Тема 7 Облік грошових коштів

Питання для вивчення:

1. Облік безготівкових розрахунків підприємства в національній валюті.

2. Облік безготівкових розрахунків підприємства в іноземній валюті.

3. Облік касових операцій підприємства.

4. Облік інших грошових коштів підприємства.

1.При здійсненні фінансово-господарської діяльності підприємства мають фінансові стосунки із суб’єктами підприємницької діяльності: установами, організаціями, іншими підприємствами, фізичними особами та державою. Розрахунки між ними, переважно, набувають грошової форми. Грошові розрахунки поділяються на готівкові та безготівкові, сферу яких розмежовано, але які мають між собою тісний зв’язок.

Безготівкові розрахунки– це перерахування певної суми коштів з рахунків платників на рахунки одержувачів коштів, а також перерахування банками за дорученням підприємств і фізичних осіб коштів, унесених ними готівкою в касу банку, на рахунки одержувачів коштів.

Учасники безготівкових розрахунків (банки та їх філії, підприємства, фізичні особи) відкривають у будь-яких банках України за власним вибором і за згодою цих банків рахунки для зберігання грошових коштів і здійснення усіх видів банківських операцій.

Підприємство може відкрити такі види рахунків:

- поточні рахунки,

- вкладні (депозитні) рахунки,

- рахунок для формування статутного фонду господарського підприємства.

Поточний рахунок – це рахунок, який відкривається банком клієнту на договірній основі для зберігання грошей та здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою платіжних інструментів згідно умов договору та вимог законодавства України.

Поточні рахунки, у свою чергу, бувають:

- звичайні;

- зі спеціальним режимом використання (відкриваються у випадках передбачених законодавством);

- типу «Н», які відкриваються в національній валюті офіційним представництвам та представництвам юридичних осіб-нерезидентів, які не займаються підприємницькою діяльністю на території України, представництвам іноземних банків, організаціям та установам, залученим до здійснення програм або проектів міжнародної допомоги;

- поточні рахунки типу “П”, які відкриваються в національній валюті постійним представництвам нерезидентів;

- карткові рахунки (для обліку операцій з платіжними картками);

- накопичувальні рахунки виборчих фондів;

- інвестиційними (для проведення нерезидентами інвестиційної діяльності на території України)

Для відкриття поточних рахунків підприємства подають установам банків такі документи:

1) заяву на відкриття рахунку встановленого зразка;

2) копію свідоцтва про державну реєстрацію в органі виконавчої влади, іншому органі, уповноваженому здійснювати державну реєстрацію;

3) копію належним чином зареєстрованого статуту (положення), засвідчену нотаріально чи органом, який реєструє;

4) копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік (довідка ф. №4-ОПП), засвідчену податковим органом, нотаріально або уповноваженим працівником банку;

5) картку із зразками печатки та підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства чи установчих документів підприємства надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів, завірену нотаріально або вищестоящою організацією в установленому порядку;

6) довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України;

7) копію довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчену нотаріально або органом, що видав довідку;

8) копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію підприємства у Фонді соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України як платника страхових внесків, засвідчену нотаріально або органом, що його видав.

Фізичним особам – суб’єктам підприємницької діяльності, які здійснюють свою діяльність без створення юридичної особи, поточний та інші рахунки відкриваються на їх ім’я за умови надання паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу.

Банк зобов’язаний відкрити поточний рахунок не пізніше десяти днів з моменту подання повного пакету документів.

Підприємство-резидент на території України окрім поточного рахунку (рахунків) в національній валюті має право відкрити інші рахунки іншого призначення:

- по одному рахунку у національній або іноземній валюті на кожне угоду про спільну діяльність без створення юридичної особи (відкриваються в банку, де відкрито поточний рахунок);

- депозитні рахунки в національній або іноземній валюті;

- карткові рахунки (для здійснення операцій зі застосуванням платіжних карток);

- рахунки в національній валюті зі спеціальним режимом використання, які відкриваються у передбачених діючим законодавством випадках;

- поточні рахунки в іноземній валюті.

