Контроль за товарно-матеріальними залишками як необхідний фактор обслуговування споживачів.

Поняття «запас» відноситься до найбільш древніх господарських понять. Немає сумнівів у тому, що людина завжди намагалася замислюватися не просто про запаси, а про доцільний рівень запасів.

Перші спроби математичного вирішення цієї задачі відносяться до початку ХХ сторіччя. Проте дотепер проблема ефективного управління запасами залишається актуальною для більшості підприємств.

Колосальний обсяг оборотних коштів, вкладених у запаси, надає указаній проблемі пріоритетне значення. Надлишкові запаси нерідко ставали причиною багатьох невдач у бізнесі і призводили до критичних ситуацій, та навіть розорення підприємств. Кризи перевиробництва з утворенням великомасштабних неліквідних запасів продукції охоплювали цілі країни і регіони світу.

Всі запаси можна класифікувати наступним чином:

1. За натурально-речовинними ознаками – видами сировини, матеріалів, готової продукції;

2. За місцем їхнього перебування: – виробничі запаси і товарні запаси;

У свою чергу виробничі запаси – це:

- предмети праці (сировина, матеріали, комплектуючі, інгредієнти, паливо, готова упаковка);

- проміжні продукти (напівфабрикати);

- кінцева продукція;

- інструменти, інвентар, вироби для ремонту.

Товарні запаси або збутові запаси – це кінцева продукція підприємства, що отримала статус товару, призначеного для продажу покупцям.

3. За функціональним призначенням запаси діляться на:

- Підготовчі запаси – враховують потребу в матеріальних ресурсах, пов'язану з їхнім прийманням, підготовкою до виробництва або продажем продукції;

- Поточні запаси – основні запаси, що забезпечують безупинне постачання виробництва або споживання між їхніми поставками;

- Запаси граничного рівня – при його досягненні час зробити чергове замовлення;

- Гарантійний або страховий запас необхідний для гарантії безперервності процесу виробництва або реалізації продукції у випадках порушення умов або термінів поставок;

4. За часом виникнення запаси бувають:

- Сезонний запас утворюється при споживанні сезонних видів продукції в умовах цілорічної діяльності підприємства;

- Перехідний запас – залишки продукції або товару на кінець звітного періоду.

5. За обсягами і по потребі в запасах вони діляться на:

– Нормативні;

– Наднормативні;

– Зайві.

Для здійснення нормальної виробничо-господарської діяльності на підприємствах безумовно створюються якісь визначені запаси товарно-матеріальних цінностей. Необхідність створення на підприємствах виробничих запасів для неперервного процесу виробництва є, звичайно, очевидною. Але якого рівня повинні бути ці запаси? Тут ми стикаємося з однією з дуже важливих і в той же час з однією з дуже складних проблем планування та управління виробництвом. Запаси відносяться до числа об’єктів, що потребують значних капіталовкладень, і тому є одним із факторів, що визначають політику підприємства в цілому.

Визначення виробничих запасів:

Виробничі запаси (поточні, страхові, гарантійні) є необхідними для ритмічного здійснення процесу виробництва. Кількість наявних запасів найчастіше пов’язана з такими причинами:

- коливанням попиту на продукцію – сезонним або стохастичним;

- коливанням темпів виробництва;

- зміною термінів постачання сировини;

- циклічністю виробничого процесу;

- наявністю вільних коштів;

- розміром складів;

- надійністю постачальників;

- видом сировини або матеріалів;

- особливостями управління.

На обсяги запасів значний вплив здійснюють:

– інфляційні очікування,

– зростання цін (сама інфляція),

– а також менталітет!

Всі ці причини можна звести до однієї найважливішої: будь-який суб’єкт виробничої діяльності намагається все зробити для власної економічної безпеки.

Для підприємства є недоцільним мати як надлишкові, так і недостатні виробничі запаси. У першому випадку значні розміри запасів призводять до уповільнення обертаємості оборотних коштів і викликають додаткові витрати, що пов’язані із зберіганням надлишкових запасів. У другому – недостатні виробничі запаси можуть стати причиною для порушення процесу виробництва.

У той же час прискорення обертаємості оборотних засобів підприємства призводить до зростання ефективності виробництва, тому що забезпечує можливість додаткового випуску продукції без залучення нових грошових ресурсів. Економічний ефект від прискорення обертаємості оборотних засобів підприємства зв’язано із зниженням розмірів виробничих запасів, встановленням їх оптимального рівня за рахунок скорочення інтервалів поставок сировини, матеріалів, палива та іншого.

При постановці системи ефективного управління запасами на підприємстві необхідно в першу чергу зрівноважити дві чаші віртуальних терезів. На одній з них варто зосередити позитивні аспекти наявності запасів, а на інший – негативні:

Переваги високого рівня запасів		Недоліки високого рівня запасів
Забезпечення більшої надійності в роботі, виражене в безперервності виробничого процесу і / або задоволенні потреб покупців	протиріччя	Витрати на утримання (збереження) запасів і відволікання з обігу капіталу, інвестованого в запаси

Рис.6.1.

Існує два принципових способи вирішення проблеми рівня запасів на підприємстві :

1. Стратегія по запасах визначається більш сильним впливом тієї або іншої структури підприємства;

2. Стратегія по запасах регламентується на більш високому рівні управління виходячи зі стратегічних пріоритетів компанії в цілому. У цьому випадку необхідно встановити компроміс між ризиками і витратами або ліквідністю і оборотністю.

Другий спосіб є більш складним, тому що:

– по-перше, потребує наявності стратегічного мислення у керівництва,

– по-друге, потребує навичок у питаннях управління запасами і добре поставленого управлінського обліку.

Проте переваги другого способу також є очевидними – скорочення витрат, ресурсозбереження, крок вперед в управлінській стратегії і т.д.

Регулювання запасів – це та область виробничої діяльності, у якій доводиться мати справу з невизначеністю факторів у значно більшій степені, ніж в інших областях. Це, звичайно, заважає моделюванню реальних виробничих умов і знижує достовірність отриманих рішень. Але як показують дослідження, використання у практиці управління запасами аналітичних методів дозволяє досягти суттєвого прогресу у прогнозуванні необхідності запасів та регулюванні їх рівня. Слід відмітити, що найбільший економічний ефект досягається тоді, коли використання аналітичних методів існує поряд з інтуїцією та розумом людини, яка може у будь-яких надзвичайних ситуаціях вибрати найкраще рішення.

У першу чергу, при вирішенні задачі управління запасами слід звернути увагу на оптимізацію формування матеріальних запасів та прискорення їх обігу.

Ключовими позиціями у системі управління запасами виступає вирішення таких проблем:

- моніторинг поточного стану запасів;

- визначення оптимального рівня запасів;

- встановлення оптимального режиму розміщення замовлень у постачальників;

- підтримка ефективного рівня страхового запасу.

Більшість великих підприємств у розвинених країнах управління запасами здійснюють на основі використання комп’ютерної технології та автоматизованих систем контролю та управління. Системи управління базами даних дозволяють постійно поновлювати інформацію про стан запасів, при досягненні моменту замовлення автоматично розмістити замовлення через комп’ютерну мережу та здійснювати інформаційну підтримку прийнятих рішень.

У основі всіх систем управління запасами лежить базова модель оптимального рівня запасів. Основною ідеєю моделі виступає структуризація витрат в залежності від їх поведінки при зміні рівня запасів, та розрахунок оптимального рівня запасів, що мінімізує загальну суму витрат.