Класс 0200000 «Организационно-распорядительная документация». 4 глава

Например:

18 сентября 2003 г. N 585 “О создании открытого акционерного общества “Российские железные дороги” приказываю:”.

Допускается приводить текст документа или решения высших

органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов

(полностью или извлечения из текста).

Констатирующая часть приказа может начинаться словами “В целях”, “В соответствии”, “Во исполнение” и др. и заканчивается

словом “приказываю”, после которого ставится двоеточие. Если приказ не имеет констатирующей части, то печатается слово “приказываю” с двоеточием, затем – распорядительная часть. Слово “приказываю” печатают строчными буквами вразрядку (2 пт)

-”приказываю:”.

Распорядительная часть текста должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя и реального

срока исполнения каждого действия. В качестве исполнителей определяют должностных лиц общества (с указанием их фамилий и инициалов).

6.16. Если приказ издается по результатам проверки, ревизии

или в связи с аварией, нарушением установленных правил технической эксплуатации, оформленными соответствующим документом (актом, заключением, протоколом), то в констатирующей части приказа обстоятельства и причины излагают, как правило, кратко (не более 1,5 страницы).

6.17. Текст приказа, содержащего несколько решений,

поручений, подразделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами с точкой (после точки текст печатают с прописной буквы).

Пункты подразделяют при необходимости на подпункты, которые

могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, или на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатают с красной строки со строчной буквы и отделяют один от другого точкой с запятой.

6.18. Если приказом предусматривается образование комиссии (рабочей группы), то в ее составе первым указывается председатель комиссии (руководитель рабочей группы), затем его заместитель (заместители) и далее члены комиссии (рабочей группы) в алфавитном порядке независимо от их должности.

6.19. При необходимости в последнем пункте распорядительной части текста указывают должностное лицо общества, на которое

возлагается контроль за исполнением приказа.

6.20. Если приказ отменяет или изменяет (дополняет) ранее изданный документ (отдельные его положения), то в

распорядительную часть приказа включают соответствующий пункт, который начинают словами “Признать утратившими силу...”, “Дополнить...”, “Внести в... следующие изменения:”, с указанием пунктов (подпунктов, абзацев), даты, номера и заголовка отменяемого или изменяемого документа. Этот пункт помещают, как правило, в конце распорядительной части приказа.

6.21. Отдельные задания, поясняющие или дополняющие содержание приказа (в том числе включающие цифровые данные), оформляют в виде приложений к приказу, на которые в соответствующих пунктах распорядительной части приказа должна быть ссылка (как правило, “согласно приложению”). На первой странице приложения в правом верхнем углу проставляют отметку о приложении (нумерационный заголовок), в котором указывают дату и номер приказа ОАО “РЖД”:

2005 г. N

Приложение

к приказу ОАО “РЖД”

от “ ” сентября

Приложения заканчивают чертой, расположенной по центру, на расстоянии межстрочного интервала 36 пт от последней строки текста. Длина черты 3-4 см.

Если прилагаемые к приказу документы утверждаются этим

приказом (в тексте приказа дается формулировка “Утвердить”), то на первой странице в правом верхнем углу каждого из этих документов проставляют отметку об утверждении (отметку о приложении в этом случае не делают):

2005 г. N

УТВЕРЖДЕН

приказом ОАО “РЖД”

от “ ” сентября

6.22. Нумерацию страниц приказа, каждого приложения к нему и утверждаемого приказом документа производят отдельно.

Если утверждаемый приказом документ (положение, правила,

инструкция и др.) имеет приложения, которые поясняют или

дополняют содержание этого документа, нумерация страниц такого документа и приложений к нему должна быть сквозной (единой).

6.23. Проект приказа, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества,

подготовившего проект, согласовывается с руководителями причастных подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества, соответствующими вице- президентами общества и начальником Правового департамента.

Начальник Департамента управления делами визирует проект приказа перед представлением на подпись президенту общества или лицу, осуществляющему его полномочия.

При наличии приложений каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект, а также руководителями подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания.

Если в процессе согласования в проект приказа вносят изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

6.24. Виза согласования включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и каждого приложения к нему.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта приказа.

