Извлечение из ИНСТРУКЦИИ

ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОАО “РЖД”

1. Общие положения

1.1. Инструкция по кадровому делопроизводству в ОАО «РЖД» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового делопроизводства в аппарате управления ОАО «РЖД», филиалах и иных структурных подразделениях ОАО «РЖД» (далее – подразделения ОАО «РЖД»).

1.2. Кадровое делопроизводство осуществляется в соответствии

с законодательством Российской Федерации, нормативными документами ОАО «РЖД», в том числе настоящей Инструкцией и

документами подразделений ОАО «РЖД».

1.3. Организация работы по выполнению требований настоящей Инструкции возлагается на руководителей подразделений

аппарата управления ОАО «РЖД», служб управления персоналом филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД».

1.4. Департамент управления персоналом ОАО «РЖД» осуществляет методическое руководство организацией и

совершенствованием кадрового делопроизводства в ОАО «РЖД» и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с кадровыми документами.

1.5. Решение кадровых вопросов в подразделениях ОАО «РЖД» осуществляют службы управления персоналом (департамент, служба, отдел, сектор, специально закрепленный работник), подчиняющиеся непосредственно руководителю соответствующего подразделения или одному из его заместителей.

1.6. Выбор организационной формы службы управления персоналом зависит от:

масштабов подразделений ОАО “РЖД” и ее места в системе

управления;

количества работающих в подразделении; порядка подбора кадров;

объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и иных показателей.

При небольшой численности подразделения ОАО “РЖД” обязанности кадрового делопроизводств возлагаются на специально

закрепленного работника.

1.7. Службы управления персоналом осуществляют: комплектование подразделений ОАО “РЖД” необходимыми

квалифицированными кадрами;

учет личного состава и систематический его анализ;

учет движения кадров, подготовку резерва на выдвижение; подготовку проведения аттестации руководителей и

специалистов;

совершенствование работы службы на основе внедрения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала;

другие функции, связанные с работой по управлению персоналом.

1.8. Учет численности, состава и движения кадров в ОАО “РЖД”

при внедрении Единой корпоративной системы управления трудовыми ресурсами (далее – ЕКАСУТР) осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Формирование, наполнение и поддержание базы данных в

актуальном состоянии ЕКАСУТР обеспечивают руководители подразделений аппарата управления ОАО “РЖД”, служб управления персоналом филиалов и иных структурных подразделений ОАО “РЖД”.

1.9. Для обеспечения ведения кадрового делопроизводства

службы управления персоналом имеют печати (штампы).

2. Документирование кадрового делопроизводства

2.1. Кадровое делопроизводство осуществляется в виде организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.

2.2. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции ОАО “РЖД” и его подразделений, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого из этих подразделений.

2.3. К основным организационным документам, в частности, относятся:

устав; положение;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка; коллективный договор;

положение об оплате труда; положение о премировании;

положение о комиссии по трудовым спорам;

а также должностные инструкции (образцы приведены в

Приложениях N 1 и 2).

При необходимости применяются и другие организационные документы для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками (положение о молодом специалисте, положение о

резерве кадров, положение об аттестации и т.п.).

2.4. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности ОАО “РЖД”, в

которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.

2.4.1. Специалисты служб управления персоналом ОАО “РЖД” при

подготовке документов по личному составу руководствуются Альбомом учетных форм первичной документации по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, утвержденным ОАО “РЖД” 8 сентября 2004 г.

2.4.2. Приказы по личному составу, издаваемые по унифицированным формам (Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и т.п.) оформляются с использованием шрифта Times New Roman, размер

N 14. В тексте документа фамилия, имя и отчество пишутся на одной строке (первые буквы прописные, остальные строчные) с одним пробелом между словами.

2.4.3. Допускается оформление приказов по личному составу (о

наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении и т.п.) в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции.

2.5. К информационно-справочным документам относятся: акты,

справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.

3. Документирование движения кадров

3.1. Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.

