Логика изложения и законы текстовой организации

Логика изложения и законы текстовой организации в языке доку­ментов объединены одним принципом — принципом формально-логи­ческого построения текста. Этот принцип заключается в том, что части текста (абзацы, рубрицированные части) представляют собой фраг­менты, микротемы которых в закрепленной последовательности пред­ставляют макротему целого. Неизбежная иерархичность текстовой ор­ганизации выражается в делении текста документа на разделы, пара­графы, пункты, подпункты, которые, как правило, нумеруются.

Рубрикация. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки — арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей раз­личными средствами.

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:

1. Общие положения.

2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний.

3. Обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

При разделении текстана рубрики каждая составная часть, соот­ветствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (ис­пользуются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих со­ставных частей более высоких ступеней деления. Например:

1. Общие положения.

1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.

1.2. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, подчиняется непосредственно начальнику службы радиационной безопасности.

При дальнейшем дроблении текста на подпунктыколичество зна­ков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:

При формально-логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.

Заглавие документа — его обязательная принадлежность:Приказ,Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.

Только в деловой переписке не указывается название документа.

Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.

Формула содержательного заголовка представляет собой предлож­ное сочетание, отвечающее на вопрос: о чем этот документ? Например:

Приказ

Об организации выездной торговли

Договор

о пожарно-охранной сигнализации объекта

В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всег­да. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется. Однако он совершенно необхо­дим в коммерческой переписке:

О поставке груза по контракту № ...

О запросе на поставку бензина А-76

Об отмене заказа на запасные части

Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип доку­мента. Например:

Журнал регистрации входящих документов

Протокол заседания Совета директоров

Договор аренды

В этом случае он выступает в роли несогласованного определения, отвечая на вопрос "чего?".

Располагается заголовок после реквизитов "дата" и "индекс доку­мента" слева. Заголовок должен быть кратким, он не должен превы­шать двух строк.

Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

Весь текст документа делится с точки зрения набора реквизитов на следующие части:

При том, что композиция документа индивидуальна для каждого типа документов, эта схема универсальна.

Неукоснительная логика в развитии темы, подчеркнутый анали­тизм, выражающийся в дроблении текста, и точная развернутая экс­пликация содержания — вот основные характеристики текстовой организации документа. Неукоснительная логика проявляется в по­следовательности содержательных фрагментов. Подчеркнутый ана­литизм также выражается в использовании параллельных конструк­ций:

2.1. Заказчик обязуется...

2.2. Исполнитель обязуется...