Виды систем электронного документооборота.

1. Евфрат-Документооборот. Считается, что данная система обладает достаточно высокой функциональностью, чтобы организовать электронный документооборот для малых и больших компаний любой формы собственности. Позволяет решить все основные задачи делопроизводства (автоматизировать процесс регистрации документов, возможность быстрого поиска, организовать взаимодействие по работе с документами, проводить контроль исполнительской дисциплины, присутствуют встроенные средства сканирования и распознавания, заложено формирование журналов и отчетов, долговременное хранение электронных документов, разграничение прав доступа, ЭЦП, почтовый клиент). Можно работать не только в локальном офисе, но и в отдельно расположенных офисах.

Отличает простота и удобство настройки и использования с интуитивно понятным интерфейсом. Система Евфрат хорошо подойдет в том числе для фирм со слабой IT-службой. Предлагается как «коробочное» решение, так и возможность проектировать «под себя». Лучше конечно все-таки настраивать под индивидуальные требования. Предоставляется возможность бесплатно скачать демо-версию Е1 Евфрат: система управления документами и бизнес-процессами! для оценки возможностей с официального сайта.

2. DocsVision – еще один программный продукт достойный внимания для автоматизации процессов работ. Обеспечивает ведение всех основных процессов делопроизводства, включая регистрацию и рассмотрение документов, контроль исполнительской дисциплины, согласование документов, ведение архива компании. Существует множество разнообразных приложений, настройкой или доработкой которых возможно развить требующийся функционал, управление направлением сложных потоков обработки информации. Есть возможность интеграции с иными информационными системами, позволяет выполнять репликацию данных. Сайт разработчика http://www.docsvision.com/ для изучения возможностей системы.

3. DIRECTUM – следующий программный продукт, на который стоит обратить внимание. Заложена возможность управления документооборотом по полной форме – ввод документов из различных источников (сканеры, факсы, электронная почта, файловая система и др.), преобразование и хранение документов различных форматов (управленческих и медиа) в большом объеме, их регистрация согласно номенклатуре дел, эффективный поиск документов, их редактирование, обмен электронными документами с ЭЦП, структурирование по папкам и история работы с документами, механизмы согласования документов, выдачи поручений и контроль исполнения. Можно задавать типовые или свободные маршруты движения документов, есть разграничение прав доступа.

В системе DIRECTUM можно построить всю работу с договорами (согласование, регистрация, анализ и т.д.), организовать работу по планированию совещаний (определение места, времени и состава участников) и оформлению результатов его проведения (формирование протоколов и контроль их исполнения), а так же организовать работу компании по взаимодействию с клиентами (единая база, переписка, ведение продаж и т.д.).

4. ДЕЛО – еще один вариант решения для автоматизации процессов делопроизводства на бумажных носителях, позволяет ведение полностью электронного документооборота или совмещения режимов (бумажно-электронного).

Может использоваться как в небольших фирмах (от нескольких пользователей), так и в организациях со сложной структурой (до нескольких тысяч компьютеров) со значительным объемом документооборота. Многолетний опыт внедрения системы ДЕЛО. Обладает достаточными возможностями для адаптации под индивидуальные требования и интеграции со многими уже имеющимися информационными системами компании. Отличает простота установки, настройки и дальнейшего использования.

Предлагается «коробочное» решение (заложена возможность работы с поручениями, различные способы согласования, разграничение прав доступа и т.д.), так и возможность доработки на заказ.

Контрольные вопросы.

1. Дайте определение понятию делопроизводство?

2. Что представляет собой электронный документ?

3. Дайте определение понятию документооборот?

4. Что представляет собой документопоток?

5. Назовите виды электронного документооборота?

6. Какими параметрами характеризуется документооборот?

7. Назовите критерии выбора электронного документооборота?

8. Что представляет собой электронная подпись?

9. Назовите область применения электронной подписи?

10. Какие виды систем электронного документооборота существуют?

Список использованной литературы.

1.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

2. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.

3. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.