6.25. Если в ходе согласования проекта приказа возникли

разногласия, которые не разрешены в рабочем порядке, то руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект приказа, проводит согласительное совещание с участием руководителей подразделений общества (или их представителей, уполномоченных принимать решение по рассматриваемому документу), которые имеют замечания по проекту, и при необходимости представителя Правового департамента.

По вопросам, не урегулированным на совещании, исполнитель составляет протокол разногласий, в котором отражаются замечания по проекту и мнение подразделения, подготовившего проект, и направляет его с проектом приказа вице-президенту общества, в ведении которого находится этот вопрос.

Если согласие по спорным вопросам и в этом случае не достигнуто, проект приказа рассматривает первый вице-президент

общества и представляет на подпись в одобренной им редакции, о чем указывается в пояснительной записке к проекту.

6.26. Руководитель подразделения аппарата управления общества, который имеет замечания по проекту приказа в целом

или по его отдельным положениям, может изложить свое мнение с соответствующей мотивировкой на проекте приказа или отдельном листе. В этом случае он проставляет свою подпись (визу), рядом с которой пишет: “С замечаниями” или “Замечания прилагаются”.

6.27. К проекту приказа, представляемого на подпись, должны прилагаться документы, во исполнение которых подготовлен проект,

и при необходимости документы (копии документов), на которые имеется ссылка в подготовленном проекте приказа.

Если проект приказа подготовлен в инициативном порядке (при

необходимости и в других случаях), к нему прилагают

пояснительную записку, которая должна содержать обоснование целесообразности его принятия, а также возможные последствия реализации предлагаемых решений.

6.28. Приказы подписываются президентом общества или лицом,

осуществляющим его полномочия.

Подпись включает должность лица, подписавшего приказ, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

6.29. Приказы по личному составу подписываются президентом общества (лицом, осуществляющим его полномочия), а также вице-президентом общества, в ведении которого в соответствии с распределением обязанностей находятся кадровые вопросы.

Тексты приказов по личному составу, связанных с назначением, освобождением, перемещением, увольнением, командированием работников, начинаются, как правило, с обозначения (глаголом в неопределенной форме) действия, которое необходимо произвести: назначить, освободить, уволить, перевести, принять, командировать, предоставить отпуск и др. Затем указывают фамилию, инициалы работника (в приказах о приеме на работу – имя и отчество полностью) и его должность.

6.30. На экземпляре приказа, подготовленном к тиражированию (размножению), проставляется печать отдела документационного

обеспечения, а личная подпись президента общества не приводится.

Размноженные экземпляры приказа отдел документационного обеспечения рассылает согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем. Копию приказа в обязательном

порядке направляют в Правовой департамент, а также, за исключением приказа по личному составу, в отдел инспекции и контроля.

6.31. Совместные приказы общества и других организаций

печатают на стандартных листах бумаги формата А4 (без использования бланков).

При оформлении совместного приказа наименования общества и

другой организации располагают на одном уровне.

6.32. Подразделения аппарата управления общества в рамках установленной компетенции могут издавать приказы во исполнение нормативных документов общества или для осуществления своей

исполнительной деятельности исходя из задач и функций подразделения, а также приказы по личному составу в пределах предоставленных руководителям подразделений полномочий.

Подразделения аппарата управления общества создают и изготовляют бланки приказа подразделения на основе образца бланка приказа, приведенного

в Приложении N 7.

Подготовка и оформление распоряжения

6.33. Распоряжениями общества оформляются решения по

отдельным вопросам преимущественно оперативного характера, связанным с уставной деятельностью общества, а также с исполнением решений высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества, правления общества и нормативных документов общества.

Распоряжения могут содержать отдельные предписания общего

характера и длительного действия.

Распоряжение оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении N 8.

6.34. Подготовку проектов распоряжений осуществляют

подразделения аппарата управления общества, а также обособленные структурные подразделения общества по поручению президента и вице-президентов общества или в инициативном порядке.

6.35. Заголовок распоряжения должен кратко отражать

содержание текста распоряжения. Заголовок печатается полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится.

Текст распоряжения, как правило, состоит из констатирующей и

распорядительной частей. Констатирующая часть завершается двоеточием (слово “приказываю” в распоряжениях не употребляют). Распоряжение может не иметь констатирующей части.

Распорядительная часть текста содержит предписываемые

действия с указанием исполнителей (должность, фамилия и инициалы) и сроки исполнения.