Закриття рахунків в банку може бути внаслідок реорганізації підприємства, його перереєстрації, ліквідації, бажання власника рахунку на підставі заяви власника рахунку, рішенням органі, на який покладено законодавчо функція відносно ліквідації або реорганізації підприємства, рішення судового органу. У такій ситуації до банку подають:

- заяву про закриття рахунку;

- копію рішення учасників (копію рішення суду або відповідних органів державної влади про припинення юрособи), засвідчену ними або нотаріально;

- картки зі зразками підписів і відбитком печатки правонаступника (якщо на рахунку є гроші), засвідчену нотаріально.

Однак банк вправі й самостійно прийняти рішення про закриття рахунку. Це відбувається тоді, коли за рахунком немає залишку й операції за ним не проводили останні 3 роки.

Між банком та клієнтом укладається договір на розрахунково-касове обслуговування. Розрахунково-касове обслуговування – це надання банком підприємству на підставі укладеного між ними договору послуг, які пов’язані з переказом коштів з рахунку/на рахунок підприємства, видачею йому грошей у готівковій формі, а також здійснення інших операцій, передбачених договором.

При здійсненні розрахунків підприємства можуть застосовуватись акредитивна, інкасова, вексельна форма розрахунків, а також форми розрахунків за розрахунковими чеками та з використанням розрахункових документів на паперових носіях та в електронному вигляді у формі:

- меморіального ордера;

- платіжного доручення;

- платіжної вимоги-доручення;

- платіжної вимоги;

- розрахункового чека;

- акредитива.

Платіжне доручення – це розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів та її перерахування на рахунок одержувача. Оформляється за встановленою формою не менше ніж у двох примірниках. Платіжне доручення приймається банком для виконання протягом десяти календарних днів з дати його виписки. Банк приймає його до виконання за умови, що сума платіжного доручення платника не перевищує суму, яка є на його рахунку. Платіжні доручення використовуються в розрахунках за товарними і нетоварними платежами: за фактично відвантажену/продану продукцію (виконані роботи, надані послуги); для попередньої оплати; для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості; для перерахування підприємствами сум, що належать фізичним особам; для сплати податків і зборів до бюджетів або державних цільових фондів; в інших випадках.

Платіжна вимога-доручення – це розрахунковий документ, який складається з двох частин: верхньої – вимоги одержувача безпосередньо до платника про сплату визначеної суми коштів; нижньої – доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів та перерахування її на рахунок одержувача. Платіжні вимоги-доручення застосовуються в розрахунках усіма учасниками безготівкових розрахунків, при цьому верхня частина документу заповнюється одержувачем коштів, нижня – платником у разі згоди. Сума, на яку платник погоджується сплатити одержувачу та зазначає в нижній частині документу, не повинна перевищувати суму, яку вимагає до сплати одержувач. Банк платника приймає вимогу-доручення від платника протягом 20 календарних днів з дати оформлення її одержувачем.

Розрахунковий чек – розрахунковий документ, що містить письмове доручення власника рахунку (чекодавця) банку-емітенту, в якому відкрито його рахунок, про сплату чекодержателю зазначеної в чеку суми коштів. Розрахункові чеки використовуються у безготівкових розрахунках підприємств і фізичних осіб з метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари (виконані роботи, надані послуги). При чому чеки використовуються для безготівкових перерахувань з рахунку чекодавця на рахунок одержувача коштів і, як правило, не підлягають сплаті готівкою. Розрахункові чеки брошуруються у чекові книжки по 10, 20, 25 аркушів. Вони є бланками суворого обліку.

Акредитив – це договір, що містить зобов’язання банку-емітента, за яким цей банк за дорученням клієнта (заявника акредитива) або від свого імені проти документів, які відповідають умовам акредитива, зобов’язаний виконати платіж на користь іншої особи (бенефіціара) або доручає іншому (виконуючому) банку здійснити цей платіж. Умови та порядок проведення розрахунків за акредитивами передбачаються в договорі між бенефіціаром і заявником акредитива згідно діючого законодавства.

