Ориентированная на проект

В матричной структуре члены проектной организации подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям линейных подразделений и функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Исполнители остаются на своих местах, а работы по проектам включаются в планы соответствующих подразделений. Руководитель проекта обладает проектными полномочиями, которые могут варьировать от почти линейной власти над всеми аспектами проекта, до практически чистых штабных полномочий. Руководители отвечают за планирование проекта, интеграцию всех видов деятельности, контролируют его выполнение, распоряжаются всеми видами ресурсов, выделенными под проект.

Данная структура обеспечивает целевую ориентацию системы управления, характеризуется высокой степенью адаптации, максимально полным использованием знаний и информационных ресурсов, организацией директивных связей по многолинейному принципу, наличием приоритетов при распределении ресурсов. Тем не менее, для матричной структуры характернысложность разделения власти и подчиненности, конкуренция за ресурсы и конфликты, высокий уровень организационной сложности.

Так как матричная структура представляет собой комбинацию двух организационных подсистем – функциональной и продуктовой (проектной), то основной задачей руководства становится поддержание баланса между двумя структурами (табл.55).

Таблица 55 - Характеристика матричной структуры организации

8) использование структуры на основе рабочих групп (рис.28), которая ориентирована на постоянную перестройку организации в соответствии с возникающими новыми задачами, когда сложный комплексный проект «дорабатывается» по ходу, кардинально изменяется и корректируется.

Рисунок 28 - Организационная структура управления на основе рабочих групп

Вся организация состоит из рабочих групп. Рабочая группа высшего уровня – это руководитель и руководители функциональных подразделений (главный конструктор, главный технолог, главный экономист и т.д.). Все подразделения также состоят из рабочих групп, решающих конкретные задачи (вплоть до рабочих бригад). Любой проект представляет собой комбинацию рабочих групп.

Достоинства структуры на основе рабочих групп заключаются в следующем:

· реализуется концепции групповой формы работы (поощряются взаимопомощь, взаимозаменяемость, личная ответственность, ориентация на запросы потребителей, активное сотрудничество в решении проблем);

· менеджмент носит характер квалифицированных консультаций и опирается на достижение группового согласия;

· существенно меняются требования к квалификации работающих (предпочтение отдается людям с универсальными знаниями и навыками, способными обеспечить взаимозаменяемость и гибкость при смене выполняемых бригадой заданий);

· сочетание коллективной и индивидуальной ответственности за качество работы и ее конечный результат резко снижает необходимость в строгом контроле извне и в промежуточном учете выработки;

· оплата труда направлена на стимулирование в первую очередь экономически выгодного сотрудничества и заинтересованность в росте доходов и прибыли.

Основной проблемой, которая возникает при применении структуры на основе рабочих групп – горизонтальная координация работ взаимосвязанных групп;

9) организация внешних венчуров, т.е. совместного исследовательского центра компаний-партнеров, использующих результаты НИОКР на паритетных началах. Есть риск, что партнер со временем может превратиться в конкурента;

10) выделение нового предприятия, образовавшегося как результат успешной коммерциализации проекта (дивизиональная структура). Получение предприятиями финансовой независимости и самостоятельности мотивирует участников других, выполняемых в компании проектов, к активной предпринимательской деятельности.

11) Кооперирование с поставщиками или сбытовыми организациями, в которых лежат «корни» нововведения, при этом проектная команда уходит из компании для решения поставленной задачи.

Решение об обособлении проектной деятельности не является простым: выбор способа и полноты выделения проектной структуры зависит от его уникальности. Если разработка новых продуктов инициирована службой маркетинга или производства, то исследовательская группа должна работать в тесном контакте с ними. Если же проект связан с принципиально новыми идеями, то его следует полностью отделить от производственных подразделений. Но следует учесть, что чем сильнее обособлена «резервация», тем, как правило, меньше общего между результатами работы подразделения НИОКР и обычной деятельностью компании.