6.36. Проект распоряжения, завизированный исполнителем и

руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект, согласовывается с руководителями причастных подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества.

Проект распоряжения, представляемого на подпись президенту общества, визирует также вице-президент (вице-президенты) общества, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Если проект распоряжения содержит вопросы, решение которых

связано с применением правовых норм, то такой проект согласовывается с Правовым департаментом.

Проект распоряжения, не содержащий вопросов, связанных с

применением правовых норм, подлежит только правовому редактированию работниками Правового департамента.

Урегулирование разногласий по проекту распоряжения производят в порядке, установленном для проекта приказа.

При наличии приложений к распоряжению каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект документа, а также руководителями (заместителями руководителей) подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания. Оформление приложений к распоряжению производится аналогично оформлению приложений к приказу.

Визы согласования проставляют на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения и каждого приложения к нему.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта распоряжения шрифтом размером N 8-10.

6.37. Распоряжения подписываются президентом общества или лицом, осуществляющим его полномочия.

Распоряжения по отдельным вопросам оперативного характера

могут подписываться также вице-президентами общества, в ведении

которых находятся эти вопросы. Если проект распоряжения содержит поручения руководителям подразделений аппарата управления общества, курируемых другими вице-президентами общества, то такой проект должен быть согласован с этими вице-президентами.

6.38. На экземпляре распоряжения, подготовленном к тиражированию (размножению), проставляется печать отдела документационного обеспечения, а подпись президента (вице- президента) общества не приводится.

Размноженные экземпляры распоряжения отдел документационного обеспечения рассылает согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем.

Подготовка и оформление поручения

6.39. Поручением президента (вице-президентов) общества даются задания и указания по решению текущих вопросов, разработке предложений по результатам совещаний, рабочих встреч, командировок, а также по подготовке документов, докладов и других материалов.

В поручениях в качестве исполнителей указывают должностных лиц общества, в функции (обязанности) которых входит

решение поставленных вопросов. При необходимости поручения могут быть направлены для сведения и другим должностным лицам (например: + Иванову И.И.).

Поручение оформляется на бланке установленной формы,

образец которого приведен в Приложении N 9.

6.40. Проекты поручений президента и вице-президентов общества подготавливают и визируют соответственно руководитель секретариата (помощник) президента общества и руководитель

секретариата (советник) вице-президента общества.

Если проект поручения президента (вице-президента) общества подготовлен подразделением аппарата управления общества, его

визируют руководитель этого подразделения и руководитель соответствующего секретариата (помощник, советник). Руководители секретариатов (помощники, советники) президента и вице- президентов общества могут при необходимости потребовать, чтобы проект поручения был завизирован также другими должностными лицами.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне

последнего листа проекта поручения.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта поручения шрифтом N 8- 10.

6.41. Подписанное президентом общества поручение регистрирует отдел документационного обеспечения, который изготавливает необходимое количество копий и передает их в экспедицию для направления адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Подписанное вице-президентом общества поручение

регистрирует секретариат этого вице-президента. Необходимое количество изготовленных исполнителем (лицом, подготовившим проект поручения) копий передается в экспедицию для направления адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Подготовка и оформление протокола

6.42. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых президентом и вице-президентами общества, а также руководителями подразделений аппарата управления общества, оформляют протоколами.

Протокол оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении N 10.

Протоколами также оформляются решения, принимаемые на

совместных заседаниях правления, комиссий, советов ОАО “РЖД” и соответствующих органов других организаций, на рабочих встречах руководителей общества с руководителями субъектов Российской Федерации, акционерных обществ и др. Протоколы таких совместных заседаний и рабочих встреч оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Образец составления протокола рабочей встречи президента общества и руководителя субъекта Российской Федерации приведен в Приложении N 11.

6.43. Протоколами не могут оформляться решения о назначении, освобождении, увольнении и привлечении к

дисциплинарной ответственности работников общества. Такие решения оформляют в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.44. Организация совещаний, проводимых президентом

общества, возлагается на Департамент управления делами, проводимых вице-президентами общества, – на их секретариаты, проводимых руководителями подразделений аппарата управления общества, – на работников этих подразделений.

6.45. Материалы к совещаниям, проводимым президентом или вице-президентами общества, подготавливает подразделение аппарата управления общества, на которое возложена эта работа, с участием причастных подразделений.

