Поняття і класифікація функцій управління

1. Характеристика функції плануванняФункції управління мають специфічний характер, особливий зміст і можуть здійснюватися самостійно, бути як не пов'язаними між собою, так і нерозривно пов'язаними, більше того, вони як би взаємопроникають один в одного. Іншими словами, в системі управління всі управлінські функції об'єднані в єдиний цілісний процес.

Анрі Файолъ на початку XX ст. виділив п'ять початкових (исходных) функцій, або елементів, адміністративного процесу: передбачення, організація, розпорядництво, узгодження, контроль. Але дуже часто говорять лише про чотири функції управління – планування, організація, мотивація і контроль.

Основні функції менеджменту характеризуються повнотою змісту, стійкістю структури, системністю і універсальністю використання в різних сферах діяльності. Головна їх особливість в тому, що кожна основна функція менеджменту є окремим процесом управління щодо вироблення методів активізації і засобів впливу на персонал і його діяльність для досягнення загальних результатів соціально-економічної системи.

Планування як основна функція менеджменту представляє собою види діяльності щодо формування засобів впливу, що забезпечують єдиний напрям зусиль усіх членів фірми на досягнення спільних цілей. Планування як процес управління включає розробку і реалізацію засобів впливу: концепцію, прогноз, програму, план. Кожен із засобів впливу має свою специфіку і умови використання.

Концепція – ідея, теоретичні і методологічні основи її розробки, обгрунтування, методи і умови реалізації. Будь-яка теоретична економічна проблема до її втілення в економіці проходить стадію формування концепції.

Прогноз – наукове передбачення можливого стану фірми, корпорації, економіки, суспільства в майбутньому. Прогнози у бізнесі розробляються по складних соціально-економічних проблемах, як правило, на довгостроковий або середньостроковий період. Найчастіше прогноз використовується в стратегічному управлінні.

Програма – закінчений комплекс завдань, заходів, робіт, об'єднаних загальною метою, має конкретний кінцевий результат, вимагає залучення значних ресурсів, здійснюється сукупністю взаємодіючих органів, організацій, осіб різних функціональних сфер.

План є складною соціально-економічною моделлю майбутнього стану організації.

Регулювання адаптує менеджмент до встановлюваних державою параметрів (податки, процентні ставки, тарифи, валютний курс) і забезпечує реагування на зміни макроекономічних параметрів (рівня зайнятості, рівня інфляції, зміни динаміки валового внутрішнього продукту).

Принципи планування:

· повнота (необхідно врахувати все);

· деталізація (глибина її визначається метою планування);

· точність;

· простота і ясність;

· безперервність;

· еластичність і гнучкість (врахування можливих альтернатив, варіативність);

· економічність (слід врахувати його корисність).

Слід чітко визначити:

· об'єкт планування (що планується);

· суб'єкт планування (хто планує);

· період (горизонт) планування (на який термін);

· засоби планування (наприклад, комп'ютерне забезпечення);

· методику планування (як планувати);

· узгодження планів (яких, з ким і на яких умовах).

Види планування

Планування можна класифікувати за декількома критеріями:

· по мірі охоплення (загальне і часткове);

· за змістом в аспекті діяльності (стратегічне, тактичне, оперативне);

· за предметом (об'єктом) планування (цільове, засобів, потенціалу, обладнання, матеріалів, фінансів, інформації, дій);

· за сферам функціонування (виробництво, маркетинг, фінанси);

· за охопленням (глобальне, детальне);

· за термінами (коротко-, середньо-, довгострокове);

· за характером жорстке і гнучке.

Способи планування:

1) Від досягнутого рівня. Цей спосіб не націлює колектив на знаходження резервів підвищення ефективності виробництва (тобто як є зараз, так плануємо і наступного року).

2) Оптимальне планування. Його мета – досягнення найбільш високих кінцевих результатів (тобто на даний момент мета визначена, наступного року – ріст). Це прогресивніший спосіб.

3) Адаптивне планування. Дозволяє гнучко реагувати на зміни в зовнішньому середовищі, тобто враховувати їх в плані і ефективно до них пристосовуватися.

Етапи планування

Стратегічне планування здійснюється у декілька етапів.

1. Визначення цілей. Першим етапом завжди має бути з'ясування, чого колектив збирається досягнути, які результати бажає отримати. Постановка цілей повинна супроводжуватися розробкою критеріїв для оцінки прогресу в досягненні цих цілей.

Принцип SMART описує вимоги до добре сформульованих цілей, які багато в чому визначають результати реалізації будь-якого плану. SMART – це абревіатура англійських слів.

Цілі мають бути:

- конкретними (Specific);

- вимірними (Measurable);

- досяжними (Achievable);

- насущними (Relevant);

- визначеними в часі (Timed/Timed - bound).

2. Генерація і оцінка варіантів. Після максимально можливого уточнення цілей, можна починати планувати, як вони досягатимуться. Цей етап включає генерацію і подальшу оцінку можливих альтернативних варіантів дій на основі певних критеріїв. Його результатом є дуже важливе рішення – варіант дій, якому віддається перевага.

3. Визначення дій. Цей етап складання переліку всіх можливих дій, необхідних для успішної реалізації вибраного шляху.

4. Встановлення черговості дій. На цьому етапі необхідно відповісти на питання: Який найкращий порядок здійснення дій? Основне завдання - з'ясувати, які справи не можуть початися до завершення інших. Саме це буде основним чинником, від якого залежить черговість дій.

5. Визначення необхідних ресурсів. На цьому етапі необхідно відповісти на питання: Які ресурси потрібні для здійснення плану (матеріали, люди, гроші, час)?

6. Перегляд плану. На цьому етапі необхідно відповісти на питання: Чи буде план працювати? Чи приведе він до досягнення поставлених цілей? Чи не пропущені які-небудь важливі заходи? Наскільки цей план гнучкий?

Якщо план не такий вже хороший, то можливі два варіанти дій:

- йти до кінця, не дивлячись ні на що;

- повернутися до етапу 2 або 3.

7. Підготовка плану конкретних дій і робочого графіку. На цьому етапі слід скласти детальний план дій, що точно встановлює, хто, що, як і в які терміни повинен зробити. Такий план повинен містити вказівки і інструкції, які дозволять виконавцям зрозуміти, що від них очікується. Крім того, такий план допоможе менеджерові координувати дії і контролювати ресурси, що часто буває дуже складно зробити.

8. Моніторинг і контроль; корекція плану у разі потреби.

Цей етап пов'язаний з практичною реалізацією плану. Моніторинг – це постійне відстежування ходу реалізації плану, того, як виконуються заплановані дії і використовуються ресурси. Методи моніторингу припускають пряме спостереження за ходом робіт, а також розгляд усної, письмової і фінансової інформації, що надається іншими людьми.