несколько вопросов, то его заголовок должен быть сформулирован обобщенно. Заголовок письма печатают строчными буквами от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал 12 пт, точку в конце заголовка не ставят.

Письма – ответы на обращения граждан заголовка не имеют.

6.69. Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса. В одном письме может быть затронуто несколько вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части

излагают причину или основание подготовки письма, приводят ссылки на документы, являющиеся причиной или основанием подготовки письма. Во второй части излагают просьбы, предложения, выводы.

Текст письма печатают, как правило, шрифтом размером N 14, с межстрочным интервалом 18 пт.

6.70. В письме, оформленном на бланке президента или вице-президента общества, текст излагают от первого лица единственного числа: “Прошу обеспечить...”, “Направляю проект постановления...”.

В письме, оформленном на бланке общества (или на бланке подразделения аппарата управления общества), текст излагают от первого или третьего лица единственного числа или первого лица множественного числа: “Прошу выделить...”, “Направляю материалы...”, “ОАО “РЖД” считает...”, “Департамент управления финансами сообщает...”, “Просим направить...”.

6.71. Письмо может иметь приложения.

Отметку о наличии приложений к письму печатают (между

текстом и подписью) через межстрочный интервал 18-24 пт от последней строки текста письма. Слово “Приложение” печатают с новой строки, с отступа 1,25 см от левого края поля, после него ставят двоеточие и через межстрочный интервал 12 пт печатают текст отметки.

Если письмо имеет приложение, на которое в тексте письма

есть ссылка, то отметку о нем оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложения, на которые ссылки в тексте

нет, то перечисляют их наименования с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

Приложения: 1. Справка о согласовании проекта стандарта

“Документация внешнеторговая” на 5 л.

в 2 экз.

стандарта на 3 л. в 2 экз.

2. Отзывы по проекту

Если к письму прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

4/3032 и

Приложение: письмо Росархива от 22.09.2005 N приложение к нему, всего на 7 л.

Если письмо направляют в несколько адресов, а приложение не во все адреса, то отметку оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывают. Например:

Приложение: 2 журнала.

При большом количестве приложений составляют их опись, а в конце письма указывают:

Приложение: согласно описи, на 48 л.

Приложения, которые поясняют или дополняют содержание письма, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги

формата А4, завизированы и иметь все необходимые для прилагаемого документа реквизиты.

Нумерацию страниц письма и страниц приложений производят отдельно.

6.72. Письма подписываются должностными лицами общества в соответствии с их полномочиями.

Письма, направляемые в адрес Президента Российской

Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, подписываются президентом общества или лицом, осуществляющим его полномочия.

6.73. Проект письма, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего этот проект, до представления на подпись должен быть согласован с причастными должностными лицами. Согласование оформляется визами, проставляемыми на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра проекта письма.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу

лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника и

визового экземпляра проекта письма. При проставлении отметки об исполнителе на лицевой стороне листа ее печатают шрифтом размером N 8 – 10, на оборотной стороне – шрифтом размером N 14.

6.74. При оформлении письма на бланке ОАО “РЖД” в реквизите “Подпись” указывают сокращенное наименование общества, например:

Президент

ОАО “РЖД” (личная подпись) И.О.Фамилия

При оформлении письма на бланке президента (вице- президента) ОАО “РЖД” наименование должности перед подписью не указывают.

При оформлении письма на бланке департамента (управления)

общества в реквизите “Подпись” не указывают наименований подразделения и общества. Например, на бланке Департамента анализа конъюнктуры рынка подпись оформляется:

Начальник департамента (личная подпись) И.О.Фамилия

Если руководитель соответствующего подразделения аппарата управления (обособленного структурного подразделения) общества является членом правления общества, то это может быть указано при оформлении его подписи на бланке департамента (управления) или филиала ОАО “РЖД”:

Начальник департамента,

член правления ОАО “РЖД” (личная подпись)

Начальник железной дороги,   член правления ОАО “РЖД” (личная подпись)

И.О.Фамилия или

И.О.Фамилия

При оформлении письма на стандартном листе бумаги (без использования бланка) наименования общества и подразделения аппарата управления общества включаются в состав наименования должности подписывающего, например:

Начальник Департамента

корпоративных финансов ОАО “РЖД” (личная подпись) И.О.Фамилия

6.75. При подготовке письма за подписью президента общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра письма и визовой экземпляр.