Інкасо – вид банківської операції, який полягає в отриманні банком грошей по різних документах (векселях, чеках тощо) від імені своїх клієнтів і зарахуванні їх в установленому порядку на рахунок отримувача коштів. На практиці інкасо використовують при розрахунках з іноземними контрагенами.

Всі операції по руху коштів на рахунку в банках здійснюються на підставі належним чином оформлених і підписаних розрахункових документів встановленого зразка.

Як платіжні інструменти також використовуються банківська платіжна картка (це спеціальний платіжний засіб у вигляді емітованої в законодавчо встановленому порядку пластикової або іншого виду картки) та вексель (цінний папір, що засвідчує безумовне грошове зобов’язання векселедавця сплатити після настання строку певну суму власнику векселя).

Оперативне ведення своїх рахунків в банку та обмін технологічною інформацією, визначеною в договорі між банком та підприємством, підприємство може здійснювати за допомогою систем дистанційного обслуговування: “клієнт-банк”, “клієнт - Інтернет - банк”, “телефонний банкинг” тощо.

Більш розповсюджений програмно-технічний комплекс “Клієнт-Банк”, який застосовується для оперативного введення клієнтом своїх рахунків у банку та в цілях обміну технологічною інформацією у формі файлів (платіжні документи, виписки з рахунків тощо).

Вказані системи на підставі дистанційних розпоряджень підприємства можуть виконувати функції надання інформаційних послуг та здійснення операцій по рахунку. Підприємство може формувати електронні розрахункові документи на основі заповнених згідно чинних вимог платіжних доручень, платіжних вимог-доручень, а також використовуючи платіжні картки. Під час використання систем банк щоденно роздруковує реєстр електронних розрахункових документів, відправлених підприємством. Реєстр завіряється підписом робітника банку, штампується банком та підшивається як первинний документ. Після отримання від банку виписки, підприємство складає реєстр електронних розрахункових документів, які були відправлені та прийняті банком до оплати.

Перевага застосування система є можливість безпосередньо з робочого місця бухгалтера представляти в банк електронні платіжні документи у вигляді файлів, сформованих на підставі належним чином оформлених платіжних доручень, платіжних вимог-доручень, платіжних карток, а також автоматизація свого поточного рахунку в банку на використання додаткової довідкової інформації. Недоліками системи є певні вимоги до технічного оснащення підприємства (наявність комп’ютера з певними технічними характеристиками, принтера, факсу або факс-модему); клієнт є активною стороною обміну інформацією з банком; клієнт не має права формувати електронні розрахункові документи на певні операції (списання коштів, акредитив тощо).

Банк реєструє всі здійснені операції по руху коштів на рахунку у виписці з рахунка, до якої додаються підтверджуючі документи. Виписка банка містить дату, залишок коштів на початок дня, номери рахунків дебітора і кредитора, коди операцій, суми, залишок коштів на кінець розрахункового дня. При отриманні виписки бухгалтер її котирує зважаючи на те, що банк, зберігаючи кошти підприємства на рахунку, вважає себе боржником, тому залишок коштів та їх надходження банк списує по кредиту, а списання (видачу) коштів – по дебету.

Для обліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунку в банку, які можуть бути використані для поточних операцій використовується рахунок 31 “Рахунки в банках”:

31 “Рахунки в банках”

При використанні підприємством журнально-ордерної форми обліку для узагальнення інформації про безготівкові розрахунки підприємства використовується журнал-ордер № 1, відомість 1.2.

В бухгалтерському обліку операції на рахунку в банку відображаються наступним чином:

- отримання готівки з каси підприємства на поточний рахунок в банк відображається по Дт 311 “Поточні рахунки в національній валюті” та Кт 301 “Каса в національній валюті”,

- отримано відпокупців за товари, роботи, послуги Дт 311 “Поточні рахунки в національній валюті” та Кт 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками”,

- одержано короткострокову позику банку Дт 311 “Поточні рахунки в національній валюті” та Кт 60 “Короткострокові позики”,

- отримано довгострокову позику банку Дт 311 “Поточні рахунки в національній валюті” та Кт 50 “Довгострокові позики”,

