Обзор общих элементов интерфейса

После того, как мы поговорили об элементах интерфейса вообще, настала пора сказать что-то конкретное про интерфейс Microsoft Office 2000 в целом. Прежде всего, приложения Microsoft Office 2000 имеют унифицированный интерфейс. Больше всего унификация интерфейсов сказывается в Word, Excel и PowerPoint — т.е. в тех приложениях, которые постоянно и безусловно входили и входят в состав Microsoft Office. Access традиционно стоит несколько особняком в Microsoft Office, являясь носителем титула Professional.

Таблица 1.4 представляет собой обзор общих элементов интерфейса приложений Microsoft Office 2000. Структура и обозначения этой таблицы требуют некоторых пояснений. В таблицу включены команды меню и кнопки панелей инструментов Стандартная и Форматирование, которые являются общими для Word, Excel и PowerPoint. Каждая строка таблицы соответствует одному действию, которое является сходным в нескольких приложениях Microsoft Office 2000. Описываемое действие может быть выполнено либо с помощью команд меню, либо с помощью кнопки на панели инструментов, либо с помощью комбинации клавиш на клавиатуре. Строки таблицы собраны в группы, разделенные подзаголовками. В подзаголовке указывается название меню и панели инструментов, в которых находятся команды и кнопки данной группы. Таблица состоит из пяти столбцов. Первый столбец (Прил.) указывает приложение, к которому относится строка таблицы: W означает Word, E означает Excel, P означает PowerPoint, A означает Access. Второй столбец (Команда меню) содержит описание выполняемой функции в терминах команд меню в наших обозначениях. Третий столбец (Эл.) содержит изображение интерфейсного элемента. Четвертый столбец (Клавиши) содержит соответствующую клавиатурную комбинацию. Последний пятый столбец (Действие) содержит краткое описание действия, выполняемого по данной команде, кнопке или комбинации клавиш.