Подготовленный проект протокола (или предложения для включения в проект протокола в случае оперативного рассмотрения вопросов), завизированный исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект, направляется вместе с другими материалами к совещанию в Департамент управления делами (секретариаты соответствующих вице-президентов общества) не позднее чем за 2 дня до даты совещания. Проект протокола заблаговременно, до начала совещания передается исполнителем также причастным должностным лицам, которым в проекте предусмотрены поручения, задания.

6.46. Проект протокола совещания, проводимого президентом общества, оформляется Департаментом управления делами, проводимого вице-президентом общества, – подразделением аппарата управления общества, которое осуществляло подготовку материалов к этому совещанию. Протокол должен быть оформлен не

позднее 3 дней со дня проведения совещания.

6.47. Проект протокола, подготовленный на подпись с учетом состоявшегося на совещании обсуждения рассматриваемых вопросов и решений, принятых председательствующим на совещании, должен быть завизирован исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект протокола. По указанию председательствующего проект протокола визируется также другими должностными лицами, которым в проекте предусмотрены поручения, задания.

Проект протокола совещания, проводимого президентом

общества, визирует также вице-президент общества, в ведении которого находится рассматриваемый на совещании вопрос, а также вице-президент общества, который дорабатывал по указанию президента общества проект протокола.

6.48. Визы согласования проставляют на оборотной стороне

последнего листа проекта протокола.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта протокола.

6.49. В протоколе сначала указывают должностных лиц, принимавших участие в совещании. Слово “Присутствовали” печатают от границы левого поля, подчеркивают, после слова ставят двоеточие. Ниже через межстрочный интервал 12 – 24 пт печатают наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей – их фамилии и инициалы через межстрочный интервал 12 пт. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, при этом фамилии печатают в алфавитном порядке независимо от должности.

Допускается оформлять список присутствующих на совещании (с

указанием должностей, фамилий и инициалов) в виде приложения.

Если совещание проходило не в г. Москве, то через межстрочный интервал 24 пт после реквизита “Вид совещания” указывают по центру листа место проведения совещания (например, г. Новосибирск).

Дату, оформляемую словесно-цифровым способом, и номер

протокола печатают справа.

6.50. Основная часть протокола включает в себя вопросы, рассматриваемые на совещании, и принятые по ним решения и печатается шрифтом размером N 14 через межстрочный интервал 18 пт.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, название вопроса,

которое печатается центрованным способом, начинается, как правило, с предлога “О” (“Об”).

лиц, выступавших на совещании по этому вопросу.     6.51. Решения (поручения), принятые по каждому

Под названием проводят сплошную черту. Под чертой в скобках через межстрочный интервал 12 пт печатают фамилии должностных

рассматриваемому на совещании вопросу, излагают в протоколе в виде отдельных пунктов, которые нумеруют арабскими цифрами, и адресуют соответствующим должностным лицам общества (вице- президентам общества, руководителям подразделений аппарата управления и обособленных структурных подразделений общества).

Пункты подразделяют при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, или на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатают с красной строки со строчной буквы и отделяют один от другого точкой с запятой.

Принятые на совещании решения (поручения), требующие

срочного исполнения, должны быть доведены до исполнителей незамедлительно (до оформления и рассылки протокола) для

организации их выполнения в установленные сроки. Доведение этих решений (поручений) до исполнителей производится подразделением аппарата управления общества, на которое возложена подготовка совещания.

Если к протоколу прилагают какие-либо материалы, то об этом делается соответствующая запись в протоколе.

Подпись отделяют от текста межстрочным интервалом 36 пт.

Она включает наименование должности председательствующего на совещании, личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилия).

6.52. Подписанный президентом общества протокол совещания

регистрирует отдел документационного обеспечения, который также изготавливает необходимое количество копий и передает их в экспедицию для направления адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Подписанный вице-президентом общества протокол совещания регистрирует секретариат этого вице-президента. Необходимое количество изготовленных исполнителем копий передается в экспедицию для направления адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки. В обязательном порядке протокол направляют в секретариат президента общества.

6.53. Если на совещании рассматривалось несколько вопросов,

то адресатам могут быть посланы соответствующие выписки из протокола.

Выписки из протокола заверяют без воспроизведения подписи председательствующего на совещании.

6.54. Оформление протокола совещания, проводимого руководителем подразделения аппарата управления общества, производится аналогично оформлению протокола совещания у президента (вице-президента) общества.

