Описание основных информационных потоков в подразделениях АТП

Существуют две основные организационные формы использо­вания автотранспорта: аренда автомобилей у специализированных автотранспортных организаций (автопредприятия, автобазы, ав­токомбинаты) и использование собственного транспорта предпри­ятий и организаций. И в том, и в другом случае перед организаци­ями встают задачи организации парка машин, управления и кон­троля перевозок, работы водителей, эксплуатации техники и т.д.

В настоящее время АСУ АТП позволяет, наряду с расчетными операциями, осуществлять комплексное информационное обслу­живание всех участников процесса автомобильных перевозок гру­зов, а также внутренних служб перевозчика.

Предпосылкой реализации полномасштабной АСУ АТП являет­ся автоматизация документооборота в процессе выполнения пере­возочной деятельности с наличием компьютерно-коммуникацион­ных и программных средств, автоматизированных рабочих мест уча­стников перевозок грузов (диспетчера, бухгалтера, таксировщика, учетчика горючего и других производственных структур перевозчи­ка, грузоотправителя, грузополучателя). В этом случае все операции по планированию работы ПС, выписке и заполнению путевых лис­тов, обработке транспортных накладных, включая оформление пла­тежных поручений в банк, осуществляются на ПК с использова­нием локального или распределенного банка справочно-информационных данных перевозчика и обслуживаемой клиентуры.

В среднем время автоматизированной обработки документов в АТП составляет 2—3 ч вместо нескольких рабочих дней при руч­ной обработке. Предъявление платежных поручений в банк и сче­тов заказчикам за выполненную транспортную работу произво­дится на следующие сутки. Преимуществом использования АСУ АТП также является надежная архивация и хранение документов в базе данных, что для перевозчика делает информационную систе­му первичного учета более открытой, позволяющей на основе на­копленной информации развивать современный менеджмент, рас­ширять сферу информационного взаимодействия с клиентурой и партнерами по перевозке.

В АТП и других организациях, связанных с процессом эксплуа­тации и управления автоперевозками, работают следующие отде­лы (службы):

• диспетчерская (отдел эксплуатации) — контроль выхода ма­шин на линию, выписка путевых листов;

• группа учета и анализa перевозок (группа обработки путевых листов) — учет работы водителей, выполнения работ по заказчикам, пробегов и моточасов, ГСМ;

• технический отдел — планирование работ по техническому обслуживанию машин, контроль за ремонтом, нормирование расхода ГСМ;

• складское хозяйство — учет движения автошин, запчастей и агрегатов, выдача ГСМ;

•бухгалтерия — выписка счетов заказчикам, расчеты с клиентами, расчет заработной платы водителей и ремонтных рабочих, расчеты с подотчетными лицами (в том числе с водителями), учет и амортизация основных фондов.

Упрощенная схема документооборота (схема основных информационных потоков), основанная на использовании абстрактной системы автоматизации управления и учета транспортных средств, представлена на рис. 4.6.

В зависимости от вида выполненных работ, расчеты с заказчиками (клиентами) напрямую зависят от рода перевозимого груза, тары, расстояния и даже от конкретного клиента или объекта. На АТП могут использовать различные расценки на выполняемые услуги, при этом ПО должно быть построено по модульному принципу и легко настраиваться на любой алгоритм расчета стоимости выполняемых работ. Выписка счетов клиентам, ведение реестров по ним, отслеживание оплат, взаиморасчеты с заказчиками — все это АСУ АТП должна выполнять автономно или формировать со­ответствующие данные для передачи в универсальную бухгалтерс­кую программу.

Обязательным условием является наличие в АСУ АТП базы нормативно-справочной информации. К основным справочникам системы относятся: гаражные номера, марки топлива, виды рас­четов, тарифный справочник, виды грузов, клиенты и другие. Та­рифный справочник содержит информацию о различных тарифах, которые хранятся по датам, что дает возможность правильно учи­тывать отстающие путевые листы.

После прохождения ПС определенного пробега (выработки аг­регатом определенного количества моточасов) по условиям пра­вильной эксплуатации необходимо проведение плановых работ — техническое обслуживание, капитальный ремонт, замена агрегата. Технический отдел (отдел эксплуатации, техническая служба) обычно составляет специальные графики проведения таких работ и следит за их выполнением. Функции составления графиков и контроля проведения работ также могут быть возложены на АСУ АТП.

Одно из главных требований к ПО АСУ АТП - расчеты и пере­дача данных о заработной плате водителей, износе транспортных средств и т.п. в автоматизированные бухгалтерские системы. Разумеется, такой подход легче реализовать фирмам-разработчикам, собственных бухгалтерских систем (1C, Гектор, Инфин и др.)- Ос­новным недостатком существующего специализированного ПО можно назвать стремление к автоматизации отдельных служб, а не всего аппарата управления АТП.

Представляет интерес ПО, разработанное в научно-техничес­ком центре «Гектор», ориентированное на современные 32-раз­рядные сетевые Windows-приложения. Эта система обеспечивает гибкою настройку алгоритмов расчета, расхода любых ресурсов за счет возможности ввода формул самим пользователем. Генератор отчетов позволит легко формировать любые необходимые бумаж­ные документы (путевые листы по различным формам, реестры по ним и т.д.). За счет подобной гибкости и универсальности мо­гут быть преодолены многие недостатки существующего ПО АСУ АТП.