Работа с базой данных

Работа с БД делится на три этапа:

1. Проектирование

2. Программная реализация

3. Эксплуатация

На этапе проектирования закладываются основы будущей БД. Проектирование проводится на бумаге и требует очень тщательного подхода, так как именно здесь разрабатывается БД. Необходимо проделать следующие действия:

· Собрать информацию о будущей работе, о ее структуре и движении документов, изучить задачи автоматизации, определить объекты системы и связи между ними;

· Для каждого объекта выявить свойства и характеристики, по которым создаются поля таблиц;

· Для каждого объекта назначить ключевые поля (первичные ключи), провести нормализацию исходных таблиц, установить связи.

Этап реализации выполняется на компьютере в следующем порядке:

· Составляются структуры таблиц и вводятся в компьютер;

· Разрабатываются запросы для отбора данных, отчеты для печати, создаются макросы и экранные формы для работы с данными;

· Планируется порядок ведения и поддержания БД в рабочем состоянии.

Этап эксплуатации начинается с внесения в БД реальной информации, после чего происходит ее использование.

Проект базы данных

Рассмотрим этапы создания БД на примере фирмы, которая покупает товары, хранит их, а затем продает с некоторой наценкой.

Представление фирмы в таблицах

Задача состоит в том, чтобы всю деятельность фирмы представить в таблицах. Фирма закупает товар у определенного предприятия в определенном количестве и по определенной цене. За эту работу отвечает менеджер по поставкам. Менеджер по продажам этот же товар продает, но уже другому предприятию, в другом количестве и по другой цене. Таким образом, работу фирмы можно представить в таблице (Табл.1):

Работа с такой таблицей вызывает множество проблем:

· в каждую новую запись необходимо вводить повторяющиеся значения, что очень трудоемко и может вызвать ошибки при вводе информации;

· невозможно упорядочить записи, например, по поступающим товарам;

· в большой таблице не виден список всех имеющихся на фирме товаров с указанием их цены;

· нет возможности рассчитать сумму на закупки и продажу товара, получение дохода и т.п.

Для устранения этих недостатков служит БД. Необходимо переписать большую таблицу в виде нескольких таблиц, которые связаны между собой и подчиняются следующим правилам:

· каждая таблица содержит данные об одном предмете (например, таблица Товарвключает только сведения о товаре, а не о менеджере, который его купил);

· в таблице каждое поле содержит единственный элемент данных (например, фамилия, имя и отчество менеджера должны размещаться в трех столбцах);

· столбцы в таблице не должны повторяться;

· каждая таблица должна содержать дополнительное поле «Код», которое должно быть ключевым.

После разбивки большой таблицы, получаем две основные таблицы (Поставка товара, продажа товара) и пять вспомогательных таблиц (Товар, Поставщики, Клиенты, Менеджеры по поставкам, Менеджеры по продажам).

Таблица 2. Поставка товара

Таблица 3. Продажа товара

Таблица 4. Товар

Таблица 5. Поставщики

Таблица 6. Клиенты

Таблица 7. Менеджеры по поставкам

Таблица 8. Менеджеры по продажам

При этом основные таблицы связаны со вспомогательными с помощью кодов:

Товар

Код товара

Наименование товара

Категория товара

Единица измерения

Рис.1 Схема связей таблиц

Постановка задачи

Вся информация, с которой работает фирма, разнесена по таблицам. После этого необходимо изучить деятельность фирмы. То есть необходимо установить, что происходит с информацией внутри фирмы; какая документация ведется на фирме. Например, продажа товара сопровождается выпиской документа «Счет-фактура выданный». Таким образом, необходимо изучить какие пути проходит информация внутри фирмы. Результатом этого будет сформированный список задач, которые предстоит решать БД.

В процессе изучения деятельности фирмы сформулированы следующие задачи для будущей БД:

1. составление данных на приобретенный товар с учетом наименования предприятия, количества приобретенного товара, цены товара и даты покупки, что отражается в реестре «Счет-фактура выданный» и в «Книге покупок»;

2. сбор информации о проданном товаре с учетом наименования предприятия, количества проданного товара, цены товара и даты продажи, что отражается в реестре «Счет-фактура полученный» и в «Книге продаж»;

3. расчет остатков товаров на определенную дату;

4. расчет прибыли фирмы из расчета разности суммы, затраченной на приобретение товара, и суммы, полученной от продажи, по каждому наименованию товара и по каждой категории товара;

5. предусмотреть возможность вывода сведений о каждом товаре, поставщике и клиенте средствами поиска по заданным критериям;

6. сбор информации по количеству поступившего товара от каждого поставщика;

7. сбор информации по количеству проданного товара каждому клиенту;

8. предусмотреть возможность ввода нового товара, нового поставщика, нового клиента;

9. предусмотреть возможность вывода на экран и на печать отчетов и документов.

С учетом поставленных задач, необходимо создать две дополнительных таблицы: Счет-фактура выданный и Счет-фактура полученный, которые будут заполняться автоматически при продаже и покупке товара соответственно.