Автоматизированный документооборот на крупных предприятиях.

В небольшой фирме возможна организация работы путем обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована вертикальная схема управления; в этом случае файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в каталоге «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка «финансовое планирование», далее — «минимизация налогообложения». Иерархия прозрачна, соответственно каждый пользователь знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы — все просто и понятно.

Однако все это перестает работать при увеличении масштаба предприятия, когда плохо организованное делопроизводство приводит к потере управляемости. На крупном предприятии часто появляется матричная структура управления бизнесом, при которой образуется множество рабочих групп, которые порой пересекаются.

При матричной схеме управления бухгалтер может работать в целом ряде проектов. Представьте, что один проект — это автоматизация ФСБ, а другой — автоматизация магазина «Седьмой континент» — понятно, что степень доступа будет разной. Здесь уже нельзя использовать исключительно файловую систему, способную построить лишь вертикально-ориентированную среду, а требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ, быстрее находить необходимые документы.

Еще один аспект — это маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД; рис. 6) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются прямые и косвенные издержки, связанные с содержанием аппарата управления. Рис. 6. Схема САДД

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа.

Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.

Большинство разработчиков систем САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word встроена функциональная кнопка, которая позволяет вбросить созданный им документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word и отображает этот файл.

Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД пользователи этих систем в полной мере еще не готовы прибегнуть к помощи имеющегося у них в руках мощного инструментария — этапы согласования и утверждения проводятся в бумажном виде. Лишь некоторые организации, внедряющие электронный документооборот, используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационно-распорядительных документов с помощью электронной цифровой подписи, но это скорее исключение из правил.

Важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные.

Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы так называемые технологии потокового сканирования. Только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.