Система управління базами даних Mіcrosoft Access і її основні можливості

Інтерфейс користувача MS Access – це комплекс програм, який реалізує діалог у процесі роботи користувача із застосуванням Access. Після завантаження MS Access на екрані з’явиться головне вікно, в якому розміщується вікно бази даних. При першому запуску Access в головному вікні виводиться область завдань у режимі «Приступаючи до роботи», за допомогою якої можна відкрити існуючі БД і «Створити файл».

При виборі команди «Створити файл» в області завдань зміниться режим на «Створення файлу».

При виборі команди «Нова база даних» відкриється вікно діалогу «Файл нової бази даних», у якому необхідно вибрати ім’я диска і директорії для зберігання БД, а також ім’я БД (тип файлу встановлюється за умовчанням «Бази даних Microsoft Office Access») і клацнути на кнопці «Створити», буде збережений файл із розширенням .mdb.

Для зміни використовуваного за замовчуванням формату файлів при створенні нової бази даних необхідно вибрати команду Сервіс / Параметри, активізувати вкладку «Інші» і в списку «Формат файлу за умовчанням» вибрати необхідне зі списку Access.

Головне вікно застосування Microsoft Access складається з наступних областей: рядок заголовка; рядок меню; панель інструментів; вікно бази даних; рядок стану:

1. У рядку заголовка знаходиться системне меню у вигляді піктограми, розташованої зліва від назви головного вікна: «Microsoft Access».

2. Рядок меню містить групи команд об’єднані за функціональною ознакою: Файл, Правка, Вигляд, Вставка, Сервіс, Вікно, Довідка. Команди, що містять в меню аналогічні командам в редакторах Word, Excel і в інших застосуваннях Office.

3. Панель інструментів. При запуску Access за умовчанням активізується одна панель інструментів. На панелі інструментів розташовані найбільш часто використовувані команди. Перед створенням БД необхідно ознайомитися з головним меню і панеллю інструментів.

4. Вікно бази даних включає:

· рядок заголовка;

· панель інструментів, на якій розташовані наступні кнопки: Відкрити; Конструктор; Створити; Видалити; Крупні значки; Дрібні значки; Список; Таблиця;

· панель "Об’єкти": таблиці, запити, форми, звіти, сторінки, макроси і модулі

· область вікна зі списком можливих режимів створення нових об’єктів або перегляду і редагування існуючих об’єктів (у цій області також відображаються списки наявних у цій базі таблиць, форм, запитів тощо).

5. Рядок стану знаходиться внизу головного вікна і призначена для виведення короткої інформації про поточний режим роботи.

Розглянемо докладніше вікно БД. У рядку заголовка вікна бази даних відображається ї ім’я.

Команди панелі інструментів вікна БД:

· Відкрити – відкриття виділеного об’єкту (таблиці, запиту, форми тощо) в режимі сторінки;

· Конструктор - відкриття виділеного об’єкту в режимі конструктора;

· Створити – створення об’єкту бази даних;

· Видалити – Видалення виділеного об’єкту;

· Крупні значки;

· Дрібні значки;

· Список;

· Таблиця – представлення об’єктів бази даних у вікні бази даних у відповідному вигляді.

Панель "Об’єкти":

· Таблиця – двовимірні таблиці, які використовується для зберігання даних в реляційних базах даних. Дані зберігаються в записах, які складаються з окремих полів. Кожна таблиця містить інформацію про суть певного типу (наприклад, студентів).

· Запит - засіб для відбору даних, що задовольняють певним умовам. За допомогою запитів можна вибрати з бази даних тільки необхідну інформацію.

· Форма – засіб, який дозволяє спростити процес введення або зміни даних в таблицях БД, що забезпечує введення даних персоналом невисокої кваліфікації.

· Звіт - засіб, який дозволяє витягнути з бази потрібну інформацію і представити її у вигляді, зручному для сприйняття, а також підготувати для роздруку звіт, який оформлений відповідним чином.

· Сторінки - сторінки доступу до даних є спеціальною Web-сторінкою, призначеною для перегляду і роботи через Інтернет або Інтрамережу з даними, які зберігаються в базах даних Microsoft Access або БД MS SQL Server.

· Макрос - набір макрокоманд, що створюється користувачем для автоматизації виконання конкретних операцій.

· Модуль - об’єкт, що містить програми на мові Visual Basic, вживані в деяких випадках для обробки даних.