Допоміжні функції менеджменту

Координація як основна функція менеджменту є видом діяльності щодо погодження і впорядкування об'єднаних спільною метою і спільною діяльністю людей у виробництві або різних організаціях.

Стимулювання – основна функція, пов'язана з процесом активізації діяльності людей і колективів шляхом використання стимулів, важелів і способів формування інтересів і мотивів діяльності. Функція стимулювання грунтується на процесах мотивації, перетворюючи їх в стимули, що впливають на поведінку і діяльність переважно колективів і фірм.

Найдієвіше нині – економічне стимулювання працівників. Найвідчутніший стимул, що застосовується до працівника, - розмір заробітної плати і своєчасність її виплати.

Гуманізація як функція менеджменту відбиває соціальний характер менеджменту і роль людського чинника як суб'єкта і об'єкту менеджменту. Людина в системі менеджменту – не лише елемент виробництва і засіб досягнення мети, але і мета менеджменту.

В першу чергу гуманізація стосунків торкається етики діяльності, природи і механізмів дії моралі як однієї із сторін соціальної діяльності людини, особливої форми громадських стосунків і свідомості. Етика як система знань узагальнює і систематизує принципи моралі, що формуються в процесі розвитку суспільства, є основою морального виховання, формування активної життєвої позиції.

Такі риси культурної людини, як ввічливість, тактовність, делікатність, мають бути нормою поведінки. Доброзичливість, почуття міри, уміння управляти емоціями, стресами формують цивілізований стиль поведінки і сприятливий імідж менеджера. Важливе місце у складі функції гуманізації займає діяльність щодо формування і розвитку культури фірми, культури управління.

Корпоратизм – це метод господарювання, розвитку економіки і соціальних стосунків співтовариства, сукупність етичних і правових норм поведінки індивідуума в співтоваристві; це договірне співтовариство, в якому головним чинником росту добробуту людини є баланс особистих і корпоративних інтересів.

Корпоративність як нова функція менеджменту включає види діяльності щодо формування атмосфери фірми, її соціально-психологічного клімату, що забезпечує вирішення проблеми задоволеності персоналу своєю працею, спілкуванням, спільною роботою з колегами і безпосереднім керівником. Передбачається також формування корпоративної системи цільової орієнтації і цільової спрямованості, що забезпечується через виховання і переконання, усвідомлення спільності ідей і інтересів.

Корпоратизм припускає формування корпоративної культури, яка покликана сприяти широкій участі персоналу в творчих процесах розробки і ухвалення управлінських рішень. Результатом повинні стати соціальна, економічна і організаційна спільність колективу, колективний дух, наприклад, підприємництва або налаштування на нововведення. Спільність або комунікабельність, патріотизм, схильність до взаємодопомоги і підтримки можна розглядати як традиційно властиві українському менеджменту.

3. Контроль як основна функція менеджменту об'єднує види управлінської діяльності, пов'язані з формуванням інформації про стан і функціонування об'єкту управління (облік), вивчення інформації про процеси і результати діяльності (аналіз), роботою по діагностиці і оцінці процесів розвитку і досягнення цілей, ефективності стратегій, успіхів і прорахунків у використанні засобів і методів управління.

Контроль – це постійне порівняння того, шо є, з тим, що повинно бути. Контролювати може лише той, хто знає, що повинно бути, і своєчасно робити це надбанням інших. Нелюдська, цинічна влада використовує необмежений тотальний контроль: кожний в будь-який час знаходиться під підозрінням і вже тому наполовину винен... Якщо на якому-небудь підприємстві чи в установі отримують розповсюдження подібні страхи, значить в системі контролю є суттєві недоліки.

Вернер Зігерт - німецький спеціаліст з менеджменту

Функцію контролю, виходячи з її ролі в процесі управління, називають функцією зворотного зв'язку менеджменту з об'єктом управління.

У загальному вигляді контроль можна визначити як процес порівняння (співставлення) фактично досягнутих результатів із запланованими.

Контроль – процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей, який полягає в порівнянні фактичного стану фірми з певними критеріями. Контроль покликаний забезпечити правильну оцінку реальної ситуації і тим самим створити передумови для внесення коректив в заплановані показники розвитку як окремих підрозділів, так і усієї фірми.

Без цієї функції управління не можуть бути організовані усі інші функції: планування, організація і мотивація.

Контроль входить в обов'язки керівника будь-якого рівня. Правильна організація контролю дуже важлива і багато в чому залежить від мистецтва менеджера. Він має бути досить вимогливий, щоб підлеглі завжди відчували відповідальність за свої дії і рішення. В той же час по-справжньому розумний менеджер знає, що безперервно контролювати своїх підлеглих шкідливо – це заважає їх самостійності, і вони починають вірити, що без менеджера дійсно не можуть зробити ні кроку.

Суб'єктами контролю виступають державні, відомчі органи, громадські організації, колективні і колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарат об'єднань.

Об'єктами контролю є: місії, цілі і стратегії, процеси, функції і завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці.

Вимоги до контролю: постійність, оперативність, поєднання перевірки зверху і контролю знизу, об’єктивність, масовість, гласність, дієвість, плановість, економічність.

Принцип об'єктивності вимагає, щоб висновки контролерів були аргументованими, будувались на достовірних фактах, встановлених за допомогою доказів і свідчень.

