Структура АРМ и их обеспечение

Разработка АРМ проводится на основе их предварительной структуризации и параметризации на этапе проектирования. Структуризация АРМ представляет собой концептуальное описание среды их функционирования, включая обоснование функциональных и обеспечивающих частей и связей между ними, интерфейсов АРМ с пользователями и другими техническими средствами обработки информации, средства программного и технического, информационного, методического и иных видов обеспечения АРМ.Параметризация АРМ заключается в выделении и исследовании параметров их технических, программных и информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям, определенным на этапе структуризации.

Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ должны быть четко сформулированы требования к базовым параметрам технических средств хранения, обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, эргономическим параметрам устройств и т.д.

Как отмечалось выше, техническую основу для централизованной сети АРМ могут составлять большие, средние и малые ЭВМ. Однако для сферы экономико-организационного управления наиболее приемлемыми техническими средствами являются персональные ЭВМ.

Функционирование любого АРМ требует различных видов обеспечения: информационного, математического, программного, лингвистического, технологического, организационного, эргономического, правового и др. (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Виды обеспечения АРМ

Информационное обеспечение АРМ предусматривает организацию его информационной базы, регламентирует информационные связи и предопределяет состав и содержание всей системы информационного отображения. Решение об информационном наполнении АРМ может быть принято лишь на основе предварительного определения круга пользователей и выяснения сущности решаемых ими задач.

В самом общем виде пользователи различаются по служебному положению (должностной иерархии), специальностям, уровню освоения и частоте работы с вычислительной техникой, виду потребляемых данных и т.д.

По служебному положению пользователи в сфере организационного управления могут быть условно разделены на три категории: руководители, персонал руководителей (начальники отделов, руководители групп и др.) и обслуживающий персонал (делопроизводители, секретари, референты и др.).

Как специалисты пользователи могут быть разбиты на группы, например, бухгалтеров, финансистов, статистиков, кадровиков и др.

По степени подготовленности к работе с вычислительной техникой выделяются пользователи, имеющие навыки в программировании на алгоритмических языках; имеющие подготовку в используемом программном обеспечении АРМ; способные выполнять минимум операций на ПЭВМ (загрузка, ввод данных, корректировка, запуск программ, печать выходных таблиц и др.).

Пользователи АРМ могут быть разделены на две группы в зависимости от периода получения данных:

· кому данные нужны в процессе их обработки и формирования (динамическое потребление);

· кому нужны законченные сведения о состоянии объекта (статическое потребление).

В связи с этим для пользователей АРМ первой группы нужно обеспечить интерактивный режим работы, для пользователей второй группы он необязателен.

В зависимости от категории пользователей АРМ должны в той или иной мере обеспечивать не только обработку данных, но и выдачу комментариев, подсказок, разъяснений. Разрабатываемые АРМ для разных категорий пользователей значительно отличаются видами представления данных. К примеру, обслуживающий персонал обычно имеет дело с внутренними данными конкретной организации, решает повторяющиеся задачи, пользуется, как правило, структурированной информацией, получаемые в процессе обработки данные отличаются достаточно коротким активным периодом существования.

Руководителям требуются как внутренние, так и внешние данные. Для такого типа пользователей работа на АРМ обычно сопутствует реализации какой-либо цели управления или принятия решения. Поэтому в получаемых данных может и не содержаться ответ в явном виде. С другой стороны, количество данных для визуального просмотра или альтернативных вариантов решений должно быть минимально, чтобы обеспечить аналитичность выводов.

Действия, выполняемые пользователем на АРМ, могут быть неточными, поэтому АРМ любого уровня должны предусматривать (явным или неявным образом) возможность ошибок в действиях пользователя, например, при вводе данных, нажатии функциональных клавиш. АРМ в этом случае обеспечивают вывод на экран соответствующих инструкций или сообщений о том, что надо предпринять для корректировки или продолжения работы.

Информация, которую пользователь вынужден затребовать в процессе работы, должна выдаваться на экран достаточно быстро, в течение нескольких секунд. Исключение составляют случаи, когда пользователь сам сознательно инициирует задержки либо самостоятельно проектирует данные.

