Оформление приложений. Оформление таблиц

Те материалы, без которых можно обойтись по ходу изложения, но представляющие интерес в качестве документального подтверждения проделанной работы и отдельных ее положений, приводят в приложении.

В приложении могут быть:

- копии подлинных документов,

- выдержки из отчетных материалов,

- отдельные положения из инструкций, правил, и т.д.

- переписка, ранее неопубликованные тексты,

- таблицы, графики, рисунки, и т.д.

В правом верхнем углу листа прописными буквами печатают ПРИЛОЖЕНИЕ. Если приложений несколько, то их нумеруют (без знака номера №) арабскими цифрами приводится номер приложения. Нумерация страниц при этом сквозная, т.е. продолжается после списка литературы: 51, 52 и т.д.

Оформление таблиц

Таблицы как средство наглядного и компактного представления цифровой информации должны быть правильно оформлены. При их составлении и размещении следует использовать следующие рекомендации:

1. Над таблицей справа помещают слово Таблица с порядковым номером (без знака №). Если в документе одна таблица, ее не нумеруют и слово таблица не пишут.

2. Таблица может иметь заголовок, который выполняют строчными буквами (кроме первой прописной), и помещают над таблицей посередине. Заголовок должен быть четким и кратким. Если же название таблицы состоит из двух и более предложений, точка ставится с целью отделения предложений друг от друга, но не после последнего.

3. Цифровой материал следует излагать таким образом, чтобы при анализе таблицы сущность явления раскрывалась чтением строк слева направо и столбцов сверху вниз.

4. Заголовки граф таблиц начинаются с прописной буквы, подзаголовки - со строчных, если они составляют одно предложение с заголовком, и с прописной, если они самостоятельные.

Таблица 1

Объем розничного товарооборота по районам Республики Коми по городам и селам

5. Высота строк таблицы должны быть не менее 8 мм.

6. Диагональное деление головки таблицы не допускается.

7. Графу “№ по порядку” в таблице включать не рекомендуется, при необходимости нумерации показателей порядковые номера указывают в боковике таблицы перед их наименованием. Для облегчения ссылок в тексте документа допускается нумерация граф.

8. Таблицу размещают после первого о ней упоминания в тексте так, чтобы ее можно было читать без поворота документа или с поворотом по часовой стрелке. Таблицу с большим количеством строк можно переносить на другой лист, при этом заголовок помещают только над ее первой частью, а на следующих листах повторяется головка, и над последующими частями таблицы помещают слова “Продолжение таблицы 1”.

9. Если цифровые данные в графах выражены в различных единицах физических величин, то их указывают в заголовке каждой графы. Если все параметры, размещенные в таблице, выражены в одной величине, то ее сокращенное обозначение помещают над таблицей.

10. Повторяющийся в графе текст, состоящий из одного слова, можно заменить кавычками. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами “То же”, а далее - кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков не допускается.

11. В случае отсутствия цифровых или иных данных в графе ставят прочерк или «Нет данных», если заполнение графы не требуется, ставится знак Х.

12. Однородные величины (в одних единицах измерения) в графах располагают так, чтобы классы чисел во всей графе были точно один под другим: единицы под единицами, десятки под десятками и т.д. Числовые значения величин в одной графе должны иметь одинаковое количество десятичных знаков.

Численность населения Санкт-Петербурга по возрастным группам

(на начало 1992 г.), тыс.чел.

13. Числовые значения разных величин при заполнении располагают посередине графы.

14. При заполнении таблицы текстовыми данными строки должны начинаться с прописной буквы. Если приводятся цифровые данные, то их располагают на уровне последней строки текста наименования показателя. В случае приведения текстовых данных их запись начинают на уровне первой строки наименования показателя.