Общие сведения о реквизитах. Формуляр-образец

Форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конст­рукционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их рас­положения устанавливаются стандартами на формуляры-образцы.

Формуляр-образец является основой для конструирования фор­муляров и бланков всех видов управленческой документации. Пло­щадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждо­го реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизи­та в печатных знаках.

При изучении управленческой документации мы с вами будем составлять формуляры на все виды организационно-распорядительной документации и будем на их основе составлять документы.

Прежде чем перейти к оформлению документов начнем с оформления реквизитов.

Как говорилось выше ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, НО…

Есть реквизиты обязательные для каждого документа. Отсутствие таких реквизитов лишает документ юридической силы.

К ним относятся:

ü Наименование организации

ü Дата документа

ü Регистрационный номер документа

ü Текст документа

ü Подпись

Эти реквизиты проставляются на всех документах, независимо от их вида и разновидности.

Есть реквизиты обязательные для конкретных видов документов. Например, для писем это:

ü Справочные данные об организации – авторе документа

ü Ссылка на индекс и дату входящего документа (на ответных письмах)

ü Адресат

ü Заголовок к тексту

Для внутренних документов это:

ü Наименование вида документа

ü Место составления или издания

ü Заголовок к тексту

Среди ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ есть постоянные - они не меняются вообще или крайне редко:

ü Наименование вида документа

ü Наименование организации

ü Справочные данные об организации

ü Место составления или издания

Многие реквизиты из обязательных просто не могут быть постоянными, так как содержащаяся в них информация постоянно меняется:

ü Дата документа

ü Регистрационный номер

ü Заголовок к тексту

ü Текст

Эти реквизиты будут называться обязательными меняющимися реквизитами.

Некоторые реквизиты не влияют на юридическую силу документа, тем не менее, выполняют важные информационные функции. Они называются отметками. К ним относятся:

ü Отметка об исполнителе

ü Отметка о контроле

ü Идентификатор электронной копии документа

ü Отметка о поступлении

ü Отметка о наличии приложений

ü Отметка о заверении копий

ü Отметка об исполнении и направлении в дело

Большинство реквизитов состоят из нескольких частей:

ü Дата - имеет три части: число, месяц и год

ü Подпись – имеет тоже три части: наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи.

И от того насколько правильно мы с вами будем оформлять документы зависит – будет ли документ иметь юридическую силу или нет.

ПОМНИМ, ЧТО…