Таблица 1.4. Общие элементы интерфейса приложений Microsoft Office 2000

Прил.	Команда меню	Эл.	Клавиши	Действие
Меню Файл, панель инструментов Стандартная
WEPA	Создать… Создать базу данных…		<Ctrl>+<N>	Создание нового документа с шаблоном по умолчанию
WEPA	Открыть…		<Ctrl>+<O>	Открытие существующего документа
WEPA	Закрыть		<Ctrl>+<F4>	Закрытие активного документа
WEPA	Сохранить		<Ctrl>+<S>	Сохранение активного документа (или элемента) в новом файле с возможным изменением формата
WEPA	Сохранить как… Сохранить как/Экспорт…			Сохранение активного документа (или элемента) в новом файле с возможным изменением формата
WEPA	Сохранить в формате HTML…			Сохранение активного документа в формате страницы WWW
WEPA	Параметры страницы…			Определение параметров страницы для печати активного документа или элемента
WEA	Предварительный просмотр			Переход в режим предварительного просмотра документа для печати
WEPA	Печать…		<Ctrl>+<P>	Печать активного документа с параметрами по умолчанию
WEPA	Отправить			Отправка активного документа или его выделенной части по электронной почте
WEPA	Свойства			Открытие диалогового окна свойств активного документа или выделенного элемента
WEPA	Выход		<Alt>+<F4>	Закрытие приложения
Меню Правка, панель инструментов Стандартная
WEP	Отменить		<Ctrl>+<Z>	Отмена последнего выполненного действия
WEP	Повторить		<Ctrl>+<Y>	Повтор последнего отмененного действия
WEPA	Вырезать		<Ctrl>+<X>	Удаление выделенной информации из документа и копирование ее в Буфер обмена Windows
WEPA	Копировать		<Ctrl>+<C>	Копирование выделенной информации из документа в Буфер обмена Windows
WEPA	Вставить		<Ctrl>+<V>	Вставка информации из Буфера обмена Windows в документ
WEPA	Специальная вставка…			Вставка информации из Буфера обмена Windows в документ со специальным преобразованием
WEPA	Вставить как гиперссылку			Вставка в документ гиперссылки на информацию, которая была вырезана или скопирована в Буфер обмена Windows
WEPA	Найти…		<Ctrl>+<F>	Поиск информации в документе
WEPA	Заменить…		<Ctrl>+<H>	Поиск и замена информации в документе
WEPA	Перейти…		<Ctrl>+<G>	Переход в другое место документа
WEP	Связи…			Редактирование информации о связанных объектах
WEP	Объект			Редактирование внедренного объекта
Меню Вид, панель инструментов Стандартная
WEPA	Панели инструментов			Отображение и настройка панелей инструментов
WEP	Масштаб…			Управление масштабом отображения документа
Меню Вставка, панель инструментов Стандартная
WEP	Рисунок			Вставка в документ объекта одного из предопределенных типов
WEP	Объект…			Вставка в документ объекта любого типа
WEP	Гиперссылка…			Вставка в документ гиперссылки на объект в этом или в другом документе
WEPA				Отображение панели инструментов Web
Меню Формат, панель инструментов Форматирование
WPAE	Шрифт… Ячейки…			Выбор гарнитуры и размера шрифта
			<Ctrl>+<B> <Ctrl>+<I> <Ctrl>+<U>	Выделение полужирным, курсивом и подчеркиванием
WPAE	Абзац… Отступы и интервалы Ячейки… Выравнивание			Выравнивание влево, по центру и вправо
Меню Сервис, панель инструментов Стандартная
WEPA	Правописание Орфография…			Проверка правописания
WEPA	Автозамена…			Автоматическое исправление ошибок и замена слов при вводе
WEP	Макроc			Работа с макросами
WEPA	Шаблоны и надстройки… Надстройки…			Установка надстроек
WEPA	Настройка…			Настройка меню и панелей инструментов
WEPA	Параметры…			Установка значений параметров приложений
Меню Окно
WEP	Новое			Открытие нового окна документа
Меню ?, панель инструментов Стандартная
WEP	Справка по <название приложения>		<F1>	Вызов Помощника
WEPA	Вызов справки			Вызов Справки
WEPA	Что это такое?		<Shift>+<F1>	Вызов контекстной подсказки по элементу интерфейса
WEPA	Microsoft на Web			Получение справочных материалов через Internet
WEPA	О программе			Получение лицензионной информации о программе, справка о текущей конфигурации компьютера, получение технической поддержки

Приемы работы

Microsoft Office 2000 представляет собой плод довольно длительной эволюции, причем эта эволюция управляется результатами тщательных исследований эффективности использования пакета. В центре внимания разработчиков находится удобство и эффективность работы пользователя. Если приходится делать выбор, то в первую очередь принимаются во внимание интересы пользователя, может быть даже за счет простоты реализации и сопровождения. Сказать, что Microsoft Office 2000 являет собой совершенный венец творения, было бы преувеличением, но то, что Microsoft Office совершенствуется с ускорением, несомненно. Так или иначе Microsoft Office или какие-то его части используют буквально все, от новичков до опытных пользователей. Каждая категория пользователей делает это по-своему, применяя, может быть, какие-то специфические приемы для решения своих задач, благо гибкость интерфейса это позволяет. В этой части лекции мы хотим описать некоторые общие приемы и дать некоторые советы, которые могут пригодиться для повышения эффективности вашей работы.