Масовість і гласність передбачає всеосяжність контролю, поширення його на всі види діяльності, структурні підрозділи і усіх працівників, незалежно від виконуваних функцій. При цьому створюються умови, за яких широкій громадськості стає відомо про результати і наслідки перевірок.

Дієвість означає, що за результатами перевірок повинні вживатись заходи, спрямовані на ліквідацію виявлених недоліків.

Види контролю

Для будь-якого контролю характерними є такі компоненти: об'єкт та суб'єкт контролю (що контролюється і хто контролює), процес контролю (здійснення в часі) і результати контролю. З урахуванням того, якими будуть ці компоненти за свої змістом, і визначаються види контролю.

Види контролю

Самоконтроль стимулює у співробітників почуття власної відповідальності за результати, потребує менше часу і менших витрат, ніж будь-які інші види контролю.

Попередній контроль реалізується через правила, процедури. Його основні важелі закладені в процесі реалізації таких функцій менеджменту, як планування та організація.

Поточний контроль найбільше втілює в собі таку його рису, як неперервність здійснення, і полягає у корекції виникаючих відхилень у процесі виконання прийнятих рішень. Частіше всього об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, які виникають і пропозицій щодо удосконалення роботи дозволять запобігти відхиленням від намічених планів та інструкцій. Якщо дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні труднощі для всієї організації.

Заключний контроль відповідає заключним станам здійснення певних робіт, дає результати для їх прогнозування, сприяє мотивації.

За ступенем охоплення роботи контроль може бути вибірковим та суцільним, в залежності від того, який її обсяг йому підлягатиме. Вибірковому контролю, як правило, підлягають ті рішення і розпорядження, для яких строки виконання не мають великого значення.

Крім цього, контроль може здійснюватися у відкритій формі, коли про нього заздалегідь повідомляється підконтрольним, або таємно, коли факт його проведення невідомий.

За джерелом використання інформації контроль поділяють на документальний і візуальний. До документального контролю відносяться різні перевірки, ревізії, спеціальні обстеження, коли використовуються великі масиви різноманітної інформації, плани, договори, нормативи, статистична звітність і ін.

«Контроль — це мистецтво управління. Менеджер не може навчитися цьому мистецтву зі слів, він повинен пройти відповідну практику».

Помилки при здійсненні контролю, на які вказують Вернер Зігерт і Лючія Ланг:

· Контроль не повинен зводитися до інцидентів. Нормальний контроль — це неперервний процес ділового спілкування з працівниками. Він не повинен приурочуватися до яких-небудь випадків. Необхідно допомагати співробітникам переборювати недоліки, вступати з ними в контакт.

· Тотальний контроль породжує неохайність. Є керівники, які вважають, що все, що "не пройшло через їхні руки", може містити помилки. Тому вони намагаються контролювати буквально все.

· Таємний контроль викликає лише розчарування. Такий контроль вважається аморальним. Він здійснюється методом таємного огляду, а тому викликає невдоволення в більшості людей.

· Контролюйте не тільки улюблену дільницю. Не слід настирно контролювати своїх заступників, яким ви делегували свої колишні повноваження.

· Контроль — не проформа. Керівник — демократ часто так задовільняється роботою своїх підлеглих, що соромиться їх контролювати. Хто ухиляється від контролю, той нехтує інтересами своїх підлеглих.

· Не контролюйте через недовіру. Підозрілість свідчить про невпевненість у собі.

· Не тримайте своїх висновків при собі. Слід доводити отриману негативну інформацію до співробітника, не зволікаючи часом. Так можна встановити з ним ділові стосунки й покращити справу.

При здійсненні контролю за основними змінними (час, об'єм, вартість, якість, ступінь досягнення цілі) слід дотримуватись наступних вимог:

· контроль не повинен обмежуватися інцидентами, як і не здійснюватись тотально, що може породжувати недбалість в роботі, приховане або відкрите невдоволення контрольованих працівників;

· ширше використовувати при здійсненні контролю принцип виключення, коли контролюються не всі операції чи процеси, а тільки ті з них, які виходять за межі допустимих відхилень;

· не контролювати через недовіру до підлеглих, позбутися підозрілості;

· не використовувати критичну інформацію як козирну карту про недоліки в роботі;

· за всіх умов контроль не повинен пригнічувати працюючих, викликати напруження в колективі, конфліктні ситуації.

Навпаки, завдяки усуненню виявлених недоліків в роботі і об'єктивній оцінці діяльності працівників, ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує почуття впевненості і задоволення роботою у працюючих.

Ефективному контролю притаманні такі характеристики:

· стратегічна спрямованість, аналіз ключових питань діяльності організації, а не зосередження на незначних недоліках роботи;

· орієнтація на досягнення конкретного результату (усунення відхилень від програми діяльності, розробка рекомендацій тощо);

· систематичність, постійна перевірка виконання і аналіз фактичної ситуації; епізодичний і нерегулярний контроль не дозволяє своєчасно одержувати інформацію і реагувати на процеси, що відбуваються;

· своєчасність або, точніше, завчасність контролю, попередження порушень;

· простота, пристосування параметрів контролю до виробничих потреб;

· об'єктивізація контролю, використання надійної інформації;

· вміле використання категорій формальної логіки: мислення, судження, умовисновки; поняття, визначення, аналіз, синтез і т. п.