Создание компьютерной бухгалтерии

Компьютеризация учета на предприятии предполагает проведение комплекса работ при переходе от ручного учета к автоматизированному. В процессе внедрения автоматизированной системы учета можно выделить три этапа:

I. Подготовительный этап. Включает организационные работы, не связанные непосредственно с ведением компьютерного бухгалтерского учета.

II. Опытная эксплуатация. Проверка созданной компьютерной бухгалтерской системы на реальных учетных данных.

III. Промышленная эксплуатация. Этап, следующий за опытной эксплуатацией, при ее успешном завершении. Характеризуется отказом от ручных технологий учета и переходом к компьютерным.

Состав работ по переходу от ручной формы учета к автоматизированной включает:

Этап I.

1. Проведение мероприятий по упорядочению учетного процесса и систематизации труда бухгалтерских работников.

2. Планирование работ по автоматизации.

3. Обследование объектов автоматизации и проектирование автоматизированной системы.

4. Приобретение и установка технических и программных средств автоматизации учета.

5. Обучение персонала.

Этап II.

6. Опытная эксплуатация автоматизированной системы учета.

Этап III.

7. Промышленная эксплуатация автоматизированной системы учета.

1. Упорядочивание учетного процесса.

Как показала практика наиболее важным и сложным этапом внедрения компьютерной формы учета является проведение работ по упорядочению учетного процесса и систематизации труда бухгалтерских работников.

Компьютерная техника способна работать только там, где есть алгоритмы и четкий порядок действий. Хаос автоматизировать – в принципе не возможно.

На начальном этапе автоматизации необходимо провести полную регламентацию деятельности бухгалтерии предприятия, разработать должностные инструкции для всех сотрудников и четко определить порядок их действий в той или иной ситуации. Необходимо добиться от учетного персонала точного соблюдения установленного порядка в обработке учетных сведений, устранив ситуации неоднозначного выбора, которые в принципе не поддаются алгоритмизации. На предприятии должна сложиться определенная корпоративная культура и модель поведения в информационной среде, воспроизвести которую можно будет на ЭВМ.

Следует также устранить дублирующие функции в должностных обязанностях сотрудников, четко определив границы каждого участка учетных работ.

Важное значение в упорядочении учетного процесса играет четкая организация документооборота на предприятии. Необходимо разработать схемы движения документов, регламентировав последовательность их создания, использования и передачи в архив. Ситуации, в которых возникают дублирующие документы или необходимость в повторной обработке документов, следует устранить.

При проведении работ по систематизации учетного процесса необходимо также выявить те функции, которые заведомо не могут быть алгоритмизированы. Круг этих функций не целесообразно подвергать компьютеризации, чтобы не ставить под угрозу весь проект по автоматизации учета. Как правило, аналитические функции бухгалтера на сегодняшний день компьютеризации не поддаются.

2. Планирование.

Систематизированный упорядоченный бухгалтерский учет может быть успешно автоматизирован при наличии четкого плана автоматизации. Для отечественных предприятий целесообразно планировать постепенный поэтапный переход на автоматизированную форму учета, придерживаясь при этом методики автоматизации по участкам. Как правило, в первую очередь автоматизируются наиболее трудоемкие участки учетных работ, где обраба-тывается большое количество документов, имеются многочисленные математические расчеты, где ведутся обширные информационные массивы. К таким участкам учетных работ относятся: учет (складской) материальных ценностей (сырья, материалов, топлива, готовой продукции); учет заработной платы; учет расчетов с поставщиками и покупателями. После автоматизации отдельных наиболее трудоемких участков планируется их интеграция в ком-плексы по заранее установленным принципам. На этом этапе может быть автоматизирован сводный бухгалтерский учет и запланировано внедрение сетевых технологий. В дальнейшем планируется автоматизация менее трудоемких участков учетных работ.