После подписания президентом общества письма и его

регистрации отдел документационного обеспечения рассылает подготовленные им копии письма (на стандартном листе бумаги без использования бланка) согласно составленной исполнителем рассылке.

6.76. При подготовке письма за подписью вице-президента общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра письма, визовой экземпляр и копии проекта письма (на стандартном листе бумаги без использования бланка): одна – для подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект письма, одна – для секретариата вице-президента общества, который подписывает данное письмо, а также необходимое количество копий для направления в другие подразделения.

На копиях проекта письма за подписью вице-президента общества исполнитель проставляет в правом верхнем углу первого листа условное (сокращенное) наименование подразделения-получателя, а также подтверждает соответствие текста копий подлиннику документа, проставляя в центре листа ниже реквизита “Подпись” заверительную надпись “Верно” и свою подпись.

Подготовка и оформление письма при переписке с зарубежными корреспондентами

6.77. При переписке общества с руководителями организаций железнодорожного транспорта (железных дорог) иностранных государств, в том числе государств – участников Содружества Независимых Государств, письма направляются за подписью президента общества (лица, осуществляющего его полномочия) или вице-президента общества, в ведении которого в соответствии с распределением обязанностей находятся вопросы международных связей.

Подготавливаемые подразделениями аппарата управления

общества проекты писем для направления зарубежным адресатам после согласования с причастными подразделениями аппарата управления общества должны быть согласованы с Департаментом международных связей.

6.78. Переписку по оперативным вопросам, связанным с

перевозкой грузов и пассажиров, использованием и ремонтом локомотивов, вагонов и контейнеров, осуществлением взаиморасчетов между обществом и организациями железнодорожного транспорта (железными дорогами) государств

– участников Содружества Независимых Государств, работой

межгосударственных пунктов пропуска поездов и обеспечением движения поездов в условиях чрезвычайных ситуаций, подразделения аппарата управления общества могут вести в пределах своей компетенции непосредственно с соответствующими подразделениями организаций железнодорожного транспорта этих

государств и Дирекцией Совета по железнодорожному транспорту государств – участников Содружества.

Оперативную переписку с железными дорогами иностранных

государств по вопросам прицепки вагонов к международным пассажирским поездам может вести начальник (заместитель начальника) Департамента дальних пассажирских перевозок.

6.79. Письма, направляемые иностранным организациям (должностным лицам), находящимся за границей, печатают на бланках общества для зарубежной переписки (образец бланка письма для переписки с зарубежными корреспондентами приведен в Приложении N 18) или на стандартном листе бумаги формата А4.

На отправляемых за границу письмах проставляют исходящий номер документа и дату отправления, а штампы, печати и отметку об исполнителе не проставляют.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу

лицевой или оборотной стороны последнего листа визового экземпляра письма, остающегося в деле.

6.80. Реквизит “Адресат” включает инициал имени (имя) и фамилию, должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны.

Если письмо адресуют организации, то сначала указывают ее

наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуют должностному лицу организации, то сначала указывают инициал имени (имя), фамилию, должность, наименование организации, затем почтовый адрес.

Реквизит “Адресат” располагают в правом верхнем углу

первого листа письма и пишут компактно, без разрядки и подчеркиваний. Составные части реквизита выравнивают по левой

его границе. С учетом практики переписки с конкретными адресатами допускается располагать реквизит “Адресат” в левом верхнем углу первого листа письма.

Дату письма и регистрационный номер проставляют в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке документа. Дату оформляют словесно-цифровым способом.

6.81. Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Письмо начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке могут использоваться, в частности, следующие обращения:

“Уважаемые господа” – к организации в целом;

“Уважаемый господин Блэк”; “Уважаемая госпожа Смит”;

“Уважаемый господин Председатель (Директор)” – к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

Письмо может заканчиваться следующими фразами: “С глубоким

уважением”, “С уважением”, “Наилучшие пожелания”, после которых ставится запятая, затем проставляется подпись.