3.2. Оформление приема, поступающего на работу, осуществляется на основе:

паспорта;

документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой

договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страхового свидетельства государственного пенсионного

страхования;

документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

3.3. При оформлении трудового договора при приеме на работу

работников, связанных с движением поездов, а также иных лиц в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, должно быть представлено заключение о медицинском освидетельствовании, которое определяет пригодность работника по состоянию здоровья к выполнению функций, предусмотренных его трудовым договором. В процессе трудовой деятельности некоторые категории работников, указанные в статье 213 Трудового кодекса Российской Федерации, проходят периодические медицинские осмотры.

При направлении работников во врачебно-экспертную комиссию

негосударственных учреждений здравоохранения ОАО «РЖД» для прохождения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) специалисты служб управления персоналом оформляют карту обязательного медицинского осмотра (форма АКУ-22).

3.4.Специалист службы управления персоналом в отдельных случаях может запрашивать у лица, поступающего на работу,

дополнительные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации и необходимые при заключении трудового договора.

3.5. На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудовая книжка и документы для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

3.6. Лицо, поступающее на работу в ОАО «РЖД» подает вместе с документами, указанными в пункте 3.2 настоящей Инструкции, личное заявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать на предложенной ему должности.

При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу, заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу.

3.7. Назначение на должность (освобождение от должности)

руководящих работников и специалистов ОАО «РЖД» осуществляется в соответствии с порядком назначения на должность (освобождения от должности) этой категории работников, установленным в ОАО «РЖД».

3.8. С лицами, допускаемыми к сведениям, составляющим государственную тайну, трудовой договор заключается после оформления соответствующего допуска по установленной форме.

3.9. Последовательность оформления документов при приеме на

работу:

составление и оформление трудового договора; составление и оформление приказа о приеме на работу;

оформление личной карточки (форма N Т-2);

внесение соответствующей записи в трудовую книжку; оформление личного дела;

внесение соответствующей записи в карточку о сменяемости

руководителя (АКУ-14);

составление справки, отражающей социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом (Приложение N 3).

3.10. Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы.

3.11. Приказ о приеме на работу (форма N Т-1) издается на основании заключенного трудового договора.

3.12. Приказ о приеме на работу, подписанный руководителем подразделения ОАО «РЖД», регистрируется и объявляется работнику

под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

3.13. Личная карточка работника (форма N Т-2) является

основным учетным документом, оформляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для анализа состава и учета движения кадров.

3.14. В период оформления на работу специалист службы

управления персоналом ОАО «РЖД» знакомит работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими документами ОАО

«РЖД» и соответствующего подразделения, имеющими отношение к его трудовой деятельности.

3.15. В зависимости от профессии (должности), квалификации и вида предстоящей трудовой деятельности работник допускается к

выполнению должностных обязанностей после проведения соответствующих инструктажей, обучения, стажировки или проверки знаний.

3.16. Информация о работнике вносится при необходимости в учетные книги и журналы: о приеме и увольнении работников, о движении трудовых книжек, о регистрации приказов, об учете

трудовых договоров, должностных инструкций, служебных удостоверений и т.п.

3.17. Оформление перевода работников ОАО «РЖД» из одного

подразделения аппарата управления, филиала, иного

структурного подразделения ОАО «РЖД» на другую постоянную работу в иное подразделение аппарата управления, филиал, иное структурное подразделение ОАО «РЖД» осуществляется в соответствии с Порядком оформления перевода работников ОАО «РЖД» на другую постоянную работу в ОАО «РЖД», утвержденным Приказом ОАО «РЖД» 12 сентября 2005 г. N 137.

3.18. Предоставление ежегодных отпусков работникам ОАО «РЖД»

осуществляется в соответствии с графиком ежегодных отпусков и оформляется приказом по личному составу (формы N Т-6 и N Т-6а).

3.19. Оформление работников в командировки осуществляется по унифицированным формам: служебное задание для направления в

командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а); приказы о направлении работника (работников) в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а); командировочное удостоверение (форма N Т-10).

