Шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк

документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот– движение документов с момента их создания

или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота– количество документов, поступивших

в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа– присвоение документу

регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел– систематизированный перечень наименований

дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов– изучение документов на

основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело– совокупность документов или отдельный документ,

относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

формирование дела– группировка исполненных документов в

дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства– структурное подразделение

федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

Бланки документов

Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливается:

порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов федеральных органов исполнительной власти;

виды бланков;

требования к изготовлению бланков;

в необходимых случаях порядок учета бланков.

Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти при разработке и изготовлении бланков документов

руководствуется Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. № 2- ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003) (Собрание законодательства Российской

Федерации, 2000, № 52 (часть I), ст. 5021), постановлением

Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268

«Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением

Государственного герба Российской Федерации» (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства

Российской Федерации от 8 января 1996 г. № 2, ст. 123).

Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О

Государственном гербе Российской Федерации» установлено, что на бланках федеральных органов исполнительной власти помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от

27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления,

использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти.

В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков федерального органа исполнительной власти утверждаются приказом федерального органа исполнительной власти. Образцы бланков могут включаться в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.

оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено

использование следующих видов бланков документов федерального органа исполнительной власти:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк указания;

бланк постановления; бланк протокола;

бланк письма федерального органа исполнительной власти;

бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти);

бланк структурного подразделения (координационного или

совещательного органа).

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Бланки документов федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – по середине листа вдоль верхнего поля.

Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:

для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола): Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти[5]; вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.

для бланка письма федерального органа исполнительной власти:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти; справочные данные о федеральном органе исполнительной власти

(почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа

адресанта.

Для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной

власти):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти; должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа

адресанта.

Для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);

справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) федерального органа

исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти; место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Образцы бланков документов федерального органа исполнительной власти приведены в приложениях № 1–10.

В целях обеспечения порядка использования бланков документов

Службам делопроизводства федеральных органов исполнительной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:

подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;

форма журнала учета бланков;

порядок выдачи бланков в структурные подразделения

федерального органа исполнительной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков (см. раздел 3.8.).

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20

мм – левое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее; 10 мм – правое.