Юридическая сила документа и смешанный документооборот.

Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который отличается следующими преимуществами:

· простота внесения изменений в документ;

· возможность помещать в документе не только текст, но и мультимедийные данные;

· возможность использовать заранее заготовленные формы;

· более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

· экономия бумаги;

· более высокая компактность архивов;

· более простой контроль информационных потоков;

· большая скорость поиска и извлечения информации;

· возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

В случае использования электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований со стороны фискальных органов по изменению формы отчетности.

Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, сегодня в России можно встретить все виды документооборота, представленные на рис. 1. Еще остались организации, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети, и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм законодательства — налогового, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа — это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, то есть имел юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, не вырубишь топором.

Принятый в январе 2002 года Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать оригиналом, не нуждающимся в дублировании твердой копией. Технология ЭЦП позволяет обеспечить идентификацию и аутентификацию документа, однако сегодня легитимность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется инструкцией по документообороту, утвержденной генеральным директором.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос хождения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.

Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации. В тех сегментах обмена документами, где не требуется подпись, обмен документами может быть полностью безбумажным. Типичный пример — издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде (рис. 3).

Рис. 3. Безбумажный обмен неюридическими документами — обычная практика

Автор статьи 1 и редактор 2 часто работают вне офиса и согласовывают текст по электронной почте, после чего редактор отсылает материалы по электронной почте в редакцию 3. В издательстве статья прочитывается главным редактором 4, проходит стадию литературного редактирования 5 и поступает на верстку 6. Готовый макет представляется в формате PDF и отправляется на сервер типографии 7, которая нередко находится за рубежом. Одновременно материалы статьи отправляются на HTML-верстку 8 и закачиваются на Web-сервер, который может быть расположен у стороннего провайдера Web-хостинга 9. Все эти этапы легко реализуются в безбумажной форме, однако бухгалтер того же издательства готовит документы в бумажном виде и сидит в очереди в налоговой инспекции просто потому, что фискальные органы требуют подобного представления документов. Таковы реалии нашего документооборота.

Несмотря на наличие соответствующего ПО и законодательной базы, электронные документы в сегодняшней практике преимущественно являются двойниками бумажных оригиналов. Чаще всего они выступают лишь для ускорения отдельных этапов традиционного делопроизводства: создания, размножения и перемещения документов.

При обмене юридическими документами достаточно распространена практика дублирования курьерской пересылки бумажных экземпляров документов пересылкой их образов по электронным каналам связи (рис. 4).

Рис. 4. Дублирование электронных документов бумажными

Типична ситуация, когда две организации (часто расположенные в разных городах) обмениваются электронными письмами в процессе подготовки и согласования договора. В ряде случаев, после того как договор согласован на уровне электронной почты, стороны начинают работать по совместному проекту, а подписанный одной из сторон договор параллельно отправляется курьерской почтой.

Внедрение безбумажного документооборота сдерживается также необходимостью введения дополнительных служб обеспечения электронной безопасности.

Кроме того, организация электронного документооборота требует решения ряда правовых вопросов. В передаче электронных документов могут участвовать посредники — информационные провайдеры. Участие провайдера в системе электронного документооборота требует решения вопросов о его правах и обязанностях, об ответственности за их невыполнение и т.п. Важно правильно определить необходимый уровень надежности системы электронного документооборота. Использование определенных средств криптографии требует в настоящее время получения специальных разрешений. Таким образом, полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, видимо, нескоро: для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа, создать механизм электронной подписи, которая могла бы однозначно решить вопрос идентификации и аутентификации документа, а также обеспечить наличие специальных служб ИТ-безопасности и современных методов безопасных электронных коммуникаций.