6.55. Подготовка протоколов заседаний совета директоров, правления и ревизионной комиссии общества осуществляется в соответствии с положениями об этих органах или их регламентами.

Оформление протокола заседания правления общества производится на бланке установленной формы. Образец оформления протокола приведен в Приложении N 12.

Подготовка и оформление письма

6.56. Служебное или деловое письмо применяется в управленческой деятельности для осуществления информационного обмена с организациями как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Письма могут использоваться для доведения до подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества сведений официального характера, разъяснений о применении нормативных правовых актов и документов, а также

указаний по вопросам деятельности этих подразделений в рамках установленных производственно-финансовых планов и заданий, в пределах полномочий должностного лица, подписывающего письмо.

Письма общества оформляются на бланках установленной формы,

образцы которых приведены в Приложениях N 13 – 15.

Оформление писем производится:

за подписью президента общества – на бланке письма ОАО “РЖД” с угловым расположением реквизитов, на бланке письма ОАО “РЖД” с продольным расположением реквизитов, на бланке письма президента ОАО “РЖД”;

за подписью вице-президентов общества – на бланке письма ОАО “РЖД” с угловым расположением реквизитов, на бланке письма ОАО “РЖД” с продольным расположением реквизитов, на бланках письма первого вице-президента ОАО “РЖД”, старшего вице- президента ОАО “РЖД” и вице-президента ОАО “РЖД” соответственно.

Бланк письма с угловым расположением реквизитов используется для оформления писем по производственно- финансовым и другим вопросам уставной деятельности общества (письмо-предложение, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо- просьба и др.), а также для оформления сопроводительных, информационных, гарантийных и других аналогичных писем.

Бланк письма с продольным расположением реквизитов рекомендуется использовать для оформления писем, содержащих приглашение, выражение благодарности, а также писем- поздравлений, извещений и других аналогичных писем размером не более одной страницы.

Бланк письма президента (вице-президента) общества обычно

используется по его усмотрению для оформления письма в адрес конкретного должностного лица другой организации.

6.57. Оформление писем за подписью руководителей подразделений аппарата управления общества производится на бланке письма департамента (управления) ОАО “РЖД”, образец которого приведен в Приложении N 16, а за подписью руководителей обособленных структурных подразделений общества на бланке соответствующего подразделения (Приложение N 17).

6.58. Содержание писем должно отвечать по существу на

вопросы, которые поставлены в обращениях и запросах, поступивших в общество.

6.59. Письма могут быть адресованы организациям, их структурным подразделениям, руководителям или иным должностным лицам, а также физическим лицам.

В состав реквизита “Адресат”, который указывают в правом

верхнем углу первого листа письма (первую строку печатают на уровне наименования общества в угловом штампе бланка), входят наименование организации (структурного подразделения организации), должность, инициалы и фамилия получателя (при адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией).

6.60. Составные части реквизита “Адресат” – наименование организации (структурного подразделения организации), должность,

инициалы и фамилию должностного лица, почтовый адрес – печатают с новой строки через межстрочный интервал 12 пт. Начала строк многострочного реквизита выравниваются по вертикали.

Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат”

относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Например:

Государственной Думы

Председателю

Федерального Собрания Российской Федерации И.О.Фамилия

Каждую составную часть реквизита “Адресат” рекомендуется отделять друг от друга межстрочным интервалом 18 пт.

6.61. При направлении письма в организацию или структурное подразделение организации (без указания должностного лица) их наименование пишут в именительном падеже. Например (наименования организаций, их адреса, фамилии и инициалы лиц являются условными):

транспорта Федерации

Министерство Российской

6.62. Письмо можно адресовать конкретному должностному лицу организации, если решение поставленных в письме вопросов входит в компетенцию этого должностного лица. При этом наименование организации пишут в именительном падеже, а наименование должности и фамилию – в дательном. Например:

агентство транспорт”

Транспортное “Логистика и

финансового отдела

Начальнику И.И.Иванову

Если письмо адресуют руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, которое пишется в дательном падеже. Например:

генерального “Грузовая компания”

Заместителю директора ОАО

транспортная П.П.Петрову

6.63. Если в состав реквизита “Адресат” входит почтовый адрес, то сначала указывают наименование организации, затем ее почтовый адрес, например: