Информационное обеспечение управленческих решений

С середины прошлого века информация рассматривается в широком смысле как общенаучное понятие. Оно выражает обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом, обмен сигналами между живой и неживой природой в животном и растительном мире, а также генетическую информацию.

В разных областях знаний определение понятия «информация» интерпретируется по-разному. Например, в кибернетике, математике - это количественная мера, уменьшающая неопределенность. В менеджменте под информацией понимаются сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени.

Трудно переоценить роль информации в управлении. Она является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую подсистему и их взаимодействия невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой и основным ресурсом процесса управления.

В разработке управленческих решений определяющее значение имеют информационные процессы - процессы сбора, хранения, обработки и передачи данных с целью управления производственной деятельностью и соответствующими структурными подразделениями.

Информационные процессы разделяются на три группы:

• информационные процессы, обеспечивающие выбор и формирование цели;
• информационные процессы, предназначенные для разработки программных действий;
• информационные процессы, обеспечивающие нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану.

Отметим, что информацией в данном случае следует считать не любые сведения, а только те фактические данные, знания, сообщения, которые содержат элементы новизны для их получателя и используются в процессе принятия решений.

Часть фактических данных можно получить в процессе анализа ситуации и формулировки самой проблемы.

Однако для четкой постановки проблемы и в связи с этим, облегчения выбора путей ее решения, требуются дополнительные фактические материалы.

В ряде случаев ЛПР и специалисты, вырабатывающие решение (часто сталкиваются со следующими проблемами:

• во- первых, невозможно определить всех относящихся к данной решаемой задаче фактов;
• во-вторых, не всегда есть уверенность в том, имеют ли представленные факты прямое отношение к рассматриваемой проблеме;
• в-третьих, не всегда имеется возможность численно измерить фактический материал.

Так, многие природные явления, оказывающие прямое влияние на экономику и социальную жизнь, не могут быть в ряде случаев количественно определены, даже если явления эти уже имели место в прошлом. Например, к таким трудно определяемым фактам относят колебания урожайности, уровня воды источников, обеспечивающих водоснабжение городов (этому мешает не всегда ясная зависимость между уровнями потребления и возможностями источников водоснабжения), колебания размеров улова рыбы по годам и многое другое.

Высокой значимостью информации, используемой для разработки управленческих решений, обусловлены предъявляемые к ней требования: достоверности, полноты, своевременности, краткости, четкости, непротиворечивости и др.

Суждение о том, что "информация - это власть" правомерно хотя бы потому, что владение информацией позволяет уменьшить вероятность принятия неверных решений. Такое требование, как полнота информации, определяет различные обстоятельства разработки и типы принимаемых решений: в условиях определенности, риска и неопределенности. А это, в свою очередь, сопряжено с использованием различных подходов, методов разработки решений и их результатами.

Источники сбора информации могут быть самыми разнообразными: от средств массовой информации до проведения специальных исследований самостоятельно либо с обращением в соответствующие фирмы. Затраты на получение информации могут достигать значительных сумм, поэтому объем необходимой информации для решений должен оцениваться предварительно.

Для сбора всего фактического материала, возможности, как правило, не бывает, поэтому приходится принимать решение на базе имеющихся фактов и фактов, которые могут быть получены в течение времени, установленного для выбора управленческого решения. Поэтому самое пристальное внимание должно быть уделено сбору самых необходимых фактических материалов. Критерием здесь может служить отношение приращения затрат на сбор дополнительных фактических материалов к ожидаемому эффекту от использования этой дополнительной информации.

Естественно, что основное значение имеет не столько количество фактического материала, сколько его качество. Небольшое количество тщательно отобранного и обработанного фактического материала, относящегося к рассматриваемому вопросу, во много раз ценнее тысячи фактов, которые трудно сопоставить и соизмерить, или которые имеют отдаленное отношение к рассматриваемой проблеме.

Количество фактического материала может быть определено следующими тремя характеристиками:

1. Степенью уверенности в том, что так называемые факты действительно являются таковыми.
2. Степенью и направлением воздействия каждого конкретного факта на рассматриваемый случай и проблему.
3. Степенью отношения факта к рассматриваемой ситуации.

Во всех случаях для оценки фактического материала необходимо всегда, когда это, возможно, применять тот или иной научный метод. Методы сбора информации могут быть неформальными и формальными. К первой группе относятся способы получения информации путем непосредственного общения с подчиненными, коллегами, клиентами, деловыми партнерами. Однако динамичность рыночных ситуаций потребовала ускорения процессов сбора, передачи, обработки информации. Современные потребности управленческой деятельности обусловили необходимость компьютеризации процесса принятия решений. Решение сложных проблем, требующих многовариантных расчетов, связано с огромными затратами времени на их выполнение вручную.

Внедрение компьютерной техники и кардинальное изменение на этой основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно влияют на принятие управленческих решений. Постоянно возрастающий объем информации и относительно низкая производительность труда людей, занятых ее обработкой, потребовали перехода на новые информационные технологии (НИТ).

Это целостные технологические системы по принятию управленческих решений, для которых характерны:

• новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на основе локальных и распределительных);
• новые технологии обработки информации на базе персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (ПЭВМ и АРМ);
• безбумажная технология;
• технология использования искусственного интеллекта в процессе принятия решений на базе моделируемых систем с различными формами представления ситуации, экспертных систем, знаний и т.п.

Практика показывает, что чаще всего решения по сложным проблемам принимаются в условиях диалога компьютера и человека. Одно из достоинств НИТ состоит в возможности коллективного действия (за счет участия в обсуждении разных специалистов) на базе локальных и распределительных сетей ЭВМ, средств передачи данных, АРМ.