Класс 0200000 «Организационно-распорядительная документация». 3 глава

документа)

4.12. Согласование проектов документов производится, как правило, не позднее рабочего дня, следующего за днем представления его на согласование в подразделение аппарата управления общества.

Проекты приказов, распоряжений и писем (телеграмм), подготовленных по указанию президента (вице-президентов) общества для подписания в срочном порядке, согласовываются

причастными должностными лицами в день получения проекта документа на согласование, при этом допускается в виде исключения устное согласование документа с руководителями (заместителями руководителей) отдельных подразделений. В этом случае вместо подписи соответствующего руководителя подразделения делается запись “согласовано по телефону”, которая удостоверяется подписью руководителя подразделения, подготовившего проект документа.

Правовое редактирование проекта документа, не содержащего вопросов, связанных с применением правовых норм, производится

Правовым департаментом не позднее рабочего дня, следующего за днем представления документа на согласование.

Правовая экспертиза, редактирование и согласование проекта нормативного документа производится Правовым департаментом, как

правило, в срок не более 10 дней.

4.13. Вице-президент общества, организующий работу по подготовке сложного и большого по объему проекта, может

устанавливать иные сроки его согласования (правового редактирования) Правовым департаментом.

4.14. Руководитель подразделения аппарата управления (обособленного структурного подразделения) общества,

подготовившего проект документа, должен принимать необходимые меры для своевременного согласования документа с причастными должностными лицами.

4.15. При разногласиях по проекту документа в целом или по

его отдельным положениям согласовывающий (визирующий) может изложить на проекте документа или отдельном листе свое замечание, особое мнение, дополнение (с соответствующей мотивировкой). В этом случае он ставит свою подпись с отметкой “С замечаниями” или “Замечания прилагаются”. Текст проекта документа при этом не исправляется. Отказ от визирования не допускается.

4.16. Подготовленный для представления на подпись президенту общества проект документа исполнитель передает руководителю секретариата (помощнику) президента общества, который проверяет – при необходимости в присутствии исполнителя – содержание документа, соответствие текста подписного экземпляра тексту визового экземпляра (для письма), полноту его согласования, наличие пояснительной записки (справки), если имеются разногласия по проекту, и правильность оформления и удостоверяет это своей подписью.

В аналогичном порядке руководитель секретариата (советник)

вице-президента общества проверяет проект документа, подготовленный для представления на подпись вице-президенту общества.

Если в подготовленном на подпись проекте документа не соблюдены требования настоящей Инструкции по его согласованию и оформлению, руководитель секретариата (помощник) президента общества, руководитель секретариата (советник) вице-президента общества может возвратить такой проект исполнителю для устранения отмеченных недостатков.

4.17. Проект документа представляется исполнителем на

подпись вместе с подлинником документа, на основании

которого он подготовлен, а также справочными и другими необходимыми материалами, которые должны быть подписаны (завизированы) должностным лицом, ответственным за подготовку представляемого документа, с расшифровкой фамилии и указанием должности.

4.18. Разработанный филиалом или иным обособленным структурным подразделением общества проект нормативного

документа общества представляется на подпись президенту (вице- президенту) общества через подразделение аппарата управления общества, в ведении которого находятся изложенные в документе вопросы.

Руководитель указанного подразделения аппарата управления общества организует согласование такого документа с соответствующими должностными лицами и представляет его на

подпись в установленном настоящей Инструкцией порядке.

4.19. Подписанные или утвержденные президентом (вице- президентом) общества приказ, распоряжение, поручение,

положение, правила, протокол совещания и другой внутренний документ передаются (кроме протокола совещания, проводимого вице-президентом общества, регистрируемого секретариатом этого вице-президента) в отдел документационного обеспечения, который регистрирует их и направляет адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки (Приложение N 5).

4.20. Исходящий документ (письмо, телеграмма), подписанный президентом общества, передается в отдел документационного

обеспечения, который производит сверку текстов подписанного и визового экземпляров документа, его регистрацию и подготовку к отправке.