В любом случае необходимо стремиться к обеспечению организационной гибкости. В некоторых компаниях исследователи и специалисты легко переходят из проекта в проект, обеспечивая расширение или сокращение масштаба работ. Данный подход, как правило, осуществляется в рамках принятия бюджетов реализуемых проектов, утверждающихся ежегодно. У компании есть возможность концентрировать усилия для завершения перспективных или срочных проектов, а также безболезненно для работников прекращать реализацию неудачных проектов.

Офис проекта

Офис проекта – специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникативных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.

Основное назначение офиса проекта – обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специального программного обеспечения, средств коммуникаций.

Офис проекта – это оптимальным образом организованная среда, где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры, хранить проектную документацию.

В российской практике управления проектами идеология офиса проекта практически не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде пони­мается как определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе:

· головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, коммуникации, компьютерная техника;

· виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.

Такой подход определяет 30—40% экономии затрат на проекты и времени их реализации.

В многопроектной системе офис проекта, пред­ставляет собой многоуровневую систему:

на первом уровне рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих пла­нирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются тра­диционные инструменты и информационные технологии мони­торинга проектов;

на втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рациональ­ного наполнения. Базовыми на этом уровне являются: инстру­менты тендеров, стратеги­ческого менеджмента, управления общими ресурсами и управ­ления качеством в проектах; на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.

В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом.

Основные требования к организации офиса проекта следующие:

· наличие реального управленческого офиса — помещения;

· обеспечение единых внутрифирменных стандартов подготовки и сопро­вождения проектов;

· применение информационной технологии управления проектами;

· формирование базы данных и шаблонов типовых решений по проектам;

· наличие компьютерной сети, сообщающейся с Интернет;

· создание виртуального офиса на базе компьютерных сетей, обеспечи­вающего функционирование команды проекта в режиме ре­ального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.

Основа виртуального офиса — распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными ба­зами данных и знаний, вести единый учет, контроль, монито­ринг работ по проекту, проводить видеоконференции, телеком­муникационные совещания в реальном режиме времени.

Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами. Такой проектный офис содержит две группы программных средств в рамках технологии «клиент—сервер» или иной сетевой техно­логии:

первая группа программных средств размещается на сер­вере и включает средства ведения баз данных для взаимодействия проекта с менеджерами;

вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Internet поддерживает функ­ции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом исполь­зование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный те­лефон» делает виртуальную часть офиса мобильной.

Основные принципы проектирования офиса проект:

· информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по времени и издерж­кам его выполнение;

· должно быть исключено дублирование бизнес-операций;

· менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процес­са, должны быть связаны средствами коммуникаций и локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции;

· выбор и внедрение программного обеспечения должны реализовать работу полноценного электронного офиса как единой интегральной Intranet-среды, рег­ламентирующей все взаимосвязи сотрудников, организующей ра­боту с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. Электронный офис проекта создается как система, ориенти­рованная в первую очередь на работу с информацией в виде до­кументов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными процедурами.

Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютерно-опосредованную организационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различных местах. Все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного применения.

Объединение ресурсов при созда­нии виртуальных офисов проектов характеризуется территори­альной независимостью, при которой принятие решений и ре­шение задач по принципу разделения труда происходят независимо от региональных границ. Сотрудничество членов команды про­екта носит временный характер или организуется на опреде­ленный срок.

Пространство виртуализации включает четыре категории явлений:

· виртуальный рынок, под которым понимаются предлагаемые системой Internet коммуникационные и информационные услуги коммерческого назначения;

· виртуальная реальность, т.е. имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, кото­рое одновременно является и средой, и инструментом. В качестве инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды — дает возможность мысленно предста­вить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и обору­дование до того, как они обретут реальное существование. Ос­новные области использования результатов этих исследований - создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуаль­ное планирование труда и производства;

· внутриорганизационные сети, объединяющие в целостную сеть отдельных со­трудников (членов команды проекта) с помощью современных информационных и коммуникационных технологий. Внутриорганизационные сети включают объемы ра­бот на дому и работ с использованием средств телекоммуникаций, а также работ с применением банков знаний или сетей знаний;

· межорганизационные сетевые объединения, или виртуальные инфраструктуры.

Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется САLS. Сегодня САLS по своей сути - глобальная стратегия повышения эффективности бизнес-процессов, выполняемых и ходе жизненного цикла проекта, продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации, порождаемой на всех этапах жизненного цикла.

Средствами реализации данной стратегии являются САLS - технологии, в основе которых лежит набор интегрированных и формационных моделей — самого жизненного цикла и выполняемых в его ходе бизнес-процессов, продукта, производственной и эксплуатационной среды.

Стандарты САLS покрывают весь спектр потребностей пользо­вателей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу данных, хранение данных, документацию и многое дру­гое для всех приложений.

В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеоло­гия интегрированной Интранет-среды (Intranet), которая пред­ставляет собой технологию управления коммуникациями проек­та, и в этом ее отличие от Интернет — технологии глобальных коммуникаций.

Порядок проектирования и создания офиса проекта следующий:

1. Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов команды проекта.

2. Выявление требований структуры и процессов к техническим и организационным решениям с точки зрения использования различных ресурсов.

3. Проектирование территориальной структуры бизнес-процессов и их оптимизация.

4. Определение пространственно-планировочных решений.

5. Проектирование информационной системы проекта.

6. Проектирование программного обеспечения проекта.

7. Проектирование аппаратного обеспечения проекта (локальные и распределенные сети проекта).

8. Проектирование средств и каналов связи.

9. Проектирование интерьера и мебели.

10. Определение потребностей в средствах передвижения.

11. Разработка бюджета инвестиций в офис проекта.

12. Разработка бюджета текущих расходов.

Резюме

Организационная структура — важный механизм управления проектом. Она дает возможность реализовывать всю совокупность функций, процессов и операций, необходимых для достижения поставленных перед проектом целей. Организационная структура – основа формирования и осуществления деятельности команды проекта.

Идеология офиса проекта — новая в российской деловой тике, для которой устойчивая организационная структура и офис для сложившейся организационной структуры являются услови­ями ведения бизнеса.

В практике развитых стран все большее внимание уделяется созданию гибких и адаптивных организационных структур и вир­туальных инфраструктур для управления бизнесом и, в частно­сти, для управления проектами. Виртуальная, территориально распределенная структура офиса проекта, базирующаяся на про­граммно-коммуникационных средствах, единой информацион­ной базе, адекватно отвечает идеологии управления проектом.

Контрольные вопросы и задания

1. Какие структурные компоненты организации Вы знаете? Насколько они взаимосвязаны?

2. Что является первичным в системе «бизнес-организация»? а в соотношении «бизнес-процессы—организационная структура»?

3. Каковы требования к структуре управления организацией?

4. Каковы критерии классификации организационных структур управления?

5. Каким образом оптимизация организационной структуры изменяет эффективность предприятия?

6. Какие организационные типы структур наиболее распространены
в рыночной экономике? Опишите их.

7. Назовите особенности формирования матричной структуры управ­ления. Опишите их преимущества и недостатки.

8. Какие задачи решаются в процессе проектирования оргструктур
управления?

9. Опишите требования и принципы, положенные в основу проектирования оргструктур.

10. Проанализируйте различные варианты развития организации для
компаний разных типов. Какой из них наиболее подходит для вновь
созданной компании? Какой — для компании, давно «обосновав­шейся» на рынке?

11. Какие внутренние факторы организации влияют на ее структуру?
Они характерны для всех компаний или нет?

12. Какие нетрадиционные составляющие включаются в понятие
«офис проекта»?

13. В чем главные различия понятий «офис проекта»
и «офис компании»?

14. В чем специфика виртуального офиса проекта?

15. В чем главная специфика виртуальности офиса по сравнению
с традиционными офисами?

16. В чем различия виртуального и электронного офиса?