Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета

Хозяйственная деятельность организации связана с большим объемом документов, поступающих в организацию со стороны и создаваемых самостоятельно. Чтобы обеспечить эффективное управление делами, любая организация должна разработать свою систему документооборота, которая будет применяться ею в дальнейшем. Утверждая порядок документооборота, организация действует не только в своих интересах, но и выполняет требования законодательства о правилах документооборота.

Документооборотомназываетсяпуть, который проходят документы от момента их создания (получения) до завершения их исполнения и сдачи в архив.

Существуют следующие способы организации документооборота:

· бумажный– означает, что все хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя;

· электронный – подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются на компьютере в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от подделки и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.

· смешанный– предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.

В целях построении рационального документооборота, который бы обеспечивал оптимальное количество подразделений, исполнителей, а также минимальный срок для учета каждого первичного документа составляется график документооборота. Он создается руководителем бухгалтерской службы (главным бухгалтером) и содержит схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов выполняемых различными службами организации. Результатом правильного составления графика является: наилучшее распределение должностных обязанностей между сотрудниками, усиление контрольных функций учетных операций, ускорение движения документов, повышение уровня автоматизации учетных работ.

Любой первичный документ в бухгалтерском учете имеет свой путь движения. Несмотря на это, можно выделить общие этапы движения всех первичных документов (рис. 7.2).

Рис. 7.2 – Этапы документооборота в организации

Начальным этапом документооборота является процесс составления документа. Это подразумевает отражение в документе всех реквизитов, необходимых для характери­стики и подтверждения факта совершения хозяйственной опе­рации. Лица, составившие и подписавшие документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также несут ответственность за достоверность содержащихся в документах данных.

При оформлении первичных документов могут возникать ошибки, которые следует исправить на этапе проверки документа.

Различают три основные потока документации: входящие документы (поступают от других организаций), исходящие документы (создаются работниками организации и отправляются другим организациям), внутренние документы (создаются и используются работниками внутри организации).

После составления или получения документов происходит передача документов в бухгалтерию. На этом этапе вся документация подлежит обязательной бухгалтерской приемке, когда бухгалтерия устанавливает соответствие сводного документа прилагаемым первичным, а затем проверке, проводимой на предмет соответ­ствия документа установленным правилам.

Принятые от исполнителей и полностью соответствую­щие предъявляемым требованиям документы подлежат бухгалтерской обработке. Основные процедуры (способы) бухгалтерской обработки документов: таксировка, группировка, контировка (таблица 7.3). В компьютерных системах документы ещё могут сортироваться по различным признакам, например, по номеру.

Таблица 7.3 — Способы бухгалтерской обработки документов

После обработки документов и использования находящейся в них информации для целей учета все документы подлежат сдаче в архив для хранения. Этим обеспечивается возможность получения и проверки информации в любое время после совершения хозяйственных операций исходя из сроков хранения различных видов документов.