Комплексы задач обработки путевых листов и товарно-транспортной документации

Обработка путевой и перевозочной документации включает в себя расчет оплаты выполненной транспортной работы, а также расчеты следующих итоговых показателей работы автотранспортного средства и водителя:

• время в наряде, исчисляемое с момента выхода автомобиля из гаража на автомобильные дороги общего пользования до его возвращения на предприятие, организацию, в гараж за вычетом времени на обед и отдых (по данным путевого листа);

•время простоя, которое складывается из времени простоя под погрузкой-разгрузкой (по данным транспортных накладных), времени простоя на линии из-за технических неисправностей автомобиля и по другим эксплуатационным причинам (по данным путевого листа)

• время в движении, которое составляет разницу между временем в наряде и временем в простое;

•общий пробег (по данным путевого листа), определяемый по разнице между показателями спидометра при возвращении на предприятие, в гараж и при выезде из гаража;

•пробег с грузом, равный сумме расстояний перевозки грузов, указанных в транспортных (товарно-транспортных) накладных и других, сопроводительных к грузу документах;

•пробег без груза, составляющий разницу между общим пробегом и пробегом с грузом;

•фактический расход горючего (по данным путевого листа).

Расход автомобилем горючего равен суммарному количеству горючего, находившегося в баке автомобиля в момент выезда на работу и полученного за время работы (в том числе в виде талонов), за вычетом остатка, с которым автомобиль возвращается на предприятие, в гараж. Наряду с фактическим расходом горючего формой путевого листа предусматривается также фиксация расхода горючего по нормам, установленным для отдельных марок автомобилей. Сопоставление фактического расхода горючего с расходом по норме позволяет определить размер экономии или перерасхода горючего каждым водителем и в соответствии с этим производить доплату или удержания из заработной платы.

Планирование расхода горючего до недавнего времени проводилось на основе нормативов по автомобильному транспорту, утвержденных Департаментом автомобильного транспорта Минтранса РФ в 1993 г. В настоящее время во многих организациях используют другие ведомственные и собственные производственные нормы. Автоматизированная система должна иметь гибкую настройку норм расхода топлива в зависимости от марки машины, горючего, использования прицепов, специального оборудования, сезона и т.д.

Если в организации есть склад ГСМ, то водители заправляют топ­ливо непосредственно в своем автохозяйстве. В противном случае им выделяют деньги, талоны, иные средства платежа для приоб­ретения топлива. Возникает необходимость подсчета и списания этих средств. Ситуация осложняется из-за постоянных изменений цен на автозаправочных станциях.

Количество перевезенного груза определяется в тоннах по фак­тическому весу (масса брутто) перевезенного груза на основе накладных и других сопроводительных к грузу документов. Вес штуч­ных, длинномерных, а также объемных грузов (дрова, лесоматериалы, песок, глина, известь и т. п.) может быть определен с помощью установленных для этой цели переводных коэффициентов; тонно-километры определяются путем умножения веса перевезен­ного груза на расстояние перевозки.

Путевая и перевозочная документация является также основа­нием для определения стоимостных показателей перевозок грузов по результатам работы за день (смену, рейс). К ним, в частности, относятся:

•заработная плата водителя (рассчитывается по данным путе­вого листа и прилагаемых к нему транспортным накладным), ко­торая включает: оплату за количество перевезенного груза, отра­ботанное время, выполненные при перевозке транспортно-экспедиторские операции, прочие работы и услуги, доплату (удержа­ния) за экономию (перерасход) горючего, за качество обслужи­вания потребителей, штрафы за нарушения условий выполнения задания и другие выплаты и удержания в соответствии с законодательными актами и нормативными положениями, действующими на предприятии;

•стоимость выполненной транспортной работы, которая рас­считывается по каждой транспортной накладной. Основными со­ставляющими итоговой стоимости являются стоимость перевозки грузов, доплаты за транспортно-экспедиторские операции, про­чие работы и услуги, сумма налогов и сборов.

Из общей стоимости определяется плата, которую должен получить перевозчик от заказчика-плательщика за выполненные перевозки грузов и сопутствующие перевозке транспортно-экспе­диторские операции и услуги. Результат расчетов стоимости транс­портной работы фиксируется в соответствующем разделе транс­портной накладной и служит основанием для выписки платежно­го документа заказчику-плательщику.

После обработки путевого листа и транспортных накладных тре­тий экземпляр накладной вместе с платежным поручением на­правляется заказчику-плательщику, а четвертый экземпляр пере­дается вместе с путевым листом в архив перевозчика.

Обработка информации по данным путевых и перевозочных документов обеспечивает проведение оперативно-технического учета, контроля и анализа деятельности перевозчика, а также со­ставление статистической и бухгалтерской отчетности для органов государственного управления и контроля.

Рассмотрим ситуацию, сложившуюся в настоящее время на рынке специализированного ПО обработки путевой и перевозоч­ной документации. Существует ряд фирм-разработчиков, предла­гающих свою продукцию в этой области (табл. 4.1).

