Етапи проведення контролю: попередній (або превентивний), поточний (або оперативний), підсумковий

За етапами проведення контролю щодо часового його здійснення у процесі державного управління розрізняють попередній, або превентивний, поточний, або оперативний, та підсумковий контроль.

Попередній (превентивний) контроль – це контроль, що здійснюється до початку реалізації того чи іншого проекту, до приведення акта до виконання. Тому контроль на цій стадії має характер оцінки, аналізу стану чи констатації формального дотримання чинного законодавства. Він повинен забезпечувати ефективний добір людських, матеріальних і фінансових ресурсів, необхідних для нормального функціонування органу виконавчої влади в процесі досягнення поставлених цілей7. Основними засобами попереднього контролю є реалізація (але не створення) правил, процедур та ліній поведінки, суворе виконання яких є засобом упевнитися, що робота розвивається у правильному напрямку. Цей контроль здійснюється за трьома напрямками: щодо трудових, матеріальних та фінансових ресурсів. Попередній контроль надзвичайно ефективний, адже контролер може заборонити діяльність, яка не відповідає встановленим критеріям.

Мета контролю полягає в попередженні та профілактиці можливих порушень. Його основні важелі закладено в процесі реалізації таких функцій управління, як планування, організація взаємодії. Він починається до початку роботи і його зміст полягає у визначенні правил, процедур, ліній поведінки, тобто це контроль на вході. Цей вид контролю використовується щодо ресурсів. Він має забезпечувати ефективний добір людських, матеріальних і фінансових ресурсів, необхідних для нормального функціонування організації у процесі досягнення поставлених цілей.

Поточний контроль визначає стан об’єкта в процесі виконання операції і здійснюється безпосередньо під час самої роботи у вигляді перевірки, обліку, обстеження, ревізії, інспектування, спостереження. Цей вид контролю базується на зіставленні й аналізі показників роботи до її початку і після отриманих результатів. Для цього застосовується зворотний зв’язок, який дає можливість повідомити об’єкт управління про помилки, виявлені у процесі перевірки. Всі системи зі зворотним зв’язком характеризуються тим, що вони: мають цілі; використовують зовнішні ресурси; перетворюють зовнішні ресурси для внутрішнього використання; стежать за значним відхиленням від накреслених результатів; коригують ці відхилення з метою забезпечення досягнення цілей. Під час поточного контролю зворотни зв’язок вмкористовується в ході виконання самої роботи. Цей вид контролю дає можливість проводити систематичну оцінку стану справ і їх регулювання за допомогою цілеспрямованих засодів, хо розробляються безпосередньо після виявлення відхилень від запланованого стану.

Поточний контроль відбувається безпосередньо у процесі роботи й передбачає регулювання поведінки підлеглих, обговорення проблем, що виникають, виявлення відхилень від планів, інструкцій тощо. Його мета полягає у з’ясуванні стану законності й дисципліни, в оцінюванні дій об’єктів контролю. Поточний контроль здійснюють через систему зворотного зв’язку, який має характер управлінської необхідності, мету; коригує відхилення, які виникають у процесі управління з метою забезпечення досягнення цілей. Тобто зворотний зв’язок полягає в отриманні інформації і є поштовхом до наступних дій. Поточний контроль дає більший ефект, ніж підсумковий, і дає змогу проводити систематичне оцінювання стану справ, їх регулювання за допомогою цілеспрямованих заходів, які розробляються безпосередньо після виявлення відхилень від нормального стану.

Кінцевий (підсумковий) контроль запроваджується після завершення виконавчої процедури, тобто зворотний зв’язок використовується після того, як робота виконана. Фактично отримані результати порівнюють із встановленими вимогами (нормативами), ухвалюючи на основі цього висновок щодо окремої дії до цілої системи актів, здійснених протягом певного періоду. Його переваги і недоліки є протилежними попередньому (превентивному) контролю. Він не стримує управлінську ініціативу, даючи оцінку діяльності лише після завершення управлінської процедури. Сам по собі він не дуже ефективний, оскільки контрольна операція лише констатує ситуацію, що фактично вже склалася після виконання рішення, тобто з певним запізненням. Проте, незважаючи на те, що виправити практично вже нічого неможливо, кінцевий контроль виконує дві важливі функції: 1) дає інформацію, необхідну для врахування майбутніх ситуацій; 2) сприяє правильній мотивації (наприклад, з оплати праці для матеріального стимулювання працівників).

Мета підсумкового контролю полягає у порівнянні одержаних результатів із запланованими та перевірці виконання рішень, винесених котролюючими органами. Він є найбільш поширеним видом контролю, хоч і здійснюється з великим інтервалом між подією, що відбулась, і її наслідками. У цьому випадку доводиться констатувати ситуацію, що фактично вже склалась після виконання рішення, тобто з певним запізненням. Він необхідний для врахування майбутніх ситуацій, з якими буде мати справу організація8.

Для забезпечення ефективності контролю він має відповідати таким вимогам: об’єктивності; плановості; систематичності; компексного підходу до оцінки стану справ; гласності; дієвості; особистої відповідальності керівника за стан і організацію контролю.

Оволодіння контролем як засобом управління, його вміле використання допомагає правильно застосовувати інші елементи управління. Постійний, якісний контроль підвищує ефективність державного управління, а його недостатнє використання чи відсутність – украй негативно впливають на функціонування апарату державного управління.