Применение АРМ не должно нарушать привычный для пользователя ритм работы. АРМ концентрируют внимание пользователя на логической структуре решаемых задач, а не на характеристике реализующей их программной системы. Однако если заданное системе действие не производится, пользователь должен знать причину и информация об этом также должна выдаваться на экран.

Приведенные соображения и лежат в основе разработки информационного обеспечения конкретного вида АРМ. Первоочередной задачей при этом является организациявнутримашинной информационной базы: выбор необходимого состава показателей; способа их организации и методов группировки и выборки необходимых данных; определение вида магнитных носителей и распределение междуними активной и пассивной информации; организация справочной и комментирующей информации; разработка макетов для упрощения ввода информации и выбора необходимых функций; возможности динамической адаптации базы данных и т.д.

В случае, когда АРМ служит элементом распределенной системы обработки информации, т.е. узлом сети, возникают иные, дополнительные требования к организации информационной базы:

· структура базы данных должна позволять легко расчленять ее на составные подбазы, размещаемые на отдельных АРМ, обеспечивать простоту доступа к любой подбазе, защиту от несанкционированного доступа к тем или иным данным и высокую производительность в работе с данными;

· структура информационной базы должна сохранять адекватность содержания внешней (документной) и внутренней (на магнитных носителях прямого доступа) форм хранения информации в разрезе тех объектов, с которыми работает исполнитель;

· структура информационной базы и схема ее распределения по АРМ должны обеспечивать возможность единого или единовременного процесса корректировки нескольких одинаковых баз, хранящихся на разных АРМ, либо замену скорректированной базы данных одного АРМ на всех остальных, связанных с ним единой информационной взаимосвязью;

· структура информационной базы должна быть минимально избыточна и одновременно удобна для архивирования данных.

Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность алгоритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение и корректировку информации; формирование результатной информации и оформление ее в виде таблиц, графиков, диаграмм; обеспечение достоверности и защиты информации. При этом наиболее целесообразно организовывать математическое обеспечение по модульному принципу, выделяя типовые и стандартные, многократно повторяющиеся процедуры. Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса программных средств, в связи с чем его качество должно быть высоким, и оно непременно должно согласовываться с потенциальным пользователем АРМ.

Программное обеспечение (ПО) любого АРМ в основном определяет его интеллектуальные возможности, профессиональную направленность, широту и полноту осуществления функций, возможности применения различных технических устройств (блоков). Комплекс программ АРМ должен охватывать множество функций: обеспечение организации диалога и решение функциональных задач пользователя, управление базами данных и трансляцию программ, выдачу справочной, диагностической информации и осуществление сервисных операций, облегчающих работу на ПЭВМ. Развитость программного обеспечения определяет функциональную полноту и разнообразие сервисной поддержки для пользователя. Поэтому если классифицировать АРМ с позиции программных средств, то признаками такой классификации могут быть:

· языки программирования;

· наличие СУБД;

· вид транслятора (интерпретатор или компилятор) с языков программирования;

· средства обнаружения и исправления ошибок;

· возможность достраивания программной системы и т.д.

Программное обеспечение любого АРМ подразделяется на общее и специальное (рис. 2.2). Основные элементыобщего программного обеспечения обычно поставляются вместе с персональной ЭВМ. К ним относятся операционные системы (ОС) и оболочки, программные средства ведения баз данных, программные средства организации диалога, а также программы, расширяющие возможности ОС. Главное предназначение этой части ПО - управление работой процессора, организация интерфейса между пользователем и ПЭВМ, организация доступа к памяти, периферийным устройствам и сети, управление файлами, запуск прикладных программ и управление процессом их выполнения, трансляция и выполнение программ, подготовленных на алгоритмических языках.

Рис. 2.2. Принципиальный состав программного обеспечения АРМ

Специальное программное обеспечение АРМ обычно состоит из уникальных программ и функциональных пакетов прикладных программ. Именно от функционального ПО зависят: вид, содержание и конкретная специализация АРМ. Учитывая, что специальное ПО АРМ, в конечном счете, определяет область применения автоматизированных рабочих мест, состав решаемых пользователем задач, оно должно создаваться на основе инструментальных программных средств диалоговых систем, ориентированных на решение конкретного класса задач со схожими функционально-технологическими особенностями обработки информации.