- одержано кошти з позабюджетних фондів на цільові програми Дт 311 “Поточні рахунки в національній валюті” та Кт 48 “Цільове фінансування і цільові надходження”,

- повернуто кошти на рахунок з бюджету Дт 311 “Поточні рахунки в національній валюті” та Кт 64 “Розрахунки за податками й платежами”;

- передано гроші з банку в касу Дт 301 “Каса в національній валюті” та Кт 311 “Поточні рахунки в національній валюті”,

- здійснено розрахунки з постачальниками та іншими кредиторами Дт 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”, 68 “Розрахунки за іншими операціями” та Кт 311 “Поточні рахунки в національній валюті”,

- здійснено передплату постачальникам Дт 37 “Розрахунки з різними дебіторами” та Кт 311 “Поточні рахунки в національній валюті”,

- повернено позику банку Дт 60 “Короткострокові позики”, 50 “Довгострокові позики” та Кт 311 “Поточні рахунки в національній валюті”,

- перераховано дивіденди учасникам Дт 67 “Розрахунки з учасниками” та Кт 311 “Поточні рахунки в національній валюті”,

- погашено заборгованість перед бюджетом Дт 64 “Розрахунки за податками й платежами” та Кт 311 “Поточні рахунки в національній валюті”,

- перераховано суми заробітної плати на особисті рахунки працівників Дт 661 “Розрахунки за заробітною платою” та Кт 311 “Поточні рахунки в національній валюті” тощо.

2. Однією з форм економічної діяльності України є зовнішньоекономічна. До видів зовнішньоекономічної діяльності відносяться:

Ø експорт та імпорт товарів (продукції, послуг, робіт, прав інтелектуальної власності тощо), капіталів й робочої сили;

Ø надання послуг іноземним суб’єктам підприємницької діяльності;

Ø наукова, науково-технічна, науково-виробнича, виробнича, учбова та інші кооперації з іноземним суб’єктам підприємницької діяльності;

Ø спільна підприємницька діяльність іноземним суб’єктам підприємницької діяльності на території України та за її межами;

Ø товарообмінні (бартерні) операції та інша діяльність, побудована на формах зустрічної торгівлі;

Ø орендні, в т.ч. лізингові операції;

Ø операції по придбанню, продажу, обміну валюти на валютних аукціонах і біржах, міжбанківському валютному ринку;

Ø міжнародні фінансові операції й операції з цінними паперами;

Ø кредитні й розрахункові операції, тощо.

Для розрахунків по операціях із зовнішньоекономічної діяльності підприємства використовують іноземну валюту.

Іноземна валюта – іноземні грошові знаки (банкноти, казначейські білети, монети), що перебувають в обігу та є законним платіжним засобом на території відповідної іноземної держави, а також вилучені з обігу або такі, що вилучаються з нього, але підлягають обміну на грошові знаки, що перебувають в обігу, кошти у грошових одиницях іноземних держав і міжнародних (клірингових) одиницях, які знаходяться на рахунках або вносяться до банківських та інших фінансово-кредитних установ за межами України.

Підприємства, що здійснюють зовнішньоекономічну діяльність для зберігання іноземної валюти та здійснення розрахункових операцій нею, відкривають валютні рахунки в комерційних банках, що мають ліцензію Національного банка України на ведення валютних операцій. Банківські рахунки в іноземній валюті поділяються на поточні й депозитні (вкладні).

Для відкриття поточного рахунку в іноземній валюті підприємство-резидент подає уповноваженому банку документи, перелік яких співпадає з переліком документів, потрібних для відкриття поточного рахунку в національній валюті. Додатково надаються інші документи: копія інвестиційного свідоцтва Міністерства фінансів України для спільних підприємств з іноземними інвестиціями, індивідуальна ліцензія Національного банка України на ведення торгівлі товарами з оплатою в іноземній валюті за умови здійснення роздрібної торгівлі.

Бухгалтерський облік валютних операцій ведеться в національній валюті України (гривнях) з відокремленням в аналітичному обліку операцій в іноземній валюті.

