Межтабличные связи.

Автоматизированные системы хранения и обработки баз данных для проведения исследований.

Использовать компьютер как современную записную книжку с практиче­ски неограниченными возможностями становится все более и более модно. Даже если просто хранить информацию в электронном виде, используя для этого сложно структурированную систему папок с файлами документов можно достигнуть значительной экономии места на полках архивов и офисов. Одна­ко, наибольший выигрыш в эффективности такой работы достигается при ис­пользовании технологии баз данных. Продолжая знакомство с программами пакета Microsoft Office, рассмотрим возможности построения собственной ба­зы данных, используя программу Microsoft Access.

Система управления данными СУБД Access

Microsoft Access- это пакет программного обеспечения для управления реляционными базами данных, который позволяет создавать сложные базы данных и управлять ими.

Тем, кто впервые встретился со словами «реляционная база данных» ре­комендуется внимательно прочитать следующий параграф.

Представление и общие понятия об автоматизированной системе создания, ведения и обработки баз данных.

База данных- любая совокупность информации. Система управления ба­зой данных (СУБД) обеспечивает механизм манипуляции и представления ин­формации в базе данных. Реляционная база данных хранит информацию в виде логических таблиц, состоящих из строк и столбцов и называемых таблицами баз данных.

Реляционная база данных- совокупность индивидуальных таблиц, хра­нящих дискретные поднаборы информации, связанных общими полями дан­ных.

Модели баз данных.

Существует несколько моделей построения баз данных, среди которых принято выделять:

> Автономные базы данных.

> Базы данных с разделенными файлами.

> Базы данных клиент/сервер.

Автономные базы данных.Автономная база данных хранит свои данные в локальной файловой системе и СУБД, осуществляющая к ним доступ, нахо­дится на том же самом компьютере. Автономные базы данных полезны для развития тех приложений, которые распространены среди многих пользовате­лей, каждый из которых поддерживает отдельную базу данных.

Базы данных с разделенными файлами.Эти базы данных могут быть доступны многим пользователям через сеть. Ими можно манипулировать с разных машин. Базы данных с разделяющимися файлами не применяют в слу­чае, когда необходимо выполнить большое количество одновременных и тре­бующих вычислений доступов к ним.

Базы данных клиент/сервер.При таком построении базы данных доступ к базе данных для группы пользователей выполняется специальным компью­тером - сервером. В модели клиент/сервер клиент просит сервер выполнить специальное задание. Сервер ориентирован на выполнение запросов наиболее оптимальным способом.

Хотя архитектура клиент/сервер имеет большое преимущество в произво­дительности и гибкости, она имеет достаточно много недостатков. Решение клиент/сервер часто оказывается более дорогим, чем решение с разделяемыми файлами. Кроме того, программное обеспечение клиент/сервер нуждается в протоколе, в котором происходит диалог, что требует дополнительной на­стройки компьютеров и администрирования сети.

Базы данных могут быть организованы разными способами. В Microsoft Access несколько таблиц хранятся как один файл. Paradox и dBase используют для каждой таблицы отдельный файл. Системы типа клиент/сервер, такие как серверы Sybase или Microsoft SQL, хранят все данные на отдельном компьюте­ре и сообщаются с клиентом посредством специального языка - SQL.

Вместе с тем во всех технологиях присутствует традиционный набор ком­понентов (или объектов базы данных). Рассмотрим эти компоненты на приме­ре программы Microsoft Access.

4.1.2. Компоненты базы данных:

Основными компонентами базы данных являются

> таблицы,

> формы,

> запросы,

> отчеты.

При этом число компонентов в одной базе данных может быть любым.

Таблицы.

Любая база данных должна содержать не менее 1 таблицы. В реляцион­ных базах данных используется несколько взаимосвязанных таблиц. Столбцы таблицы называют полями, строки - записями.

Необходимое условие при проектировании таблиц – это использование одного из полей (как правило, первого поля) для уникальной идентификации каждой записи в создаваемой таблице. Это поле может затем служить первич­ным ключом таблицы. Ключевое поле таблицы должно быть создано разра­ботчиком базы данных. Если в процессе создания таблиц базы данных ключе­вое поле не будет задано, то программа выдаст соответствующие сообщения и может создать ключевое поле самостоятельно.