3. Непосредственному внедрению автоматизированной системы бухгалтерского учета предшествует обследование объекта автоматизации и проектирование автоматизированной системы. В качестве объекта автоматизации может рассматриваться предприятие в целом. Такой подход позволит наиболее продуктивно подойти к планированию и проектированию будущей системы. Могут проектироваться и отдельные АРМ бухгалтера, но при этом следует придерживаться единых технических и программных стандартов. Подготовка полной проектной документации может не производиться, т.к. это слишком дорого для отечественных предприятий. Проектная документация может готовиться в виде комплекта лаконичных технических заданий на разработку автоматизированной системы или ее отдельных частей.

В техническом задании указывается:

- цель, назначение и основные функции автоматизированной системы (например, АРМ бухгалтера);

- формы и массивы входной информации;

- массивы и формы выходной информации;

- программные инструменты реализации функций автоматизированной системы (если имеется возможность применить готовое программное обеспечение);

- задание на разработку (доработку) программного обеспечения;

- техническое обеспечение.

Важным элементом комплекта технической документации на внедряемую автоматизированную систему является руководство пользователю. Программное обеспечение без руководства пользователю не должно приобретаться и внедряться для автоматизации бухгалтерского учета.

4. Приобретение технических и программных средств осуществляется по плану, в соответствии с принятыми проектными решениями.

Технические и системные вопросы решаются силами соответствующих специалистов и мало затрагивают бухгалтерский персонал.

5. Обучение работе на АРМ бухгалтера важный этап подготовки к автоматизации. Эксплуатация автоматизированной системы учета требует специальной профессиональной подготовки от бухгалтерских работников. Кроме этого каждый бухгалтер должен освоить те технические и программные средства, которые устанавливаются на его автоматизированном рабочем месте. Целесообразно на этом этапе подготовить подробные технологические инструкции и регламенты обработки учетной информации.

6. Опытная эксплуатация автоматизированной системы учета предполагает опробование ее возможностей на реальной учетной информации. Как правило, опытная эксплуатация осуществляется на основе выполнения полного цикла учетных работ за месяц (квартал, год, т.е. за типичный бухгалтерский отчетный период). Параллельно ведется учет вручную, т.е. "по-старому". Первое число месяца определяется как дата внедрения автоматизирован-ной системы. На дату внедрения должны быть подготовлены и введены в ЭВМ все нормативно-справочные данные, также на дату внедрения должны быть введены в ЭВМ начальные учетные данные (остатки по счетам, суммы контролируемых экономических показателей и т.п.).

В течение периода опытной эксплуатации (месяца) в автоматизированную систему вводится вся необходимая оперативная информация (данные первичных документов). Параллельно с помощью автоматизированной системы решаются текущие учетные задачи (формируются бухгалтерские документы, отдельные показатели). К концу месяца формируются результирующие массивы бухгалтерской информации, на их основе на ЭВМ выпуска-ются сводные бухгалтерские регистры за месяц. Документация, сформированная на ЭВМ, сравнивается с комплектом соответствующих документов ручного учета. Если машинная документация не содержит ошибок и достаточно полно заменяет регистры ручного учета, то опытная эксплуатация автоматизированной системы признается успешной. При этом учитывается также надежность, полное функциональное соответствие и удобство эксплуатации автоматизированной системы. Важное значение имеют работоспособность и эффективность обслуживающих и сервисных функций, в частности, система поиска и исправления ошибок.

Наличие ошибок в машинограммах, отсутствие важных функций, ненадежность работы могут служить основанием для признания опытной эксплуатации не удовлетворительной. В этом случае проводится доработка или замена технических и программных средств автоматизированной системы и проводится повторная опытная эксплуатация.

7. Признание опытной эксплуатации автоматизированной системы учета успешной позволяет отказаться от ведения ручного учета и перейти полностью на компьютерный. С этого момента начинается промышленная эксплуатация автоматизированной системы.

На этом этапе внедренческие работы считаются завершенными. В дальнейшем проводятся работы по обслуживанию компьютерной системы, ее сопровождению и развитию.