Сортировка данных в запросе

Записи в запросе (наборе Dynaset) могут быть рассортированы в алфавитном порядке или числовым способом в возрастающей или убывающей последовательности. Сортировку можно производить по содержимому нескольких полей. Для сортировки необходимо щелкнуть мышью в спецификации на ячейке Sort того поля, по которому необходимо произвести сортировку и указать способ сортировки: Ascending (По возрастанию) или Descending (По убыванию), который выбирают из списка, not sorteol– позволяет отказаться от сортировки.

Отсортированные поля группируются в левой части окна спецификациями.

Подавление индикации полей в запросе (Show)

В спецификации запроса можно при необходимости отключить индикацию поля в Dynaset. Можно отключить индикацию и того поля, по содержимому которого производится сортировка.

Для индикации используется строка Show (Вывод на экран) – наличие отметки.

Проведение вычислений.

Можно производить вычисления в запросе, задавая некоторую функцию в каждом поле, обрабатывающую его содержимое.

Результат обработки появится в Dynaset.

Функция обработки задается в строке Total (Групповая операция), которая появляется после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческой литерой сигма. Функцию выбирают, развернув список возможных значений.

Вычисляемые поля в запросах.

При создании запроса можно добавить в бланк вычисляемые поля. Это временные поля, в которые заносятся результаты вычислений над значениями других полей. Например, у вас есть таблица с полями: Начало больничного, Конец больничного, необходимо вычислить количество дней пропуска по больничному листу без учета выходных. Для вычисления можно использовать арифметическое выражение [Конец больничного]-[Начало больничного]+1.

В Access при вычислениях используются поля числовых типов, текстовых, логических и типа даты/время.

При записи всех типов выражений имена таблиц и имена полей нужно:

заключать в квадратные скобки ([]), разделяя их точкой (.) или восклицательным знаком (!). имена таблиц можно не указывать, если в выражении используются имена полей одной таблицы или текущего запроса;

при записи выражений можно использовать знаки арифметических операций, операции &, логические операции.

При создании вычисляемого поля необходимо:

Установить курсор в строку Поле свободного столбца;

На панели инструментов нажать кнопку Построить, открыв окно построителя выражений;

Ввести имя создаваемого поля, обязательно завершив его двоеточием (:), и выражение. Если имя нового поля не введено, Access выражению при своит имя по умолчанию: Выражение1.

Рассмотрим примеры вычисляемых полей различных типов.

Выражение числового типа. Полный возраст можно вычислить следующим образом:

Возраст: (Date()-[Дата рождения])/365.

Выражение текстового типа. Для создания полного адреса в одном поле создадим выражение:

Адрес: [Индекс]&”, г.” & [Город] &”,” &”ул. ”& [Улица] &”,”& [Дом].

Для формирования фамилии с инициалами используется выражение:

ФИО: [Фамилия]&””& Left ([Имя],1)&”!”& Left ([Отчество],1) &”.”.

Здесь используются функция Left(Поле, n), которая позволяет выделить из текстового Поля n левых букв.