6.82. В деловой переписке подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия). Подпись располагается под

текстом документа (или под отметкой о наличии приложения).

В подписи на письмах, адресуемых частным лицам, не указывают должность подписывающего и не расшифровывают подпись, а указывают только наименование подразделения аппарата управления общества. Например: Департамент дальних пассажирских перевозок ОАО “РЖД”.

Письма в адрес частных лиц печатают на стандартном листе бумаги формата А4.

6.83. Отметку о наличии приложения располагают под текстом письма и оформляют в порядке, предусмотренном пунктом 6.71 настоящей Инструкции.

Подготовка и оформление телеграммы

6.84. В виде телеграммы передают задания и указания по решению оперативных вопросов эксплуатационно-производственной деятельности в пределах полномочий должностного лица, подписавшего телеграмму, тексты подписанных в установленном настоящей Инструкцией порядке приказов, распоряжений, протоколов и других документов общества, подлежащих незамедлительной доставке адресату, а также информацию, необходимую для обеспечения текущей деятельности обособленных структурных подразделений общества.

Телеграммой не могут решаться вопросы, требующие издания

соответствующего нормативного документа.

Телеграмма оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении N 19.

6.85. Телеграммы за подписью президента и вице-президентов

общества, других должностных лиц общества, которым предоставлено право подписи служебных телеграмм, должны содержать отметку о виде телеграммы, адрес, текст, подпись должностного лица, дату, телеграммы, адрес, текст, подпись должностного лица, дату, регистрационный (подписной) номер и отметку об исполнителе.

Визы согласования проставляют на оборотной стороне

подлинника телеграммы, отметку об исполнителе – в левом нижнем углу лицевой стороны подлинника телеграммы.

6.86. адресе телеграммы необходимо указывать:

для адресатов железнодорожного транспорта, расположенных на территории Российской Федерации, – пункт назначения, условное (сокращенное) наименование железной дороги, полное или условное (сокращенное) наименование адресата (подразделения, должностного лица). Например: “Новосибирск З-Сиб М, НОД, ДС”.

При направлении телеграммы с одним и тем же текстом всем

или нескольким филиалам общества к ней прилагается составленный исполнителем указатель рассылки с адресами получателей, включающий также подразделения аппарата управления общества, филиалы и иные организации, расположенные в г. Москве, которым копии телеграмм доставляются через экспедицию или направляются почтовой связью. В этом случае исполнитель в указателе рассылки или на телеграмме делает отметку (проставляет подпись), подтверждающую отправление им

копии телеграммы адресатам, расположенным в г. Москве, через экспедицию или почту;

для адресатов железнодорожного транспорта, расположенных на

территории других государств-участников Содружества Независимых Государств, – пункт назначения, полное или условное (сокращенное) наименование железной дороги, полное наименование адресата (подразделения, должностного лица). Например: “Ташкент Государственная акционерная железнодорожная компания “Узбекистан Темир Йуллари” Начальнику информационно- вычислительного центра”;

для других юридических и физических лиц – полный адрес, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное наименование адресата.

При направлении телеграмм главам законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах указывают полный адрес, наименование должности, инициалы и фамилию.

6.87. Текст телеграммы излагают кратко и печатают шрифтом N

14 на лицевой стороне бланка без переноса слов и исправлений. Текст не должен превышать, как правило, двух машинописных страниц. Вставки в напечатанном тексте не допускаются. Числа пишутся арабскими цифрами и при необходимости могут быть написаны прописью. Не допускается помещать в телеграммах таблицы, писать римские цифры и другие обозначения, не воспроизводимые телеграфным аппаратом. Если телеграмма является ответом на поступивший документ, то дается ссылка на его дату и номер.

6.88. Подпись включает полное или условное (сокращенное) наименование должностного лица, личную подпись (инициалы и фамилия) и отделяется от последней строки текста межстрочным интервалом 24-36 пт.