Программное обеспечение АРМ должно обладать свойствами адаптивности, гибкости, модифицируемости и настраиваемости на конкретное применение в соответствии с требованиями пользователя. Непременным составным элементом программного обеспечения, передаваемого пользователю, является документация на него, которая облегчает уяснение сути решаемых задач, а также внедрение, эксплуатацию и сопровождение программного продукта.

Основными приложениями пакетов прикладных программ, входящих в состав общего ПО АРМ, являются обработка текстов, табличная обработка данных, управление базами данных, машинная и деловая графика, организация человеко-машинного интерфейса, поддержка коммуникаций и работа в сетях.

Из ППП текстовой обработки в составе АРМ наиболее положительно зарекомендовали себя такие, как WordStar, Word, Лексикон. К группе ППП табличной обработки относятся широко известные SuperCalc, CalcStar, Multiplan, TabCalc, Excel и др.

В АРМ руководителей и специалистов сферы экономико-организационного управления успешно работает группа ППП по управлению базами данных, таких, как RedaBAS, dBASE IV, FoxBASE, Clarion, КАРАТ и др.

Из коммуникативных ППП, обеспечивающих функционирование локальных вычислительных сетей с использованием АРМ как рабочих станций, можно назвать ППП Телетекст, Локал, NetWare версий 2.Х, З.Х, 4-Х и др.

Названные выше ППП относятся к группе однофункциональных. Более эффективными в АРМ являются многофункциональные интегрированные пакеты, реализующие несколько функций переработки информации, например табличную, графическую, управление базами данных, текстовую обработку в рамках одной программной среды. Взаимосвязь программ в пакете обеспечивает полную совместимость между отдельными сферами обслуживания и технологией реализации программ пакета.

Наиболее популярными интегрированными ППП АРМ работников сферы управления являются Microsoft Office, Framework, Works, Open Access, Lotus 1-2-3 и др. Интегрированные пакеты удобны для пользователей. Они имеют единый интерфейс, не требуют стыковки входящих в них программных средств, обладают достаточно высокой скоростью решения задач. Основной их недостаток - требование оперативной памяти не менее 256 Кбайт и наличия дисковой памяти большого объема. Другой недостаток заключается в том, что каждый из входящих в интегрированный пакет компонентов в отдельности обычно уступает лучшему представителю класса соответствующих функциональных пакетов. Следующее неудобство применения подобных пакетов для АРМ - сложность внесения изменений и дополнений для их привязки к требованиям пользователя. Если пользователю АРМ необходимо сформировать свой, отличный от предлагаемого, набор функциональных ППП, он может воспользоваться программами, называемыми операционными оболочками и работающими по принципу “сделай сам”.

Лингвистическое обеспечение АРМ включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки, языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ необходимы для однозначного смыслового соответствия действий пользователя и аппаратной части в виде ПЭВМ. Без них практически невозможны процесс обучения, организация диалога, обнаружение и исправление ошибок. При этом языковые средства для конечного пользователя должны быть непроцедурными, т.е. указывать, что необходимо выполнить без подробной детализации, какие действия для этого требуются. Поскольку пользователям АРМ не нужно знать деталей реализации своих информационных потребностей, то чем выше “интеллектуальность” АРМ, тем больше непроцедурных возможностей необходимо предусматривать в языковых средствах АРМ.

Одновременно языки АРМ должны быть пользовательско-ориентированными, в том числе профессионально-ориентированными. Использование естественного языка, несмотря на кажущуюся простоту и удобство, не приносит ощутимых преимуществ из-за необходимости введения через клавиатуру громоздких инструкций на естественном языке.

Как правило, основу языков АРМ должны составлять заранее определяемые термины, а также описания способов, с помощью которых могут устанавливаться новые термины, заменяться или дополняться существующие. Возможности языка во многом определяют также списки правил, на основе которых пользователь может строить формальные конструкции, соответствующие реализации информационной потребности. Например, в одних АРМ данные и конструкции представляются в виде таблиц, в других - в виде операторов специального вида.

