Общие сведения о реквизитах. Формуляр-образец

<12 3 4 5 6 7 >

Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов – надписей, которые имеют определенную, установленную ГОСТом структуру и которые называются – реквизитами.

Документы, входящие в ОРД имеют установленный набор реквизитов и стабильный порядок их расположения, которые установлены ГОСТом Р 6.30-2003. Он был введен в действие с 1 июля 2003 года. Следует сказать, что этот ГОСТ распространяется не только на ОРД, но и на другие системы документации.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 30 реквизитов:

Несмотря на то что в ГОСТе описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, подпись и т.п.) называется - формуляром документа.

Форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения устанавливаются стандартами на формуляры-образцы.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

При изучении управленческой документации мы с вами будем составлять формуляры на все виды организационно-распорядительной документации и будем на их основе составлять документы.

Прежде чем перейти к оформлению документов начнем с оформления реквизитов.

Как говорилось выше ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, НО…

Есть реквизиты обязательные для каждого документа. Отсутствие таких реквизитов лишает документ юридической силы.

К ним относятся:

ü Наименование организации

ü Дата документа

ü Регистрационный номер документа

ü Текст документа

ü Подпись

Эти реквизиты проставляются на всех документах, независимо от их вида и разновидности.

Есть реквизиты обязательные для конкретных видов документов. Например, для писем это:

ü Справочные данные об организации – авторе документа

ü Ссылка на индекс и дату входящего документа (на ответных письмах)

ü Адресат

ü Заголовок к тексту

Для внутренних документов это:

ü Наименование вида документа

ü Место составления или издания

ü Заголовок к тексту

Среди ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ есть постоянные - они не меняются вообще или крайне редко:

ü Наименование вида документа

ü Наименование организации

ü Справочные данные об организации

ü Место составления или издания

Многие реквизиты из обязательных просто не могут быть постоянными, так как содержащаяся в них информация постоянно меняется:

ü Дата документа

ü Регистрационный номер

ü Заголовок к тексту

ü Текст

Эти реквизиты будут называться обязательными меняющимися реквизитами.

Некоторые реквизиты не влияют на юридическую силу документа, тем не менее, выполняют важные информационные функции. Они называются отметками. К ним относятся:

ü Отметка об исполнителе

ü Отметка о контроле

ü Идентификатор электронной копии документа

ü Отметка о поступлении

ü Отметка о наличии приложений

ü Отметка о заверении копий

ü Отметка об исполнении и направлении в дело

Большинство реквизитов состоят из нескольких частей:

ü Дата - имеет три части: число, месяц и год

ü Подпись – имеет тоже три части: наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи.

И от того насколько правильно мы с вами будем оформлять документы зависит – будет ли документ иметь юридическую силу или нет.

ПОМНИМ, ЧТО…

<12 3 4 5 6 7 >

Дата добавления: 2016-11-26; просмотров: 4299;