Таблицы в Microsoft Accessможно создавать в двух режимах – режиме конструктораи режиме таблицы.

Правила именования полей.Имена полей в Access могут быть до 64 символов длиной и содержать буквы, цифры и пробелы. Нельзя использовать для имен полей символы точки и восклицательного знака. Не рекомендуется также использовать специальные символы ($,#,%).

Типы данных полей и форматы.Типы данных:

• Текстовый.Текст или числа длиной до 255 символов (числа не будут использоваться в вычислениях)

• Поле МЕМО.Текст длиной более 255 символов.

• Числовой.Числовые данные, используемые для проведения вычисле­ний.

• Дата/время.Значения даты и времени.

• Денежный.Числа, отформатированные как денежные значения.

• Счетчик.Последовательно нумерует каждую запись. В таблице может содержаться только одно поле с типом данных счетчик, которое исполь­зуется как ключевое.

• Логический.Позволяет задавать поля с логическим типом данных, то есть содержащих значения типа истина/ложь.

• Поле объекта OLE.Рисунок, электронная таблица или иной объект из другого приложения.

• Гиперссылка.Связь с другим файлом или местом на Web-странице.

• Мастер подстановок.Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы.

Свойства форматирования варьируются в зависимости от типа данных поля. Например:

• Размер поля– максимальное количество символов, которое пользова­тель может ввести в это поле (применяется только к текстовым полям),

• Число десятичных знаков– количество десятичных знаков после запя­той, которые будут отображаться по умолчанию (применяется к число­вым полям).

• Значение по умолчанию- значение, появляющееся в каждой новой за­писи. Может быть затем изменено прямо в таблице или форме.

• Обязательное поле- поле, которое должно быть обязательно заполнено в каждой записи.

Для ввода данных в таблицу предпочтительнее использовать формы, од­нако ввод данных может производиться и в режиме работы с таблицами. В этом случае программа предоставляет возможность сокрытия/отображения полей, закрепления/освобождения столбца, редактирования и форматиро­вания (изменение размеров полей, стилей и размеров шрифтов и пр.), ис­пользования средств проверки орфографиии пр.

Межтабличные связи.

Наилучший путь проектирования базы данных - создание таблиц, которые хранили бы дискретные типы информации.

Например, одна таблица может содержать информацию об избирателях, проживающих в избирательном округе, другая о наказах этих избирателей, за­регистрированных агитаторами и членами участковой избирательной комис­сии.

Первичным ключом для таблицы «Избиратели» будет «Код Избирате­ля», для таблицы «Наказы» - «Код Наказа». Если поле «Код Избирателя» будет содержать и таблица «Наказы», то можно говорить, что установлены отношения между таблицамибазы данных. В рассматриваемом случае уста­навливается отношение «один ко многим»,поскольку один избиратель может давать сколько угодно наказов.

Выделяют три основных вида отношений между таблицами:

• Один к одному;

• Многие к одному (один ко многим);

• Многие ко многим.

Таблицы с отношением «один к одному»редки, поскольку всю информа­цию можно включить в одну исходную таблицу. Однако, в некоторых случаях, редко используемую информацию имеет смысл хранить в одной таблице (таб­лице детализации), а часто используемую информацию - в другой.

Тип отношений «Многие к одному»означает, что могут существовать многократные ссылки к данным в таблице детализации. Такой подход к по­строению БД полезен, потому что данные не дублируются (объем информации и место на диске), а изменение данных в одном месте воздействует на все ссылки.

Связи типа «Многие ко многим»часто реализуются с помощью промежу­точной таблицы, содержащей внешние ключи, связанные с каждой из основ­ных таблиц.

Пример.Студенты обучаются по нескольким предметам. На лекции по ка­кому либо предмету приходит группа студентов. Следовательно, между сту­дентами и учебными предметами имеется связь: «многие ко многим».

Внешний ключ –поле, не являющееся первичным ключом в данной таб­лице, но дублирующее поле первичного ключа из другой таблицы, которое ис­пользуется для связи этих таблиц.