Оперативная информация, которая предоставляется агентом судовладельцу

Судовладелец заранее отправляет агенту инструкцию об оформлении документов и о передаче оперативной информации.

Приходной телекс содержит указание времени посадки лоцмана, отшвартовки, получения свободной практики, осадку, количество запасов, согласованный грузовой план, наличие грузовых поручений, заверенных таможней, ожидаемое время начала/окончания грузовых операций, отхода судна.

Ежедневный рапорт (Daily report) подается каждый день (утром) или два раза в сутки (утром и вечером). Обычно к началу рабочего дня агент должен информировать принципала о результатах работы за минувшие сутки (с 8.00 предыдущих суток до 8.00 текущих суток). В порту отчетные сутки начинаются с 18.00. В этом документе агент указывает:

- результаты грузовых работ за сутки - „Last day result”,

- количество погруженных на судно или выгруженных из него грузов с распределением по трюмам, по номенклатуре и фрахтователям,

- остаток по видам грузов,

- основные простои в работе за минувшие сутки с указанием причин,

- количество ходов (технологических линий),

- ожидаемое время начала/окончания грузовых работ, отхода судна.

Отходной телекссодержит количество груза по трюмам (грузовой план); время окончания формальностей, посадки лоцмана, отхода судна.

Если подписанные погрузочные документы не могут быть переданы по факсу немедленно, то в отходном телексе сообщают основные детали всех подписанных штурманских расписок (коносаментов); осадку на отход, количество запасов.

Относительно оформления документов инструкция судовладельца, направляемая агенту, может содержать рекомендации относительно оформления нотисов о готовности судна к грузовым операциям (при погрузке грузов разных фрахтователей с разных причалов предоставляются разные нотисы), составления Statement of facts, в котором также следует разделять периоды погрузки грузов разных фрахтователей.

Штурманская расписка (Mate’s receipt) оформляется путем подписи на обороте выполненного поручения или составляется в виде отдельного документа, штурманская расписка свидетельствует о переходе ответственности за груз на судовладельца. Дата должна соответствовать фактической дате погрузки и отхода из порта. Замечания и оговорки, которые потом могут быть перенесены в коносамент, вносятся в штурманскую расписку заранее.

Расхождения в реквизитах между коносаментом и штурманской распиской должны быть одобрены судовладельцем. Коносамент подписывается агентом только с письменного разрешения судовладельца.

Агент также проверяет исполнительный грузовой план, составленный портом или стивидорной компанией, и при необходимости вносит дополнения.