Учетные регистры, формы бухгалтерского учета

Таблица 7.2 – Классификация бухгалтерских документов

Первичные учетные документы также можно классифицировать: по содержанию фактов хозяйственной жизни – денежные, материальные, расчетные; по степени типизации – типовые и специальные; по сроку исполнения – срочные и несрочные; по подлинности исполнения – подлинники, копии, выписки, дубликаты. Кроме того, различают документы по способу их заполнения – выписаны от руки (ручные) или с помощью средств вычислительной техники (машинные); по виду носителей информации – бумажные (выписываемые на бумаге) и безбумажные или электронные, хранящиеся в электронном виде на жестком диске пользователя ЭВМ, лазерном диске и т.п.

Учетные регистры, формы бухгалтерского учета

Проверенные и обработанные первичные документы группируются по определенным признакам и записываются в учетные регистры, т.е. в специальные таблицы для систематизации, обобщения и накопления учетной информации.

Учетный регистр – документ, в котором производится накопление, группировка и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, в натуральном и (или) стоимостном выражении.

Существует большое количество разных учетных регистров, которые классифицируются следующим образом.

♦ По внешнему виду регистры бывают: книги, карточки, свободные листы, электронные документы и таблицы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные (сшитые), разграфленные листы, которые пронумерованы, прошнурованы и на последней странице скрепляются печатью и подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Примером служит кассовая книга. Книги обеспечивают лучшую сохранность учетных данных, так как листы нельзя изъять или заменить. Но есть и недостатки: книгу может вести только один работник и это регистр ручного, т.е. низкопроизводительного, труда.

Карточки представляют собой отдельные листы плотной бумаги и определенного формата. Для сохранности карточек их регистрируют в специальной описи и хранят в картотеках (ящиках). Карточки могут вестись несколькими бухгалтерами как вручную, так и с помощью ЭВМ (карточка может быть вставлена в принтер и таким образом заполнена механизировано).

Свободные листы в качестве учетных регистров очень распространены, например, ведомости различной формы и назначения. Свободные листы больше карточек по формату и объему информации. Свободные листы могут сшиваться в журналы (например, журналы-ордера).

Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность (Закон РБ «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» №113-З от 28.12.2009). Электронные документы создаются и существуют в виртуальной компьютерной среде, в том числе, они могут являться сводными регистрами учета, например, выписки банка в системе Клиент-Банк. Электронные документы могут просматриваться на экране компьютера или распечатываться на принтере (бумажные копии электронных документов). В настоящее время многие электронные документы людьми не просматриваются вовсе, например, транзакции в системе SWIFT. Для работы с бухгалтерской информацией на компьютере широко используются электронные таблицы, например, Excel.

♦ По назначению учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры – это такие регистры, в которые документы записываются в последовательности по времени их составления (по датам). Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций.

Систематические регистры – это регистры для учета однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций с помощью счетов и двойной записи. Например, Главная книга, журналы-ордера.

Комбинированные регистры сочетают хронологическую запись информации с её группировкой. Например, во многих в бухгалтерских книгах хозяйственные операции отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам.

♦ По видам учета и степени детализации информации регистры делятся на регистры аналитического и синтетического учета.

Регистры аналитического учета служат для отражения детализированной информации по аналитическим счетам. В регистрах аналитического учета могут применяться только натуральные измерители (например, как в карточке складского учета материалов) или же одновременно: натуральные, трудовые и денежные измерители (например, лицевые счета по начислению заработной платы работников). Содержание хозяйственной операции в регистрах аналитического учета записывается детально, со всеми необходимыми пояснениями.

Регистры синтетического учета служат для получения сводной информации по синтетическим счетам и субсчетам (Главная книга).

♦ По признаку унификации регистры бывают:

• типовые, используемые для организаций различных отраслей народного хозяйства,

• отраслевые, используемые для организаций определенной отрасли.

♦ По времени ведения регистры бывают годовые (Главная книга), поквартальные и помесячные (журналы-ордера). Записи в учетных регистрах ведутся вручную или с помощью ЭВМ.

Все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учете, должны представляться в бухгалтерию предприятия в установленном порядке к определенному сроку для проверки с точки зрения законности отраженных в них операций, правильности оформления и для последующей обработки и группировки. Информация, содержащаяся в первичных документах, систематизируется и накапливается в учетных регистрах. Информация из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность по следующей схеме: первичные документы => учетные регистры => бухгалтерская отчетность и баланс. Таким образом, обработка учетной информации происходит в учетных регистрах.

Учетные регистры; набор строк, граф, итогов в них; сочетание регистров; техника записей в них – определяют конкретную форму построения бухгалтерской обработки учетной информации.

Форма бухгалтерского учета – совокупность различных видов учетных регистров, техники обработки учетных данных, последовательности и способа учетных записей в них.

Организациям предоставлено право самостоятельно выбирать наиболее удобную для них форму построения учетного процесса. Организации сами решают: какие регистры лучше использовать, вести их вручную или автоматизировано. На практике сложилось несколько типовых форм бухгалтерского учета, традиционно их называют по названию наиболее используемого регистра учета: журнально-ордерная, книжно-журнальная, упрощенная. В последнее время развивается автоматизированная форма учета.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает ежедневные записи операций в журналы-ордера, на основе первичных и сводных документов, накопительных ведомостей или разработочных таблиц. Журнал-ордер является основным учетным регистром, в котором сочетаются систематические и хронологические записи, а также записи по синтетическим и аналитическим счетам. Итоговая информация из журналов-ордеров переносится в главную книгу, которая ведется в течение года с выделением отдельной страницы для каждого синтетического счета. Она предназначена для обобщения текущего учета, проверки произведенных записей по балансовым счетам и для составления бухгалтерского баланса. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета применяется в основном в крупных организациях с большим числом отделов и счетных работников.

Книжно-журнальная форма бухгалтерского учета использует в качестве основных учетных регистров книги и журналы. В них записываются данные об операциях, совершаемых постоянно и в массовом масштабе. По итогам журналов составляют мемориальные ордера. В некоторых случаях на хозяйственные операции, которые не затрагивают основные счета, выписывают разовые или сводные мемориальные ордера.

Мемориальные ордера фиксируют в регистрационном журнале, а затем их записывают в Главную книгу. В ней по каждому счету подсчитывают обороты за месяц и определяют конечное сальдо. На основании показателей Главной книги составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам, которую используют для заполнения бухгалтерского баланса. Книжно-журнальная форма учета используется в основном в организациях потребительской кооперации.

Упрощенная форма бухгалтерского учета предусматривает ведение книги (журнала) учета хозяйственных операций. Она содержит все счета, применяемые в организации и совмещает синтетический и аналитический учет. Записи в Книгу производятся в хронологическим порядке с одновременной группировкой по счетам. Книга позволяет определить наличие объектов учета на конкретную дату, а также составить бухгалтерскую отчетность. В отдельных случаях могут оформляться ведомости по различным участкам учетных работ. Упрощенная форма учета применяется в основном в организациях малого бизнеса и индивидуальными предпринимателями.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета основана на значительном использовании электронной вычислительной техники и современных технологий сбора и обработки данных. Автоматизация бухгалтерского учета является объективной необходимостью в связи с неуклонным ростом объемов учетной информации. Ручные технологии уже не справляются. Автоматизированная форма бухгалтерского учета предполагает одноразовый ввод первичной информации, создание информационной базы, обработку данных в соответствующих программах их систематизации, формирование разнообразной выходной информации (машинограмм). Данная форма учета отличается большим разнообразием вариантов, что обусловлено возможностями применяемой техники и программного обеспечения.