Отдел документационного обеспечения подготавливает копии подписанного исходящего документа: одну – для подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект документа, одну (телеграммы) – для Центральной станции связи, а также для направления в другие подразделения согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Исходящий документ (письмо, телеграмма), подписанный

вице-президентом общества, после сверки работником секретариата вице-президента общества текстов подписанного и визового экземпляров документа и его копий передается в отдел документационного обеспечения для регистрации и отправки адресатам согласно разметке, проставленной на копиях документа (пункты 6.76 и 6.91 настоящей Инструкции).

Если президент или вице-президент общества внес при

подписании в подготовленный проект документа исправления, то исполнитель документа должен перепечатать его с учетом этих исправлений и внести соответствующие изменения в визовой

является головным исполнителем поручения и организует работу

других организаций-исполнителей по выполнению этого поручения.

В этом случае общество как головной исполнитель определяет

сроки представления материалов другими исполнителями, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.

4.22. Срок исполнения документа определяется исходя из

срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или срока, установленного законодательством Российской Федерации. Срок исполнения документа указывают в резолюции.

4.23. Срок исполнения документа исчисляют в календарных днях. Исчисление сроков исполнения документов начинается:

для документов, поступивших в общество из высших органов

государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, и для внутренних документов общества – с даты подписания (утверждения) документа;

для документов, поступивших в общество из его филиалов и иных структурных подразделений, а также из других организаций, для обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письменных обращений граждан – с даты их поступления.

4.24. Документы подлежат исполнению:

документы высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, в которых указана конкретная дата исполнения, – в сроки, указанные в этих документах, документы с пометкой “Срочно” или другими аналогичными пометками – в 3-дневный срок, с пометкой “Оперативно” – в 10- дневный срок, остальные документы этих органов – в срок не более одного месяца;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, – не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом;

поручения Правительства Российской Федерации по доработке проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации – в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;

обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы – незамедлительно, а при необходимости получения дополнительных материалов – в срок не позднее 30 дней;

письменные обращения граждан – не позднее 15 дней, а при необходимости дополнительного изучения и проверки – в срок до одного месяца;

обращения организаций по вопросу согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации

– в срок до 10 дней;

решения совета директоров общества и правления общества, решения и поручения, предусмотренные в приказах и распоряжениях общества, а также в протоколах совещаний у президента (вице-президентов) общества, поручения президента (вице- президентов) общества – в срок, указанный в документе, при наличии пометки “Срочно” и других аналогичных пометок – в 3- дневный срок, пометки “Оперативно” – в 10-дневный срок, а если срок не установлен – в срок не более одного месяца;

резолюции президента (вице-президентов) общества “Прошу доложить”, “Прошу доложить лично”, “Прошу переговорить”, данные по докладным запискам должностных лиц общества, – в 3-дневный срок, если президентом (вице-президентами) общества не установлен иной срок;

поручения по подготовке проекта приказа (распоряжения) общества во исполнение федеральных законов, актов Президента

Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации – в 10-дневный срок, если не установлен иной срок;

документы (письма, запросы, просьбы, предложения, проекты и др.), поступившие из других организаций, – в срок не более одного месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится

на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

Срок исполнения документа вносится в АС “Документооборот”.

4.25. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока должен направить давшему поручение руководителю общества просьбу о продлении срока (с соответствующей мотивировкой).

Сроки исполнения документов с пометками “Срочно”, “Оперативно” и другими аналогичными пометками, как правило, не продлеваются.

4.26. О продлении срока исполнения документа исполнитель незамедлительно информирует отдел документационного обеспечения, работник которого вносит в АС “Документооборот” соответствующие изменения (новый срок, дата его установления, подпись).

4.27. Документ считается исполненным, если рассмотрены по существу поставленные в документе вопросы и даны соответствующие письменные (устные) указания или поставленные вопросы решены в

оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).

Запросы по исполняемому документу, направленные в

обособленные структурные подразделения общества, а также в другие организации, и промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

4.28. На документе, исполненном в соответствии с резолюцией президента общества, отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется руководителем секретариата (помощником) президента общества, исполненном в соответствии с резолюцией вице-президента общества – руководителем секретариата (советником) вице-президента

общества или помощником президента общества, если им подготавливался проект резолюции вице-президента.

На документе, поступившем в адрес подразделения аппарата

управления общества, отметка об исполнении и направлении его в

дело проставляется руководителем подразделения.

4.29. Исполнитель обязан не позднее 15 дней с даты проставления на документе отметки о его исполнении передать документ в службу делопроизводства подразделения.