4. Оформление личных дел

4.1. Личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела оформляются на руководителей и специалистов ОАО “РЖД”. Первоначально в личное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу и назначении на должность. Личные дела включает в себя анкетно- биографические, характеризующие и дополнительные документы.

4.2. Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления) в

следующей последовательности: дополнение к анкете (АКУ-2);

анкета с фотографией 4 х 6 (АКУ-1);

копии дипломов об окончании высшего, среднего профессионального учебного заведения;

копии свидетельств о дополнительном профессиональном образовании;

копии дипломов о повышении квалификации;

копии дипломов, аттестатов о присвоении ученых степеней, званий;

автобиография (АКУ-5); представление (Приложение N 4); характеристика;

заявление;

медицинское заключение о состоянии здоровья (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации);

трудовой договор;

приказ о назначении (приеме на работу);

опись документов, имеющихся в личном деле (АКУ-4).

4.3. В дальнейшем в личное дело включают все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника (документы об изменении анкетно-биографических данных, представления о назначении, характеристики, аттестационные листы, копии приказов о переводе на другую работу, о поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п.).

4.4. Ответственным за достоверность персональных данных и

наличие документов личных дел работников является руководитель службы управления персоналом ОАО “РЖД”.

4.5. Документы личных дел работников, назначаемых

президентом и вице-президентом ОАО “РЖД”, возглавляющим блок управления персоналом, предоставляются в Департамент управления персоналом ОАО “РЖД” за десять дней до установленной даты рассмотрения вопроса об их назначении.

5. Организация работы по ведению трудовых книжек

5.1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой

деятельности и трудовом стаже работника.

5.2. Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

5.3. Трудовая книжка является документом строгой отчетности.

В подразделениях ОАО “РЖД” ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (АКУ-19).

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки

и вкладышей в нее, которая ведется бухгалтерией подразделения ОАО “РЖД”, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется службой управления персоналом, регистрируются все трудовые книжки работников ОАО “РЖД”, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), оформленные на работников, поступивших на работу впервые.

5.4. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.5. В соответствии с пунктом 43 Правил ведения и хранения

трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, неполученные работниками при их увольнении трудовые книжки хранятся в течение двух лет в службе управления персоналом, а затем передаются на хранение в архив. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет.

6. Порядок передачи документов на хранение

6.1. Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется инструкцией по делопроизводству соответствующего подразделения ОАО «РЖД».

6.2. Документы кадрового делопроизводства по истечению срока

надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценности документов.

6.3. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия соответствующего подразделения ОАО «РЖД».

6.4. Документы по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через три года после завершения их делопроизводством.

Документы временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в соответствующих подразделениях (как правило, в службе управления персоналом или бухгалтерии) в специально отведенных местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) и по истечении сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке.

6.5. К документам по личному составу постоянного и

временного (свыше 10 лет) хранения относятся: приказы по личному составу о назначении (приеме), освобождении (увольнении), переводе, перемещении, смене фамилии, награждении и поощрении; личные дела и личные карточки работников (форма N Т-2).

6.6. Подготовка дел по личному составу к передаче в архив осуществляется специалистами служб управления персоналом, за которыми в должностной инструкции закреплена эта функция.

6.7. Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив, формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале

нумеруется конверт, а затем – каждый вложенный в него документ.

6.8. Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делать исправления запрещается.

6.9. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными Росархивом 6 февраля 2002 г.,

обязательными реквизитами описания обложки дела являются: наименование организации – ОАО «РЖД»;

наименование структурного подразделения ОАО «РЖД»;

индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

заголовок дела;

дата начала и окончания дела; количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование подразделения ОАО «РЖД», а в скобках – принятое сокращенное

наименование этого подразделения.

6.10. Каждое оформленное для передачи на архивное хранение дело должно иметь внутреннюю опись включенных в него документов.

6.11. Передача дел в соответствующий архив подразделений ОАО

«РЖД» осуществляется по графику, который составляется заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив) по согласованию с руководителем подразделения ОАО «РЖД», передающего документы. График утверждается руководителем этого подразделения ОАО «РЖД».

