Создание таблицы в режиме Конструктора

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц (рис. 5).

Рис. 5. Окно Конструктора таблиц

2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы.

3. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).

5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

7. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? нажать кнопку Да, в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

8. В ответ на сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

Имена полей в окне заполняются согласно разработанной на бумаге таблице. При этом необходимо придерживаться ряда правил.

· Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.

· Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.

· Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access (например, Name — имя).

· Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31).

· Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (]).

Тип данных выбирается из списка. Раскрывающийся список открывается только при установке кур сора в ячейку поля Тип данных. В этом случае она примет вид раскрывающегося списка, и щелчок по стрелке откроет список типов полей. В Microsoft Access име­ются следующие типы данных:

· Текстовый — символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов.

· Поле MEMO — поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным.

· Числовой — числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений. Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8_оили 16 байтах. Обычно по умолчанию используется подтип Длинное целое, который занимает 4 байта и представляет собой число в пределах от -2 147 483 648 до +2 147 483 647. Но, кроме этого типа, можно указать Байт — 1 байт, Целое — 2 байта, Одинарное с плавающей точкой — 4 байта, Двойное с плавающей точкой — 8 байтов, Десятичное — 12 байтов, Код репликации — 16 байтов.

· Дата/Время — тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год. Размер поля — 8 байтов. Даты и время хранятся в специальном фиксированном числовом формате. Дата является целой частью значения поля типа Дата/Время, а время — его дробной частью. Access предоставляет большой выбор форматов отображения даты и времени.

· Денежный — тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков.

· Счетчик — поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать двух миллиардов.

· Логический — логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать.

· Поле объекта OLE — содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта ограничивается имеющимся в наличии дисковым пространством. Тип объекта OLE не указывается в свойствах поля объекта OLE. Он зависит от приложения, использованного для создания объектов OLE, которые хранятся в этом поле. Упаковщик объектов позволяет внедрять файлы, созданные приложениями, которые не являются серверами объектов OLE.

· Гиперссылка — дает возможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, в интранет или в Интернет. Гиперссылка состоит из четырех частей: отображаемый текст, адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (положение внутри файла или страницы) и текст всплывающей подсказки. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным.

· В поле типа можно также выбрать значение Мастер подстановок, который запускает Мастера подстановок, создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

После установки типа поля автоматически открывается раздел Свойства поля, который соответствует выбранному типу. С правой стороны для каждой ячейки этих свойств даются пояснения. (рис. 6)

Рис. 6. Создание таблицы в режиме Конструктора

Свойства полей таблицы зависят от типа поля. Для большинства типов данных характерно свойство Подпись. С помощью этого свойства можно задать названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах (в надписях, присоединенных к элементам управления формы, в заголовке столбца в режиме Таблицы; в строке заголовка в режиме Формы; в заголовке отчета, выводящемся в режиме Предварительного просмотра; текст, который Выводится в элементе управления). Поле может содержать до 2048 символов. Кроме того, для большинства типов данных существует свойство Обязательное поле, которое определяет необходимость ввода данных в это поле. Свойство Формат поля указывает формат отображения данных из поля в режиме Таблицы. Для определения формата полей текстового типа используются специальные символы форматирования. Для числовых полей значение формата можно выбрать из раскрывающегося списка. Для логических полей можно выбрать из списка следующие варианты: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. С помощью свойства Маска ввода указывается маска, позволяющая автоматизировать проверку ввода символов в поле. Она применяется к таким полям, как номер телефона, дата и т. д. Задавать маску ввода можно вручную или с помощью Мастера. Свойство Индексированное поле определяет, является ли данное поле индексированным, и если является, то в каком режиме. Существуют два режима индексирования: Совпадения допускаются и Совпадения не допускаются. В первом случае поле может содержать повторяющиеся значения, во втором — нет. Для большинства типов полей определено свойство Значение по умолчанию. В этом свойстве указывается значение, автоматически добавляемое в поле для каждой новой записи, если это значение не введено пользователем. Два свойства, которые тоже определены для большинства полей, позволяют выполнять проверку данных, вводимых в поле: 1)Условие на значение — свойство определяет условие (ограничение), накладываемое на вводимые в это поле данные. При несоответствии вводимых данных указанному условию выдается сообщение об ошибке; 2)Сообщение об ошибке — свойство определяет то сообщение, которое будет выдаваться пользователю, если при вводе данных не соблюдается условие, указанное в свойстве Условие на значение.

Работа в режиме Конструктора считается неоконченной, если не определены ключевые поля.

Ключевое поле – это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей:

· Счетчик;

· Простой ключ;

· Составной ключ.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1. включить в таблицу поле счетчика.

2. задать для него автоматическое увеличение на 1.

3. указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:

1. открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. выделить поля, которые определить как ключевые.

3. нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индекс является средством, которое обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Индекс представляет собой упорядоченный список значений и ссылок на те записи, в которых хранятся эти значения. Чтобы найти нужные записи, СУБД сначала ищет требуемое значение в индексе, а затем по ссылкам быстро отбирает соответствующие записи. Индексы бывают двух типов: простые и составные. Простые индексы представляют собой индексы, созданные по одному столбцу. Индекс, построенный по нескольким столбцам, называется составным. Примером составного индекса может быть индекс, построенный по столбцам "Фамилия" и "Имя".

Однако применение индексов приносит не только преимущества, но и недостатки. Главным среди них является тот, что при добавлении и удалении записей или при обновлении значений в индексном столбце требуется обновлять индекс, что при большом количестве индексов в таблице может замедлять работу. Поэтому индексы обычно рекомендуется создавать только для тех столбцов таблицы, по которым наиболее часто выполняется поиск записей. Во многих СУБД (например, FoxPro) индексы хранятся в отдельных файлах и являются предметом заботы разработчиков, т. к. при нарушении индекса поиск данных выполняется некорректно. В Microsoft Access индексы хранятся в том же файле базы данных, что и таблицы и другие объекты Access. Индексировать можно любые поля, кроме МЕМО-полей, полей типа Гиперссылка и объектов OLE.

Чтобы создать простой индекс, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. Выбрать поле, для которого требуется создать индекс.

Открыть вкладку Общие и выбрать для свойства Индексированное поле значение Да (Допускаются совпадения) или Да (Совпадения не допускаются).

Ключевое поле таблицы автоматически индексируется и свойству Индексированное поле присваивается значение Да (Совпадения не допускаются).

Составной индекс создается в специальном диалоговом окне. Чтобы создать составной индекс, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. На панели инструментов Конструктор таблиц нажать кнопку Индексы.

3. В первой пустой строке (рис. 7) поля Индекс ввести имя индекса.

Рис. 7. Диалоговое окно Индексы

4. В поле поля Имя нажать на стрелку и выбрать первое поле, для которого необходимо создать индекс.

5. В следующей строке поля Имя поля указать второе индексируемое поле. (Для данной строки поле Индекс должно оставаться пустым). Повторите эту операцию для всех полей, которые необходимо включить в индекс. В индексе может быть использовано до 10 полей.

Диалоговое окно Индексы используется также для просмотра, изменения \ удаления существующих индексов. Изменить можно:

Ø название индекса в поле Индекс;

Ø поле таблицы, соответствующее данному индексу, выбрав новое поле из списка поле Имя поля ;

Ø порядок сортировки в поле Порядок сортировки;

Ø свойства данного индекса в нижней части окна :

· Ключевое поле определяет, является ли индексированное поле ключевым

· Уникальный индекс определяет, должно ли быть каждое значение в этом поле уникальным;

· Пропуск пустых полей определяет, включаются или не включаются в индекс записи с пустым (Null) значением данного поля.