Основою для бухгалтерського обліку операцій в іноземній валюті є належним чином оформлені наступні групи документів: технічна документація, товарно-супроводжувальна документація, транспортна, експедиторська й страхова документація, залізнична накладна та її копія, складська документація, митна документація, документація про нестачу та псування товару, розрахункова документація, банківська документація.

Для бухгалтерського обліку в іноземній валюті необхідно враховувати: встановлений порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій з майном та зобов’язаннями, вартість яких визначена в іноземній валюті; бухгалтерський облік операцій з іноземною валютою ведеться на субрахунках 312 “Поточні рахунки в іноземній валюті”, 314 “Інші рахунки в банку в іноземній валюті”, для обліку готівки в іноземній валюті використовується рахунок 302 “Каса в іноземній валюті”; обов’язковий перерахунок в грошову одиницю України для відображення операцій в бухгалтерському обліку здійснюється по курсу Національного банку України на дату здійснення операцій в іноземній валюті; перерахунок готівки, грошових коштів в установах банків і в дорозі, грошових та платіжних документів, коштів в розрахунках здійснюється на дату проведення операції в іноземній валюті, а також на дату складання бухгалтерської звітності; для складання бухгалтерської звітності перерахунок вартості активів та пасивів в грошову одиницю України здійснюється за курсом, що є останнім за часом котируванням Національним банком України у звітному періоді.

Зміна курсу валюти в період між датою здійснення господарської операції (або датою попереднього звіту) й датою розрахунку по зобов’язаннях за цією операцією призводить до появи курсової різниці.

При веденні обліку курсових різниць необхідно визначити:

- об'єкти обліку;

- розмір балансової вартості іноземної валюти;

- звітний період, у якому були здійснені операції, зв’я­зані з рухом валютних засобів.

Об’єктом обліку при численні суми курсових різниць є:

- наявні кошти;

- засоби в установах банків;

- засоби в дорозі;

- грошові і платіжні документи;

- цінні папери;

- засоби в розрахунках з юридичними і фізичними особами;

- залишок цільового фінансування з бюджету;

- заборгованість в інвалюті.

Згідно П(С)БО 3 «Звітом про фінансові результати» усі курсові різниці умовно необхідно поділяти на:

Операційні - які виникають за активами і зобов'язання­ми підприємства, зв'язаним з операційною діяльністю;

Не операційні - які виникають за активами і зобов'язан­нями в інвалюті, зв'язаними з інвестиційною і фінансовою діяльністю підприємства.

При віднесенні курсової різниці до операційного чи не операційної необхідно керуватися тим, якою операційною, інвестиційною чи фінансовою є сама операція, в результаті проведення якої дана курсова різниця утворилася.

Позитивна курсова різниця відображається на рахунку 714«Доход від операційної курсової різниці» або на рахунку 744«Дохід від неопераційної курсової різниці»

Негативна курсова різниця - на рахунку 945– «Втра­ти від операційної курсової різниці», рахунку 974– «Втрати від неопераційної курсової різниці», з наступним списанням на рахунок 79 «Фінансовий результат».

Дебіторською заборгованістює:

Перерахування попередньої оплати за товари, роботи, послуги.

Відвантаження товарів за договором, що передбачає здійснення розрахунків в інвалюті, до одержання оплати.

Кредиторська заборгованість виникає в наступних випад­ках:

При одержанні товарів, робіт і послуг за договором, що передбачає оплату в інвалюті.

При одержанні попередньої оплати за товари, роботи і послуги.

У випадку погашення дебіторської й кредиторської за­боргованості в звітному періоді чи ж на кінець звітного періоду, необхідно робити перерахунок у зв'язку з коливан­ням офіційного валютного курсу у бухгалтерському об­ліку.

Облік дебіторської заборгованості:

а) при збільшенні курсу НБУ - виникає позитивна різни­ця між балансовою вартістю дебіторської заборгованості й офіційним валютним курсом НБУ;

б) при зменшенні курсу НБУ - виникає негативна різни­ця - це витрати.

