Способы исправления ошибок в документах и учетных регистрах

Общее требование к бухгалтерским документам: они должны вестись аккуратно и без помарок, адекватно отражать факты хозяйственной жизни. Своевременное и правильное оформление учетных документов, достоверность содержащихся в них сведений обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Однако при оформлении бухгалтерских документов могут быть допущены ошибки и искажения данных, отражающих факты хозяйственной жизни. Подобные недостатки должны устраняться из документов в ходе их проверки. В большинстве первичных документов допускается производить исправления.

В ряде документов исправления запрещены или невозможны, это:

- приходные и расходные кассовые ордера;

- Кассовая книга;

- банковские платёжные документы, оформленные на бумажном носителе;

- электронные документы, которые уже были подписаны и закрыты электронными подписями.

Если в названных документах допущена ошибка, то их следует составить заново.

Ошибки в документах могут быть связанны с описками, пропусками, неверными арифметическими расчетами, неточностями в корреспонденции счетов, в сумме проводки, в датах и др. Ошибки могут быть результатом злоупотреблений.

Чтобы обнаружить допущенные ошибки применяются следующие приемы:

• повторная сверка записей в учетных регистрах и первичных документах;

• сверка итогов оборотных ведомостей аналитического и синтетического учета;

• метод контрольных чисел (при автоматизированной форме учета);

• встречная проверка нескольких копий документа;

• проведение инвентаризации и др.

Нахождение ошибки еще не означает ее обязательного исправления. Значение имеет, где и на каком этапе обработки информации обнаружена ошибка, например, в кассовые и банковские документы внесение исправлений не допускается. В этом случае составляется новый документ. В других документах исправления возможны только после согласования с участниками этих экономических событий. Если ошибка обнаружена в отчетности после ее представления пользователям, то она исправляется в первом отчетном периоде после ее обнаружения.

Обнаруженные ошибки в учетных документах могут быть исправлены следующими способами:

● корректурным – применяется для исправления ошибок, допущенных в результате описок в документах (до подведения итогов), неправильного под-счета итогов в учетных регистрах, а также записей не в тот учетный регистр, которые следует из бухгалтерской проводки. Исправление производится путем зачеркивания неправильных данных и надписи правильных данных, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправленному верить» с указанием даты исправления;

● дополнительной учетной записи – когда в регистрах записана сумма, которая меньше действительной или когда корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало, либо ошибка обнаружена после подведения итогов в учетном регистре. В этом случае составляется дополнительная бухгалтерская запись по тем же счетам на недостающую сумму;

● «красное сторно» – применяется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом составляются две бухгалтерские проводки. Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание, т.е. ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная запись с правильной корреспонденцией счетов. С помощью данного способа исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах;

● с помощью исправительного документа – применяется, когда вместо исходного неверного документа оформляется другой — исправительный. Например, этот способ применяется когда вместо неверной счет-фактуры по НДС оформляется новая исправительная, а старая неверная анулируется.

При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета при обнаружении в выходных формах документов ошибок в бухгалтерии проводится диагностика ошибочных данных, исправление базы данных и получение выходных форм документов с учетом исправлений. Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем оформления измененных документов, сторнирующих проводок.