Державна уніфікована система документації. Основні положення

Цей стандарт призначено для використання міністерствами (відомствами), підприємствами, організаціями усіх форм власності з метою впорядкування інформаційних документопотоків. Забезпечення умов для автоматизованого оброблення інформації з додержанням принципів переходу до безпаперового документообігу не є об'єктом цього стандарту

Стандарт визначає загальні положення з уніфікації управлінської документації та правила узгодження затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів (УФД) у складі державної уніфікованої системи документації (ДУСД).

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у Державному класифікаторі управлінської документації за їх належністю до певних систем документації. Кожна уніфікована форма документа ідентифікується за допомогою цифрових позначень.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

ДКУД містить такі класи:

1) організаційно-розпорядча документація (код 02);

2) первинно-облікова документація (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

5) звітно-статистична документація (код 06);

6) планова документація (код 07);

7) ресурсна документація (код 08);

8) торговельна документація (код 09);

9) зовнішньоторговельна документація (код 10);

10) цінова документація (код 13);

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);

12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);

13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14) документація з Пенсійного фонду (код 20);

15) словниково-довідкова документація (код 21).

Ідентифікація УФД здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків (рисунок 1).

ХХ ХХ ХХХ

---- ---- -----

Клас форми ----------------- | |

Підклас форми ---------------------- |

Реєстраційний комер форми ---------------------------

Рисунок 1 - Структура кодового позначення УФД

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, включена до Державного класифікатору управлінської документації як самостійна система, являє собою сукупність стандартів,інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання,спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення тощо, - всього 73 уніфіковані форми документів.

Основними термінами та визначеннями цього стандарту ДСТУ 3843-99:

Документ – оформлений згідно з установленим порядком матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (згідно з ДСТУ 2732).

Уніфікована форма документа (УФД) – сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, вирішуваних у певній галузі діяльності, і розміщених за певними правилами на носії інформації.

Система документації – сукупність взаємозв'язаних документів, використовуваних у певній сфері діяльності (ДК 010).

Уніфікована система документації(УСД) – створена за єдиними правилами та вимогами система документації, що містить інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності (згідно з ДК 010).

Державна уніфікована система документації (ДУСД) – призначена для організації здійснення процесів створення і впровадження уніфікованої управлінської документації система, що забезпечує функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, організацій, установ, а також їхню взаємодію з фізичними та юридичними особами усіх форм власності.

Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою особою і відповідно оформлений (ДСТУ 2732).

Копія (документа) – документ, який точно відтворює інформацію іншого документа, а також усі його зовнішні ознаки чи частину їх (ДСТУ 2732).

Оригінал офіційного документа – перший або єдиний примірник офіційного документа (ДСТУ 2732).

Дублікат документа – повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу (ДСТУ 2732).

Формуляр-зразок – модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732).

Бланк (офіційного) документа – стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа і місцем, відведеним для змінної (ДСТУ 2732),

ДСТУ 4163-2003