Выделение объектов.Очень многие операции (например, все операции форматирования) требуют, чтобы предварительно был указан объект, к которому применяется операция. Такое указание объекта в качестве аргумента будущей операции называется выделением. Выделено может быть что угодно: отдельный символ, фрагмент текста, рисунок, ячейка таблицы… Выделенный объект отображается особым образом, чтобы было видно, что он выделен. Например, изображение выделенного текста инвертируется, вокруг выделенного рисунка появляются характерные маркеры выделения и т.д. Существует множество различных методов выделения объектов , специфических для различных приложений. Но некоторые приемы выделения являются общими. Так, "штучный" объект, который имеет "естественные" границы (например, рисунок) как правило выделяется одним щелчком левой кнопки мыши, а "множественный" объект (например, текст или диапазон ячеек) выделяется протаскиванием указателя мыши. На практике часто встречается ситуация, когда одну и ту же операцию нужно применить сразу к нескольким объектам. Вместо того чтобы последовательно несколько раз выделять очередной объект и применять операцию, можно выделить сразу несколько объектов и применить операцию один раз. Обычно такое выделение можно выполнить, последовательно выделяя несколько объектов при нажатой клавише <Ctrl>.

Всплывающие подсказки.Выучить наизусть смысл значков на многочисленных кнопках сразу невозможно, тем более что многие значки новые и появились только в Microsoft Office 2000. Однако часто достаточно минимальной подсказки, скажем названия кнопки, чтобы преодолеть секундное замешательство. Если подвести указатель мыши к кнопке и немного подождать, то появится название кнопки. Если этого не происходит, то нужно сделать следующее:

Сервис/Настройка…/Параметры/Отображать подсказки для кнопок. Режим отображения всплывающих подсказок для кнопок устанавливается сразу для всех приложений Microsoft Office 2000.

Что это такое?Всплывающие подсказки действенны в ситуации "знал, но забыл". Но если вы не знаете, что это такое, то просто название вряд ли вам поможет. В таком случае нажмите клавиши <Shift>+<F1>. Указатель мыши примет форму стрелки с вопросительным знаком. Подведите указатель мыши к интересующему вас объекту и щелкните левой кнопкой мыши. Появится краткое (примерно один абзац), но достаточно содержательное объяснение. Описанное средство, которое иногда называют контекстной справкой, можно применять к чему угодно: кнопкам, командам, элементам управления диалоговых окон, выделенным объектам и просто буквам в тексте.

Контекстные меню.В Microsoft Office 2000 широко используется интерфейсный прием, положительное влияние которого на эффективность работы трудно переоценить. Это контекстные меню. Контекстное меню вызывается следующим образом: нужно подвести указатель мыши к объекту, с которым мы собираемся работать (это может быть выделенный текст, элемент в списке, рисунок, ячейка таблицы и вообще что угодно), и один раз щелкнуть правой кнопкой мыши. Рядом с указателем мыши появится меню с командами, которые применимы к данному объекту в данном контексте. Использование контекстных меню сокращает количество манипуляций, необходимых для выбора команды, сокращает пробег мыши (и тем самым экономит время, нужное на перемещение указателя по экрану) и, самое главное, сокращает количество ошибок. Если в контекстном меню нет команды, которую вы хотите применить, то, вероятно, дело не в том, что меню плохое, а в том, что вы собираетесь применить команду в неподходящем контексте: не тот объект выделен, не тот режим отображения установлен, не те значения имеют параметры и т.д.

Комбинации клавиш.Как уже было сказано, мы описываем действия пользователя за компьютером в основном в терминах команд меню, но отнюдь не рекомендуем пользоваться только командами меню. Чаще всего того же результата можно добиться с помощью кнопок панелей инструментов, контекстных меню и комбинаций клавиш, причем, как правило, это оказывается более эффективным. Некоторые эквивалентные командам кнопки и комбинации клавиш были указаны в табл. 2.4. Если понаблюдать за работой опытного пользователя и новичка с приложениями Microsoft Office, то можно заметить, что новичок чаще использует мышь, а опытный пользователь предпочитает клавиатуру. Этому есть объективная причина: использование мыши проще и нагляднее, но использование клавиатуры быстрее и эффективнее.

ГЛАВА 2. СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО РАБОЧЕГО МЕСТА. ЭТАПЫ РАЗРАБОТКИ