Языковые средства АРМ можно разделить по видам диалога. Средства поддержки диалога, в конечном счете, и определяют те языковые конструкции, знание которых необходимо пользователю. При этом следует заметить, что в одном АРМ может быть реализовано несколько типов диалога:

диалог, инициируемый ЭВМ;

диалог с помощью заполнения шаблонов;

диалог с использованием меню;

гибридный и др.

Технологическое обеспечение АРМ представляет собой некоторую четко установленную совокупность проектных решений, определяющих последовательность операций, процедур, этапов в соответствующей сфере деятельности пользователя. Различаетсясистемное и прикладное технологическое обеспечение АРМ, которое должно позволить решать задачи в регламентном и запросном режимах, в диалоге с пользователем, контролировать ход решения задачи, приостанавливать его, проверять результаты вычислений, вести повторные расчеты и т.п.

Специалистом выполняются на АРМ следующие операции:

ввод информации с документов при помощи клавиатуры (с визуальным контролем по экрану дисплея);

ввод данных в ПЭВМ с магнитных носителей с других АРМ;

прием данных в виде сообщений по каналам связи с других АРМ в условиях функционирования локальных вычислительных сетей;

редактирование данных и манипулирование ими;

накопление и хранение данных;

поиск, обновление и защиты данных;

вывод на экран, печать, магнитный носитель результатной информации, а также различных справочных и инструктивных сообщений пользователю;

формирование и передача данных на другие АРМ в виде файлов на магнитных носителях или по каналам связи в вычислительных сетях;

получение оперативных справок по запросам.

Внедрение АРМ в сферу деятельности управленческих работников приводит к определенному изменению характера их функций и изменению взаимоотношений с другими участниками управленческого процесса, поэтому технологическое обеспечение должно быть скоординировано с другим видом обеспечения АРМ - организационным.

Организационное обеспечение включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании ПЭВМ или терминала на их рабочем месте. При этом возникает необходимость определить функции и задачи каждого специалиста, регламентировать взаимодействие работников, обеспечить персонал инструктивными материалами на всех технологических операциях автоматизированной обработки информации.

Методическое обеспечение АРМ состоит из методических указаний, рекомендаций и положений по внедрению, эксплуатации и оценке эффективности их функционирования. Оно включает в себя также организованную машинным способом справочную информацию об АРМ в целом и отдельных его функциях, средства обучения работе на АРМ, демонстрационные и рекламные примеры.

Эргономическое обеспечениеАРМ представляет собой комплекс мероприятий, выполнение которых должно создавать максимально комфортные условия для использования АРМ специалистами, быстрейшего освоения технологии и качественной работы на АРМ. Комфортные условия предполагают выбор специальной мебели для размещения технической базы АРМ, организацию картотек для хранения документации и магнитных носителей.

Общеизвестно, что внедрение ПЭВМ оказывает как положительные, так и отрицательные воздействия на организацию труда исполнителя. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда, снижении его рутинности и др. Отрицательное же воздействие ПЭВМ на человека выражено менее заметно, но оно проявляется в нарушении функций зрения, утомляемости и т.д. Поэтому одна из важнейших задач эргономического обеспечения АРМ - уменьшить отрицательные воздействия на человека со стороны ПЭВМ.

Правовое обеспечение включает систему нормативно-правовых документов, которые должны четко определять права и обязанности специалистов в условиях функционирования АРМ. Должен быть разработан и применим на практике комплекс документов, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности совершаемых на АРМ операций и т.д.

Следует иметь в виду, что АРМ специалистов управления должны эксплуатироваться работниками, прошедшими в той или иной мере обучение по основам информатики и вычислительной техники, эксплуатации АРМ. Должностные инструкции этой категории пользователей должны предусматривать выполнение вполне определенных процедур на АРМ. Должно стать правилом: конкретные АРМ специалистов сферы организационно-экономического управления необходимо создавать на основе анализа организации труда исполнителей, паспортизации и аттестации рабочих мест.