5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ

Организация контроля исполнения

5.1. Целью контроля исполнения является обеспечение своевременной и качественной подготовки документов, выполнения принимаемых советом директоров общества, правлением общества, президентом и вице-президентами общества решений.

В аппарате управления общества контролю подлежат

зарегистрированные входящие, исходящие и внутренние документы (решения), требующие исполнения.

5.2. Контроль исполнения включает: постановку документа (решения) на контроль;

проверку своевременности доведения документа (решения) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие с контроля и направление исполненного документа в

дело;

учет и обобщение результатов контроля исполнения; информирование руководителей о положении дел с выполнением

принятых решений и разработку предложений по укреплению исполнительской дисциплины.

5.3. Контроль за исполнением документов (решений) организует в аппарате управления общества начальник Департамента управления делами совместно с руководителями соответствующих подразделений аппарата управления общества.

5.4. В целях обеспечения своевременного исполнения

документов (решений) применяется упреждающий (до истечения срока исполнения) контроль, осуществляемый путем рассмотрения руководителем подразделения аппарата управления общества хода их исполнения в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания текущего года, за исключением текущего месяца, – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

5.5. По указанию президента (первого вице-президента) общества подразделениями аппарата управления общества подготавливаются планы исполнения документов, имеющих особо

важное значение для общества (программ, решений правления общества по комплексным вопросам развития ОАО “РЖД” и др.), которые предусматривают конкретные мероприятия и поручения руководителям соответствующих подразделений аппарата управления общества, а также обособленных структурных подразделений общества, сроки (этапы) их выполнения.

Указанные планы утверждаются президентом или первым вице-президентом общества.

Контроль за выполнением указанных планов осуществляется

посредством проведения специальных проверок отделом инспекции и

контроля Департамента управления делами (далее – отдел инспекции и контроля), а также должностными лицами, на которых возлагается контроль за выполнением предусмотренных планом мероприятий и поручений.

5.6. Вице-президенты общества регулярно, не реже одного раза в месяц, рассматривают положение дел с исполнительской дисциплиной в подразделениях аппарата управления общества, находящихся в соответствии с распределением обязанностей в их ведении, и при выявлении недостатков принимают необходимые меры по их устранению.

Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами

5.7. В Департаменте управления делами контроль осуществляют:

отдел инспекции и контроля – за исполнением поручений, предусмотренных решениями высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества (включая резолюции президента общества по исполнению этих решений), решениями правления общества и решениями, принятыми на совещаниях, проводимых президентом общества, планами исполнения документов, имеющих особо важное значение для деятельности и развития общества, за исполнением заданий, предусмотренных приказами общества, а также распоряжениями и поручениями, подписанными президентом общества;

секретариат (помощники) президента общества и другие работники Департамента управления делами, подготавливающие

проекты резолюций, – за исполнением резолюций (указаний) президента общества по рассмотренным им документам и резолюций с формулировками “внести предложения”, “доложить”, “информировать”, “подготовить проект документа”, а также резолюций вице-президентов общества, проекты которых подготовлены секретариатом (помощниками) президента общества;

секретариаты (советники) вице-президентов общества – за

исполнением заданий, предусмотренных распоряжениями и поручениями, подписанными вице-президентами общества, и резолюций (указаний) по рассмотренным ими документам. Руководители секретариатов (советники) также докладывают соответствующим вице-президентам общества о ходе исполнения резолюций (указаний), данных им президентом общества, и информируют о результатах контроля отдел инспекции и контроля;

отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема – за исполнением резолюций (указаний) по обращениям граждан.

5.8. В случае, если решения или поручения, предусмотренные документами высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов,

совета директоров общества и правления общества, приказами общества и подписанными президентом общества распоряжениями, протоколами и резолюциями, не выполняются в установленный срок, начальник Департамента управления делами запрашивает у руководителя подразделения аппарата управления общества – ответственного исполнителя письменное объяснение о причинах их неисполнения и о принимаемых мерах.

Начальник Департамента управления делами направляет при

необходимости докладную записку вице-президенту общества, курирующему указанное подразделение аппарата управления общества.