Облік кредиторської заборгованості:

а) при збільшенні курсу НБУ - виникає негативна різни­ця - витрати;

б) при зменшенні курсу НБУ - виникає позитивна різни­ця - доход.

Наприклад.

Дебіторська заборгованість покупців перед підприємством становила 5000 $ по курсу 5,35 грн./ $ та кредиторська заборгованість перед клієнтами на суму 2000 Євро за курсом 6,10 грн./ Євро. На кінець звітного періоду курси валют становили відповідно:

$- 5.41 грн./ $;

Євро – 6,12 грн./Євро.

Відобразимо на рахунках бухгалтерського обліку данні заборгованості на кінець звітного періоду:

Операції з курсовими різницями здійснюються згідно Положення про бухгалтерський облік в іноземній валюті, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.02.96р. № 29.

Доходи й витрати в іноземній валюті, за якими формується результат від здійснення фінансово-господарської діяльності за межами України, визначаються в грошовій одиниці України по курсу Національного банка України на дату здійснення певної операції в іноземній валюті або за середнім розміром курсів. Середній розмір курсів є результатом відношення добутку величин курсів Національного банку України до кількості днів у звітному періоді.

При використанні підприємством журнально-ордерної форми обліку для узагальнення інформації про безготівкові розрахунки підприємства використовується журнал-ордер № 1, відомість 3.2.

3.Організація готівкових розрахунків підприємства здійснюється згідно Постанови Національного банку України “Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні” від 15.12.2004р. №637.

Готівкові розрахунки – це платежі готівкою підприємств та фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також по операціях, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.

Підприємства здійснюють розрахунки готівкою між собою та фізичними особами через касу.

Каса підприємства – це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів.

Розрахунки готівкою підприємств та фізичних осіб проводяться як за рахунок коштів, одержаних з банків, так і за рахунок готівкової виручки і здійснюються через касу підприємства з веденням касової книги.

Гранична сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами встановлюється постановою Правління Національного банку України. І становить 10 000грн. Платежі понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковій формі. Обмеження не стосуються розрахунків з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами, добровільні пожертвування тощо.

Підприємства можуть тримати у неробочий час у своїх касах готівку в межі, що не перевищує встановлений ліміт каси. Ліміт каси – граничний розмір суми готівки, який може залишатись у касі у неробочий час. Готівка, що перевищує встановлений ліміт, обов’язково здається в банки для її зарахування на банківські рахунки. Ліміт каси підприємства встановлюється на підставі розрахунку відповідного середньоденного показника надходжень готівки в касу або її видачі з каси. Розрахунок проводиться підприємствами самостійно на основі розрахунку, який проводиться і засвідчується підписами головного бухгалтера та керівника підприємства. Встановлений ліміт каси затверджується внутрішніми наказами підприємства.

Здача готівки здійснюється підприємством самостійно або через спеціальні служби, які згідно чинного законодавства мають право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів.

Підприємства мають право зберігати готівку в своїй касі, що одержана в установі банку для виплат, пов’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів, понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в установах банку. Готівка, що одержана в установі банку на інші виплати, має видаватися своїм робітникам в той же день. Суми готівки, що одержані в установі банку і не використані за призначенням протягом установлених строків, повертаються підприємством в установу банку не пізніше наступного робочого дня.

Видача готівкових коштів під звіт або на відрядження здійснюється згідно чинного законодавства.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами. Підзвітні особи зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт у такі строки: за відрядженням – протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження; на закупівлю сільськогосподарської продукції – протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт; на всі інші господарські потреби – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами по операціях із застосуванням платіжних карток тощо, які б згідно вимог чинного законодавства України підтверджували би факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.

Касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996р. №51 “Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій” і мають застосовуватись усіма підприємствами.

Приймання готівки касами підприємств, у тому числі й одержаної з банку, проводиться з оформленням “Прибуткового касового ордера” форми КО-1, підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. Про приймання готівки видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства, і касира, засвідчена печаткою (штампом) підприємства.