6.12. В ходе подготовки дел к передаче на хранение в архив заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет полноту состава документов, включенных в сдаточную опись, и качество их

обработки.

Наличие дел по описи сверяется с номенклатурой дел.

Если по каким-либо причинам (в результате пожара,

затопления, несчастного случая и т.п.) произошла утрата документов, то составляется акт о происшествии в присутствии представителей соответствующих государственных органов (пожарной охраны, водоканала, милиции и т.п.).

6.13. Прием-передачу документов в архив подразделений ОАО

«РЖД» проводят в день, согласованный лицами, осуществляющими прием-передачу документов.

6.14. Дела в архив доставляет специалист службы управления

персоналом, передающий документы. Дела передаются в архив в связках или архивных коробках согласно сдаточной описи, в строгом соответствии с их порядковыми номерами. Каждая связка или коробка должна иметь свой ярлык, который содержит следующие элементы описания: название подразделения, номер описи, номера дел, номер связки.

6.15. Прием каждого дела, включенного в опись, производится

заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии специалиста службы управления персоналом, передающего документы. В ходе приема-передачи дел на всех экземплярах описи делается отметка о наличии включенного в нее дела. По итогам приема в конце каждого экземпляра описи делается запись о количестве принятых в архив дел (цифрами и прописью). В конце описи проставляются дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом (ответственного за архив) и специалиста службы управления персоналом, участвовавшего в передаче дел.

7. Порядок использования и хранения персональных данных работников

7.1. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

7.2. При обработке персональных данных работника ОАО «РЖД»,

т.е. получении, хранении, передаче или любом другом использовании персональных данных работника работодатель или специалист службы управления персоналом обязан соблюдать установленные Трудовым кодексом Российской Федерации требования, а также требования нормативных документов ОАО «РЖД».

7.3. Обработку персональных данных работников ОАО «РЖД» осуществляют назначенные для этой работы специалисты служб

управления персоналом.

7.4. Доступ к личным делам руководителей и специалистов ОАО

«РЖД», назначаемых президентом и вице-президентом ОАО «РЖД», возглавляющим блок управления персоналом, также разрешается:

первому вице-президенту, старшим вице-президентам, начальнику Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» и заместителю начальника – начальнику отдела руководящих кадров этого департамента.

7.5. Доступ к личным делам руководителей и специалистов ОАО

«РЖД», кроме указанных в пункте 7.4 настоящей Инструкции, разрешается руководителям подразделений ОАО «РЖД» в отношении

непосредственно подчиненных им работников.

7.6. Передача персональных данных работников ОАО «РЖД» осуществляется в соответствии со статьей 88 Трудового кодекса

Российской Федерации.

7.7. Сохранность персональных данных работников, назначаемых на должность и освобождаемых от должности президентом и вице- президентом ОАО «РЖД», возглавляющим блок управления персоналом

ОАО «РЖД», обеспечивается Департаментом управления персоналом ОАО «РЖД».

7.8. Сохранность персональных данных работников подразделений ОАО «РЖД» обеспечивается соответствующими службами

управления персоналом этих подразделений.

7.9. Трудовые книжки, личные дела, архивные личные дела, личные карточки работников (формы Т-2), приказы по личному

составу, справки, отражающие социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, алфавитные карточки, карточки о сменяемости руководителя хранятся в специально оборудованных шкафах.

7.10. Личные дела работников, назначаемых на должность и освобождаемых от должности президентом и вице-президентом ОАО

«РЖД», возглавляющим блок управления персоналом, хранятся после

освобождения их от занимаемой должности в течение трех лет в Департаменте управления персоналом ОАО «РЖД». По истечении этого срока передаются в архив ОАО «РЖД» на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

7.11. Хранение персональных данных работников в электронном виде осуществляется в специально выделенных для этих целей ПЭВМ. Допуск к работе на ПЭВМ предоставляется руководителям и работникам кадровых подразделений ОАО «РЖД», имеющим на это должностные полномочия.

Приложение № 9

ГОСТ Р 51506-99

УДК 676.822:006.354 Группа

Э56