Переход к обработке оперативных данных и формированию результирующих

После настройки программы, заполнения справочников, организации начального сальдо можно переходить к обработке оперативных учетных данных за установленный отчетный период. Переход к работе в отчетном периоде требует правильной установки дат и периодов, в частности: рабочей даты и интервала дат (используются при работе с журналами документов).

Для обработки оперативных данных выбирается наиболее рациональный способ их ввода:

- метод "от проводки";

- метод "от документа".

4.1. Обработка данных методом "от проводки".

Для обработки данных методом "от проводки" используется функция "Журнал операций – Операция".

С помощью документа "Операция" осуществляется прямой ввод проводок в Журнал операций. Такой способ ввода оперативных данных требует предварительной ручной обработки первичных документов, составления бухгалтерских записей самим бухгалтером.

Документы типа "Операция" сохраняются в электронном Журнале операций, структурным элементом которого является Журнал проводок.

Журнал операций (проводок) выполняет функцию базы данных для хранения бухгалтерской информации.

При заполнении Журнала операций рекомендуется бухгалтерские записи, имеющие отношение к одному первичному документу (одной хозоперации), вносить в одну и ту же таблицу "Операция". Операции присваивается номер и дата, соответствующие номеру и дате документа, на основе которого идет ввод данных. Проводки вносятся в Операцию, а затем (после записи документа) переносятся в Журнал операций и существуют там как единое целое.

Журнал операций — основной массив оперативной информации в программе 1С:Бухгалтерия. Без полного и правильного заполнения этого массива большинство выходных машинограмм в 1С:Бухгалтерии правильно формироваться не будут. Поэтому прямая работа с Журналом операций рассматривается в 1С:Бухгалтерии как базовый способ работы с оперативными данными.

4.2. Обработка данных методом "от документа".

Обработка оперативных бухгалтерских данных методом "от документа" предполагает запуск в программе функций, моделирующих на экране те или иные бухгалтерские документы. Бланк документа заполняется на экране, подобно тому как он заполняется в ручном учете. Полностью оформленный документ записывается в базу данных (в Журнал операций и другие массивы). При этом по документу могут автоматически формироваться проводки, если это предусмотрено алгоритмом обработки документа.

Функции по обработке документов по отдельным участкам учета сгруппированы в режимах: "Банк и касса", "Покупки и продажи", "Номенклатура и склад", "Производство", "Основные средства и НМА", "Сотрудники и зарплата", "Учет, налоги, отчетность". Аналогичный доступ к документам по участкам учета организован в режиме "Главное", где ведутся журналы документов по участкам учета. Там же находится полный журнал всех документов — Журнал операций.

Обработка данных методом "от документа" предоставляет возможность оформить по хозяйственной операции первичный документ, форма которого выводится на экран. Переход к оформлению документа производится из журнала соответствующего типа по кнопке [Создать].

В качестве примера приведем алгоритм обработки документа "Приходный кассовый ордер":

В программе 1С:Бухгалтерия документы делятся на два типа:

- проводимые (по этим документам формируются проводки),

- непроводимые (проводки не формируются).

Проводимые документы могут быть оформлены и записаны в базу данных без проведения, т.е. без проводок. Такие документы называются непроведенными.

Алгоритм обработки проводимых документов предусматривает возможность выполнения функции "Провести и закрыть" (кнопка [Провести и закрыть]) с генерацией проводок. По таким документам, параллельно с записью документа в базу данных документов (в соответствующий журнал документов), программа автоматически формирует бухгалтерские записи и вставляет их в Журнал операций (подобно Операции), если документ закрывается кнопкой [Провести и закрыть]. Документы, в отношении которых функция "Провести и закрыть" выполнена, получают статус "проведенных" (появляется "птичка" на пиктограмме документа).

Таким образом, при обработке данных методом "от документа" основной оперативный массив для формирования машинограмм — Журнал операций — формируется автоматически, по ходу обработки первичных документов.