Видача готівки з кас оформляється “Видатковим касовим ордером” формою КО-2 або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових касових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо. При видачі готівки окремим фізичним особам (в тому числі і робітникам підприємства) по видатковому касовому ордеру касир вимагає пред’явлення паспорта або іншого документа, що його заміняє, записує його найменування, номер, ким та коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про отримання готівки з вказанням суми.

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів форми КО-3. Касові документи після складання касиром звіту та його оброблення в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою.

Усі надходження і видача готівки підприємства враховують у касовій книзі форми КО-4. Кожне підприємство, що є юридичною особою і має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті. Аркуші касової книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою підприємства. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. Записи в касовій книзі здійснюються в двох примірниках через копіювальний папір: перший, який є невідривною частиною листка касової книги залишається в касовій книзі, другий – відривний – є звітом касира.

Виправлення в касовій книзі, як правило, не допускаються. Якщо виправлення є, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, яка його заміщає.

За наявності на підприємстві кількох касирів старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей форми КО-5. В кінці робочого дня касири складають звіт в одержанні авансу й готівки, прийнятих за прибутковими та видатковими документами, і здають залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.

З метою контролю за схоронністю готівкових коштів на підприємствах проводяться інвентаризації каси. Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватись згідно з наказом керівника підприємства, призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації складає акт.

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства використовується рахунок 30 “Каса”:

30 “Каса”

При використанні підприємством журнально-ордерної форми обліку для узагальнення інформації про готівкові розрахунки підприємства використовується журнал-ордер № 1, відомість 1.1.

Надходження грошових коштів у касу відображається в обліку наступним чином:

- отримання готівки в касу на заробітну плату, відрядження, інші потреби відображається по Дт 30 “Каса” та Кт 311 “Поточні рахунки в національній валюті”;

- отримання грошових коштів у касу від реалізації продукції Дт 30 “Каса” та Кт 70 “Доходи від реалізації”;

- отримання грошових коштів у касу в погашення дебіторської заборгованості Дт 30 “Каса” та Кт 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками”;

- повернення невикористаних підзвітних сум Дт 30 “Каса” та Кт 372 “Розрахунки з підзвітними особами”;

- погашення векселів по Дт 30 “Каса” та Кт 34 “Короткострокові векселі одержані” тощо.

Вибуття грошових коштів з каси відображається такими записами:

- внесені з каси на розрахунковий або валютний рахунок кошти Дт 31 “Рахунки в банках” та Кт 30 “Каса”;

- сплачена з каси заробітна плата робітникам Дт 66 “Розрахунки з оплати праці” та Кт 30 “Каса”;

- сплачена готівкою з каси заборгованість постачальникам Дт 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” та Кт 30 “Каса” тощо.

4. Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових документів (у національній та іноземній валюті), які знаходяться в касі підприємства (поштових марок, марок гербового збору, сплачених проїзних документів, сплачених путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо), та про кошти в дорозі, тобто грошові суми, внесені в каси банків, ощадні каси або поштові відділення для подальшого їх зарахування на розрахункові та інші рахунки призначений рахунок 33 “Інші кошти”:

33 “Інші кошти”

Рахунок 33 “Інші кошти” має наступні субрахунки:

331 “Грошові документи в національній валюті”

332 “Грошові документи в іноземній валюті”

333 “Грошові кошти в дорозі в національній валюті”

334 “Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті”

Операції з грошовими документами та коштами в дорозі відображаються в обліку наступним чином:

- зарахована виручка на рахунки в банки та інші надходження грошових коштів Дт 311 “Проточні рахунки в національній валюті” та Кт 33 “Інші кошти”;

- оплачені путівки до санаторно-курортних установ Дт 331 “Грошові документи в національній валюті” та Кт 311 “Проточні рахунки в національній валюті”;

- видано працівникам путівки до санаторно-курортних установ Дт 949 “Інші витрати операційної діяльності” та Кт 331 “Грошові документи в національній валюті” тощо.

При використанні підприємством журнально-ордерної форми обліку для узагальнення інформації про готівкові розрахунки підприємства використовується журнал-ордер № 1, відомість 1.3.