5.9. Начальник Департамента управления делами (заместитель начальника Департамента управления делами, на которого возложены вопросы контроля исполнения) периодически докладывает на совещаниях у президента общества о состоянии исполнительской дисциплины и ходе выполнения подразделениями аппарата управления общества данных президентом общества поручений, а также о мерах, принимаемых по улучшению исполнительской дисциплины, и предложениях по совершенствованию и повышению эффективности контроля исполнения.

Информацию начальнику Департамента управления делами для доклада на указанных совещаниях (справочные данные и

предложения) еженедельно подготавливает отдел инспекции и контроля.

Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества

5.10. В подразделениях аппарата управления общества контроль за исполнением документов (решений) работниками этого подразделения осуществляет служба делопроизводства подразделения.

Руководители подразделений аппарата управления общества

устанавливают с учетом требований настоящей Инструкции порядок осуществления контроля за своевременным и качественным исполнением документов и персонально отвечают за состояние исполнительской дисциплины в соответствующем подразделении.

5.11. Исполнители документов обязаны сообщать по запросу работника отдела инспекции и контроля и работника службы делопроизводства подразделения сведения о ходе исполнения

документа для внесения их в АС “Документооборот”.

Служба делопроизводства подразделения ежедневно проверяет перечень документов, поставленных на контроль в АС

“Документооборот”, и для принятия оперативных мер представляет по мере необходимости руководителю подразделения аппарата управления общества информацию о документах, сроки исполнения которых истекают и выполнение поручений по которым задерживается, и о документах, сроки исполнения которых истекли, с указанием фамилий исполнителей, а также еженедельно обновляет данные о ходе исполнения документов (решений), представляемые руководителю подразделения.

5.12. Руководители подразделений аппарата управления общества обязаны лично рассматривать положение дел с

исполнением подлежащих контролю документов (решений), не реже одного раза в неделю проводить оперативные совещания по этому вопросу и незамедлительно принимать меры к их исполнению и устранению причин, вызывающих задержку подготовки документов.

Работу по контролю за исполнением документов (решений) в подразделении аппарата управления общества организует заместитель руководителя подразделения, на которого возложена эта работа.

5.13. Контроль за исполнением обособленными структурными подразделениями общества документов (решений), а также за ходом рассмотрения другими организациями направленных им документов общества осуществляется подразделениями аппарата управления общества, которые эти документы подготовили.

Автоматизированная система контроля исполнения

5.14. Контроль за исполнением документов (решений) осуществляется с применением АС “Документооборот” (программный комплекс АСКИД).

Данные о поставленных на контроль документах (решениях)

вводят в АС “Документооборот” работники отдела инспекции и контроля и секретариатов вице-президентов общества,

осуществляющие контроль за исполнением соответствующих документов (решений).

Данные о документах (решениях), контролируемых

секретариатом (помощниками) президента общества, вводят в АС “Документооборот” работники отдела документационного обеспечения.

Данные о поставленных в подразделениях аппарата управления

общества на контроль документах (решениях) вводят в АС “Документооборот” работники службы делопроизводства соответствующего подразделения.

5.15. Контрольная база данных АС “Документооборот”

систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям и по группам документов.

5.16. Информация о положении дел с исполнением поставленных

на контроль документов (решений), изменении сроков исполнения и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля документов (решений) вводится в АС “Документооборот” работниками Департамента управления делами, а также работниками подразделений аппарата управления общества исполнителями документов (решений) ежедневно.

5.17. Исполненный документ (решение) подлежит снятию с

контроля. Основанием для снятия документа (решения) с контроля является решение должностного лица, которое поставило его на контроль. На исполненном документе соответствующими работниками Департамента управления делами проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Данные об исполнении документа (решения) заносятся в базу данных АС “Документооборот”.

6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Подготовка и оформление управленческих решений

6.1. Управленческая деятельность общества подлежит документированию по установленным правилам с использованием унифицированных форм взаимоувязанных организационно- распорядительных документов, издаваемых обществом в пределах своей компетенции.

Ведение бухгалтерской, финансовой, налоговой, статистической, кадровой и другой специализированной документации общества осуществляется в соответствии с правилами и требованиями, установленными законодательством Российской Федерации и нормативными документами общества, регламентирующими ведение такой документации.