В отношении проведённых документов в журналах документов становится активной кнопка [Дт/Кт]. Она открывает таблицу проводок по документу. Если в шапке этой таблицы установлен флаг "Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа)" (√), то проводки можно изменить без учета данных основного документа (перезапись документа, перестаёт влиять на формирование проводок).

Формирование документа в программе 1С:Бухгалтерия напоминает заполнение его в ручном учете. Каждый режим по работе с тем или иным документом имеет свою специфику. Но при этом сохраняются общие принципы управления программой с помощью кнопок, меню и функциональных клавиш. Заполнение практически каждого документа завершается предоставлением возможности вывести его на печать и сохранить в базе данных (по кнопке [Провести и закрыть]). Пуск режима печати документа (кнопка [Печать]), как правило, выводит его сначала на экран. Получить копию документа на принтер можно повторным нажатием на кнопку [Печать].

Проводки, относящиеся к одному документу, в Журнале операций хранятся единым блоком (подобно Операции). Корректировка проводок, как правило, возможна только через корректировку параметров документа. Для корректировки документы вызываются клавишей "Enter".

Возможно существование в базе данных документов по которым не сформированы проводки. От некоторых документов проводки могут быть отключены (функция "Отменить проведение" в кнопке [Еще]) и таким образом уничтожены в Журнале операций. Повторное открытие и запись снова "проведут" документ и возвратят проводки в Журнал операций. Аналогичное действие производит функция "Провести" в контекстном меню, открываемом кнопкой [Еще].

Полностью уничтожить Документ или Операцию, вместе с проводками, можно пометив их на удаление с помощью функции "Пометить на удаление" (клавиша "Delete") с последующим выполнением в режиме "Администрирование" функции "Удаление помеченных объектов".

4.3. Просмотр, проверка введенных данных. Исправление ошибок.

Введенные оперативные данные в программе сохраняются в Журнале операций (проводок) и в журналах документов по видам. Доступ к Журналам открыт в режиме "Главное", а также в режимах по участкам учета. Через электронные журналы осуществляется просмотр оперативных данных, их проверка и исправление.

Программа 1С:Бухгалтерия 8.3 снабжена функцией Экспресс-проверка ведения учета, выполняющей автоматическую проверку всей базы данных учетной информации за установленный период.

Обнаруженные ошибки исправляются. На практике применяется два основных способа исправления ошибок:

- путем корректировки,

- путем удаления ошибочной информации и повторного ввода.

4.3.1. Для исправления данных путем корректировки неверных реквизитов в Документе, Операции или Проводке необходимо выбрать ошибочный Документ, Операцию или Проводку и запустить функцию изменения/редактирования (клавиша "Enter").

4.3.2. Полное уничтожение Документов, Операций, Проводок с ошибками и повторный их ввод без ошибок осуществляется с помощью клавиши "Delete". Нажатие этой клавиши запускает функцию "Удалить" или "Пометить на удаление". Помеченные на удаление объекты полностью удаляются из базы данных после выполнения функции "Удаление помеченных объектов".

После того как информационная база 1С:Бухгалтерии будет полностью соответствовать учетным данным за отчетный период можно переходить к выпуску машинограмм.

4.4. Выпуск результирующих машинограмм.

Результирующие машинограммы в программе можно разделить на три группы:

- Стандартные отчеты синтетического и аналитического учета;

- Специализированные отчеты по участкам учета;

- Управленческие отчеты.

Доступ к стандартным отчетам открыт в режиме Главное.

Специализированные отчеты по участкам учета доступны в соответствующих режимах главного меню.

Доступ к управленческим отчетам открыт в режиме Руководителю.

Каждый вид машинограмм выпускается в соответствующем подрежиме. При этом может потребоваться указать некоторые дополнительные параметры и настройки: Период; основной Счет; принципы сортировки или отбора данных (кнопка [Показать настройки]) и т.п.

Пуск машинограммы на формирование производится кнопкой [Сформировать].Машинограмма формируются сначала на экран. С помощью кнопки [Печать] машинограмма отправляется на принтер.

Типовой алгоритм формирования машинограммы (на примере Анализа счета):

Распечатанные машинограммы используются в бухгалтерском учете и управлении производством.