Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от занимаемой должности главного бухгалтера

Главный бухгалтер – назначаемая и сменяемая должность в организации. Смена главного бухгалтера производится или по инициативе руководства или по собственному желанию работника. Если работник уходит по собственному желанию, то в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь его должны полностью уволить в течении 1 месяца. В этот срок должна быть организована передача дел новому главному бухгалтеру. Также передача дел организуется, если ведение бухгалтерского учета передаётся сторонней фирме или индивидуальному предпринимателю по договору на оказание бухгалтерских услуг.

Приём и сдача дел в бухгалтерии предполагает:

- завершение старым главным бухгалтером всего комплекса учетных работ за последний отчетный месяц, с выходом на бухгалтерский баланс;

- передачу новому главному бухгалтеру всей бухгалтерской документации;

- передачу оргтехники бухгалтерии;

- проведение аудита состояния бухгалтерского учета и самой хозяйственной деятельности организации.

Прием и сдача дел бухгалтерии оформляется актом (акт сдачи-приемки дел).

Основанием для передачи дел является приказ руководителя организации. В приказе оговариваются следующие моменты:

• причина передачи дел;

• сроки проведения приема и передачи дел;

• лицо, ответственное за передачу документов;

• лицо, ответственное за прием дел;

• состав комиссии, контролирующей передачу дел и оформление соответствующего акта;

• порядок проведения и документального оформления приема и передачи дел.

Если на должность нового главного бухгалтера специалист пока не подобран, то дела принимать назначается действующий зам.главного бухгалтера или бухгалтер, сотрудник бухгалтерии. В микроорганизации дела может принять сам руководитель организации.

Прием и передача дел обязательно осуществляются в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя организации. В состав комиссии, как правило, входят заместитель руководителя (он и назначается председателем комиссии), два компетентных бухгалтера. В случае выявления неточностей и расхождений в учете комиссия обязательно должна зафиксировать это в акте.

При проведении приема и сдачи дел бухгалтерии рекомендуется:

- провести тщательную проверку состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных с составлением соответствующего акта, утверждаемого руководителем организации;

- сделать аудиторскую проверку имущества организации.

В акте сдачи-приемки дел указывается состояние передаваемых дел (заполнена ли Главная книга на момент передачи дел, регистры синтетического и аналитического учета; уточняется, какие документы предъявлены в ходе передачи дел, и другая информация).

Форма акта приема и сдачи дел законодательно не определена, ее можно составлять в произвольной форме. Например, в форме перечня передаваемых объектов и записей о их состоянии. К акту могут прилагаться описи дел архива, опись нормативно-справочной литературы, опись средств оргтехники. В акт сдачи-приемки дел может быть включена и другая информация, касающихся вопросов, которые входили в компетенцию главного бухгалтера организации, в частности трудовые книжки работников, контракты, договоры о приеме на работу и т.п.

Принимающий дела главный бухгалтер для снятия с себя ответственности за действия, совершенные в предшествующем периоде, должен потребовать от руководителя проведения аудиторской проверки. В случае обнаружения искажений и ошибок при проведении проверки их исправление в бухгалтерском учете должен произвести бывший, либо вновь назначенный, главный бухгалтер (информация об этом отражается в акте сдачи-приемки дел).

После сдачи дел и подписания акта сдачи-приемки дел старый главный бухгалтер получает полный расчет в организации. С этого момента за ведение бухгалтерского учета в организации уже всецело отвечает новый главный бухгалтер.