6.89. Дату и регистрационный (подписной) номер проставляют

от левой границы текстового поля на 24-36 пт ниже наименования должности лица, подписавшего телеграмму.

6.90. При подготовке телеграммы за подписью президента

общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра телеграммы с визами согласования. После подписания копию телеграммы для Центральной станции связи готовит отдел документационного обеспечения.

6.91. При подготовке телеграммы за подписью вице-президента

общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра телеграммы с визами согласования и копии проекта телеграммы:

одну – для Центральный станции связи, одну – для подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект телеграммы, одну – для секретариата вице-президента общества, который подписывает данную телеграмму, а также необходимое количество копий для направления в другие подразделения.

На копиях проекта телеграммы исполнитель проставляет в правом верхнем углу первого листа условное (сокращенное)

наименование подразделения-получателя, а также подтверждает

соответствие текста копий подлиннику документа, проставляя в центре листа ниже реквизита “Подпись” заверительную подпись “Верно” и свою подпись.

6.92. На принятой к отправке телеграмме и на ее копии

(ксерокопии) телеграфист проставляет служебный заголовок и расписывается в приеме.

Подлинники телеграмм, отправленных за подписью президента и вице-президентов общества, Центральная станция связи возвращает

в отдел документационного обеспечения (копии телеграммы остаются на Центральной станции связи).

6.93. Подлинник телеграммы, отправленной за подписью

руководителя подразделения аппарата управления общества, после проставления телеграфистом служебного заголовка и расписки о приеме возвращают исполнителю, а передачу телеграммы производят по копии (ксерокопии), которая остается на Центральной станции связи.

Подготовка и оформление докладной, служебной, пояснительной и объяснительной записок, справки

6.94. Докладная записка адресуется президенту (вице- президенту) общества, руководителю подразделения аппарата управления общества или руководителю вышестоящего органа и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности общества, выполнении заданий по командировке, проверке, ревизии (с выводами и предложениями).

Докладная записка составляется как по инициативе работника

аппарата управления общества, так и по указанию президента (вице-президента) общества, руководителя подразделения аппарата

управления общества. По инициативе работника докладная записка составляется, как правило, с целью побудить должностное лицо, которому она адресуется, принять определенное решение.

Текст докладной записки, как правило, состоит из

описательной и заключительной частей. В описательной части излагается суть поднятого в записке вопроса, приводятся ссылки на документы, факты и события, вызвавшие необходимость написать докладную записку. В заключительной части излагаются выводы, предложения, просьбы. Рекомендуется заканчивать докладные записки фразами: “Докладываю в порядке информации”, “Прошу Вашего решения” и другими (в зависимости от содержания).

Если в докладной записке излагаются предложения, мнения или заключения автора, основанные на результатах проработки

рассматриваемого в записке вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например: “Данное предложение согласовано (поддерживается) начальниками департаментов Фамилия И.О., Фамилия И.О.” или “Заключение подготовлено с учетом мнения...”).

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем

подразделения, если она представляется президенту (вице- президенту) общества.

Докладная записка вице-президента общества на имя

президента общества регистрируется отделом документационного обеспечения.

Докладная записка представляется президенту общества

начальником Департамента управления делами или руководителем

секретариата президента общества.

Резолюция президента общества по изложенным в докладной записке вопросам ставится руководителем его секретариата (помощником) на контроль, при этом устанавливается срок

выполнения, если он не указан президентом общества.

6.95. Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но составляется должностным лицом одного

подразделения аппарата управления общества на имя должностного лица другого подразделения (или одним вице-президентом общества на имя другого вице-президента).

Текст служебной записки состоит, как правило, из

обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и др.

6.96. Пояснительная записка составляется для разъяснения

содержания отдельных положений прилагаемого документа (проекта приказа общества или иного нормативного документа, программы, сметы, плана, заявки и др.), обоснования целесообразности издания документа.

В пояснительной записке приводятся при необходимости результаты проработки рассматриваемого вопроса и проведенной экспертизы, расчеты и обоснования, а также прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Пояснительная записка подписывается руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего

документ.