Как правило, все эти системы ориентированы на обработку путевых листов. В соответствии с планом перевозок на каждый ав­томобиль выписывается путевой лист установленной формы, ко­торый является основным первичным документом для учета рабо­ты и, одновременно, документом, удостоверяющим право пере­возки груза. Существует много различных форм путевых листов: для легкового автомобиля (форма № 3), для легкового такси (№ 4), для специального автомобиля (№ 3 спец.), для грузового автомо­биля повременно (№4-П), для грузового автомобиля сдельно (№ 4-С), для автобуса (№ 6) и др.

Многие программы имеют возможность распечатки путевых листов по разным формам. С практической точки зрения это может потребоваться только в организациях с небольшим количеством машин. Если число автомобилей, выходящих на линию, велико — диспетчерская служба просто не в состоянии в течение отведенно­го времени напечатать все путевые листы. Поэтому информация вписывается в подготовленные бланки путевых листов.

В общем случае все программы автоматизированной обработки путевой и перевозочной документации должны иметь следующие функциональные возможности:

•диспетчерский контроль за выпуском автомобилей на линию,
выходом водительского состава, выполнением сменных заданий;

•ведение журнала диспетчера автоколонны;

•выписка и таксировка путевых листов (сдельных, почасовых, автобусных перевозок);

•оперативная обработка путевой и товарно-транспортной до­кументации;

•ведение табеля работы водителей и ПС;

•учет фактического и нормативного расхода топлива по водите­лям, гаражным номерам, бригадам (суточный и с начала месяца);

•учет зависимости расхода топлива от условий эксплуатации (температура воздуха, снежные заносы и т.п.);

•расчет комплекса технико-экономических показателей исполь­зования автотранспорта по маркам машин, гаражным номерам, видам перевозок и др.;

•анализ выполнения сменно-суточных заданий водителей, пла­нов перевозки по бригадам, автоколоннам, АТП, по клиентуре и т.д.;

•формирование оперативных справок о работе водителей, бри­гад, выполнении клиентурного плана.

Таблица 4.1

Сравнительный анализ НО обработки путевой и перевозочной документации

Кроме того, на основе формирования единой БД в рамках АСУ АТП специализированное ПО выполняет следующие функциональ­ные задачи:

• выписка счетов заказчикам за оказанные автоуслуги;

• расчет основной заработной платы, оплаты труда кондукто­ров, всех видов доплат и надбавок по путевому листу (за класс­ность, продажу билетов, ночные часы, сверхурочное время, разъез­дной характер работы, экспедирование, ненормированный рабо­чий день, уборку салона и др.);

•корректировка начислений заработной платы по алгоритмам пользователя;

•расчет доходов АТП (по договорным тарифам и прочим формам);

•учет реализации автоуслуг, формирование ведомости расче­тов с заказчиками, учет дебиторов и кредиторов, выписка бан­ковских документов и т.д.

ПО должно быть снабжено удобным сервисом и доступно лю­бому пользователю. При этом за счет обеспечения работы программы в ЛС появляются большие возможности;

•однократный ввод путевых листов и товарно-транспортных накладных обеспечивает экономию труда при получении опера­тивной информации об использовании автотранспорта;

•отказ от таксировки путевой и товарно-транспортной доку­ментации обеспечивает сокращение численности управленческого персонала.

Особый интерес вызывают системы автоматизации управления АТП, в состав которых входят электронные ключи-идентификато­ры(типа iButlon), имеющие высокую степень надежности, и счи­тывающие устройства для них. Ключи iButton внешне похожи на дисковую металлическую батарейку. Диаметр диска около 17 мм, толщина от 3 до 6 мм. Идентификация происходит при соприкосновении металлической поверхности ключа и считывающего устройства. Корпус рассчитан на 1 млн. касаний к считывающему ус­тройству.

При инсталляции ПО автоматизированного рабочего места дис­петчера происходит его привязка к считывающему устройству, об­ладающему уникальным кодом. Этот код соответствует серии путе­вок, выдаваемых в данной диспетчерской. Нумерация путевок про­изводится автоматически по времени их создания.

При получении путевки водитель прикасается ключом к кон­тактному устройству, и на экран монитора выводится диалоговое окно для заполнения полей его путевого листа. Вся имеющаяся в базе данных информация (о водителе и его автомобиле) автомати­чески вносится в соответствующие поля путевого листа. Диспетчер выдает путевой лист, затем информация о количестве выписанно­го топлива считывается в память ключа iButton, принадлежащего водителю (запись информации проводится одномоментным касанием ключа и считывающего устройства). На автозаправочной станции также устанавливается считывающее устройство для ключа iButton, информация из памяти ключа поступает на компьютер оператора АЗС, и в соответствии с ней оператор производит отпуск топлива (количество выдаваемого топлива может определятся и оператором).