6.2. Документы издаются обществом для обеспечения уставной

деятельности, а также во исполнение федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Подготовка документов осуществляется подразделениями аппарата управления общества, а также обособленными структурными подразделениями общества, которые представляют проекты документов через соответствующие подразделения аппарата управления общества.

6.3. Документы общества должны соответствовать

законодательству Российской Федерации, быть всесторонне обоснованы и согласованы с причастными должностными лицами.

6.4. При подготовке и оформлении документа необходимо соблюдать установленные обществом правила и требования в целях обеспечения:

юридической силы документа;

использования документа в качестве источника информации, в том числе для справочных и научно-исторических целей;

оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;

возможности обработки и тиражирования документа с помощью средств вычислительной и копировальной техники.

Документ должен быть проверен на соответствие правилам русского языка и тщательно отредактирован, должен обеспечивать точное и однозначное восприятие содержания документа. Используемые в документе транспортные термины должны соответствовать их значениям (понятиям), принятым на железнодорожном и других видах транспорта.

6.5. Нормативные документы общества разрабатывают,

согласовывают и оформляют в соответствии с правилами подготовки нормативных документов, утверждаемыми президентом общества.

Нормативные правовые акты высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, поступающие в общество, доводят при необходимости до аппарата управления общества и его обособленных структурных подразделений путем направления информационных писем (телеграмм) или издания приказов и распоряжений общества.

6.6. Документы общества и его подразделений оформляют, как

правило, на бланках установленной формы, которые представляют

собой стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) с соответствующими реквизитами, расположенными на них в определенном порядке.

6.7. Департаментом управления делами создаются и передаются

в подразделения аппарата управления общества в электронном виде следующие формы бланков документов общества:

общий бланк ОАО “РЖД”;

бланки конкретных видов документов (приказ, распоряжение, поручение);

бланки протоколов; бланки писем.

6.8. Докладные и служебные записки должностных лиц общества, пояснительные записки, справки, отчеты подразделений аппарата управления общества, заявления, а также переписку между подразделениями аппарата управления общества оформляют, как правило, на стандартных листах бумаги форматов А4 и А5 с расположением реквизитов в установленном порядке.

6.9. В телеграфной связи общества используются условные

(сокращенные) наименования должностных лиц аппарата управления, железных дорог, иных филиалов и структурных подразделений ОАО “РЖД” и других организаций, перечень которых разрабатывается

Департаментом связи и вычислительной техники совместно с Департаментом управления делами и утверждается президентом (первым вице-президентом) общества.

В текстах нормативных документов, распоряжений, поручений,

протоколов, писем применение указанных условных (сокращенных) наименований не допускается. Они могут применяться лишь при оформлении реквизитов “Визы согласования документа”, “Отметка об исполнителе”, в регистрационном штампе при регистрации документов, при их разметке, в справочных материалах, указателе рассылки и т.п.

6.10. Документы, издаваемые обществом совместно с другими

организациями, в том числе общественными, оформляют на стандартных листах бумаги формата А4.

Подготовка и оформление приказа

6.11. Приказами общества оформляются организационно- распорядительные решения по наиболее важным и комплексным вопросам функционирования общества и регулирования хозяйственной деятельности обособленных структурных подразделений общества, которые имеют, как правило, нормативный характер и рассчитаны на длительный срок действия и широкий круг лиц, а также решения по кадровым вопросам.

Приказы могут издаваться также для организации исполнения решений высших органов государственной власти, федеральных

органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества и правления общества.

6.12. Приказ оформляется на бланке установленной формы,

образец которого приведен в Приложении N 6.

6.13. Проекты приказов разрабатывают подразделения аппарата

управления общества по поручению президента общества или в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их

оформление и согласование с заинтересованными подразделениями

аппарата управления (обособленными структурными подразделениями) общества возлагается на руководителя подразделения, которое разрабатывает приказ.

6.14. Заголовок приказа должен кратко отражать содержание

текста приказа. Печатают заголовок полужирным шрифтом размером N

14. Точку в конце заголовка не ставят.

6.15. Текст отделяют от заголовка межстрочными интервалами

24-36 пт и печатают от левой границы текстового поля шрифтом размером N 14 через межстрочный интервал 18 пт, выравнивая по левой и правой границам текстового поля. Текст печатается с абзаца, то есть с отступа размером 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывают наименование этого документа, его дату, номер и заголовок.