6.97. Докладная и служебная записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, дату,

регистрационный номер.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне подлинника записки. Отметка об исполнителе проставляется в левом

нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника записки.

Образцы докладной и пояснительной записок приведены в Приложениях N 20 и 21.

6.98. В объяснительной записке автор (исполнитель) дает объяснение должностному лицу общества в связи с невыполнением задания, поручения, обязательства или совершением несанкционированного действия, имеющего негативные последствия для общества.

6.99. Справка подготавливается, как правило, для отражения результатов производственно-финансовой деятельности общества,

его филиалов и других обособленных структурных подразделений, а также для подтверждения сведений о его работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных фактов, событий и другую необходимую информацию.

Справки составляют для представления в установленном порядке или по запросу.

В названии справки должно быть кратко отражено существо вопроса, о котором пойдет речь. В названии справки может быть указана дата или период времени, к которым относятся сведения, изложенные в справке.

Типовые справки, например о работе, доходах работника, рекомендуется оформлять на унифицированных бланках (формах) с трафаретным текстом. Справка подписывается уполномоченным на то лицом общества и заверяется печатью.

Подготовка и оформление доверенности

6.100. Доверенность – документ, подтверждающий право юридического или физического (должностного) лица представлять интересы доверителя и/или совершать определенные этим документом действия.

6.101. Доверенности от имени общества выдаются на право заключения договоров (соглашений, контрактов), на проведение сделок с имуществом общества, финансовых сделок, на получение товарно-материальных ценностей, представительство перед любыми третьими лицами от имени общества, ведение дел в судебных органах и др.

Доверенность от имени общества оформляется на общем бланке

ОАО “РЖД”, образец которого приведен в Приложении N 22.

Порядок выдачи, отмены, регистрации, учета и хранения доверенностей устанавливается положением, утверждаемым президентом общества.

6.102. Проект доверенности подготавливается в 2 экземплярах

– подписной и визовой.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра доверенности.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа визового экземпляра доверенности.

На подписном экземпляре доверенности визы согласования и отметка об исполнителе не проставляются.

7. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Организация работы с обращениями граждан

7.1. В обществе рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее

– обращения граждан).

Обращения граждан могут поступать в общество по почтовой связи, по каналам электронной почты и факсимильной связи, а также в устной форме:

предложения – обращения, направленные на улучшение

деятельности общества, обособленных структурных подразделений общества;

заявления – обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан;

жалобы – обращения с требованием о восстановлении прав и

законных интересов граждан, нарушенных действиями (бездействием) либо решениями должностных лиц общества, обособленных структурных подразделений общества.

7.2. Работа с обращениями граждан осуществляется в

соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также решениями общества, изданными во исполнение этих актов.

7.3. Обеспечение своевременного рассмотрения письменных и

устных обращений граждан, организацию контроля исполнения, а также ведение их централизованного учета осуществляет отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема Департамента управления делами (далее – отдел по работе с обращениями граждан).

Отдел по работе с обращениями граждан проводит анализ

(обобщение) вопросов, поставленных гражданами в обращениях и на личных приемах, и подготавливает соответствующую информацию для президента и вице-президентов общества и предложения по улучшению работы с обращениями граждан.

Рассмотрение письменных обращений граждан

7.4. Письменные обращения граждан Российской Федерации, граждан государств – участников Содружества Независимых Государств и других иностранных государств, поступившие в адрес президента и вице-президентов общества, общества без указания конкретного адресата, а также обращения граждан, полученные при их приеме и во время командировок должностных лиц общества, регистрирует отдел по работе с обращениями граждан.

Письменные обращения граждан, поступившие в подразделения

аппарата управления общества, регистрируются этими подразделениями отдельно от других документов.

7.5. Письменные обращения граждан, поступившие в общество из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, регистрируются отделом документационного обеспечения и направляются на рассмотрение и исполнение в порядке, установленном настоящей Инструкцией (в резолюции по этим поручениям предусматривают направление копии обращения отделу по работе с обращениями граждан).