Поняття про архівний маркетинг та архівну евристику

Архівна евристика – спеціальна історична дисципліни про шляхи і засоби пошуку архівної інформації. Своїм головним завданням має пошуки і виявлення документів певної тематики, спрямування, авторства тощо.

У дослідженнях, присвячених питанням архівної евристики виділяють ряд особливостей процесу пошуку інформації. Перша з цих особливостей є ще відносно малодослідженим творчим процесом, який має індивідуальний, специфічний характер і залежить від інтелектуальних здібностей користувача (дослідника, вченого, фахівця). Суттєва особливість цього процесу полягає у встановленні та поясненні зв'язків між явищами (зареєстрованою ретроспективною інформацією; архівними документами, в яких вона міститься; окремими фактами, що є складовими цієї інформації). Друга є технічним процесом пошуку архівної інформації. У широкому понятті він полягає в методичній підготовці, вивченні бібліографії, збиранні різної інформації, у тому числі роботі з архівними документами. При цьому центральне місце посідає пошук архівних документів.

Так званий перехресний пошук, ідея якого вперше сформульована Володимиром Автократовим, дозволяє повніше використовувати теорію фондування і особливості побудови системи довідкового апарату, а також враховувати специфіку роботи дослідників – однієї з головних категорій користувачів архівної інформації. Перехресний пошук містить одночасний пошук за генетичною вертикаллю, яка спирається на пофондове описування, тобто на систему архівних довідників конкретного архівного фонду (описів, оглядів, різних покажчиків), та логічною горизонталлю, яка спирається на систему міжфондових архівних довідників (каталогів, тематичних оглядів, автоматизованих пошукових систем) і дозволяє виходити безпосередньо на документи, що стосуються досліджуваної проблеми. Використовуючи обидва способи пошуку документів, користувач знаходить необхідну інформацію. Однак найчастіше він здійснює довготривалий пошук інформації за генетичною вертикаллю. Це викликано тим, що архівні довідники, побудовані відповідно до класифікації документів, займають провідне місце у системі довідкового апарату державних архівів.

Західні архівознавці виділяють інші два взаємозалежні шляхи здійснення архівних пошуків. Перший, названий англійським ученим Літлом "процесом здогадок", пов'язаний з тим, що користувач (архівіст або дослідник) робить узагальнені висновки на підставі отриманої інформації, виходячи з того, які адміністративні або суспільні інституції створювали документи, що мали відношення до об'єкта дослідження. Другий шлях пошуку орієнтований на необхідний документ: користувач починає роботу з картотечного каталогу або покажчика, де докладно розписано зміст кожного документа. Цей шлях дуже близький до практики роботи бібліотек. Тому всі бібліотечні нововведення – техніка індексування, конструкція тезаурусів, пошукові мови, МАРК-формат[18] – значно впливають на пошук у державних архівах.

Для правильної організації процесу пошуку доцільно розділити його на такі етапи:

1) опрацювання опублікованих джерел та укладання вичерпної бібліографії за темою, оскільки шукати та використовувати друковані видання набагато простіше, ніж здійснювати пошук в архіві. Вихідними посібниками для цього етапу можуть бути бібліографічні, довідково-енциклопедичні видання, архівні довідники, за якими доцільно укласти список архівів, фондів, де може бути наявна інформація за темою;

2) виявлення за обліковими даними та довідниками конкретного архіву фондів, документи яких можуть містити джерела потрібної інформації, перегляд описів цих фондів, визначення за описами справ для поаркушного перегляду;

3) реалізація пошуку первинної документної інформації шляхом переглядання та прочитання архівних документів;

4) оформлення результатів пошуку.

Розвиток архівної евристики безпосередньо пов'язаний з подоланням всіляких труднощів, до яких належать бар'єри неінформованості, зокрема матеріальний, мовний та ін. Бар'єр неінформованості виникає не тільки через відсутність у даний момент у користувача інформації про архівні документи, що бу­ває наслідком відносної недоступності архівних довідників (об­межений наклад, відсутність реклами) або недостатньої інформаційної культури користувача, але і через нестачу інформації про архівні документи, через обмеження технічного характеру або як наслідок штучних ідеологічних обмежень.

Матеріальний бар'єр є вагомою перепоною для архівних роз­відок. Відсутність комп'ютерного зв'язку між окремими державними архівами або загальноукраїнської бази даних заважає користувачеві оперативно отримувати інформацію за своєю пошуковою темою, що призводить до невиправданих поїздок, значних втрат часу, або навпаки, неможливості здійснити необхідні наукові відрядження з пошуковою метою.

Мовний бар'єр характерний для архівів західного та південного регіонів України, які зберігають документи, складені латиною, польською, німецькою, угорською, румунською, єврейською мовами. Для користувача це створює додаткові ускладнення, вимагає володіння цими мовами.

Збільшення спектру платних послуг у архівній галузі й зростання вартості інформації наприкінці 1990-х років зумовили необхідність в архівному маркетингу – спеціальній соціологічно-консалтинговій службі, яка займається забезпеченням зв'язків архівних установ та споживачів архівної інформації, створенням ринку архівних послуг і визначенням вартості інформаційної роботи. Соціологічну частину архівного маркетингу складає: вивчення і певною мірою формування кола реальних і потенційних споживачів ретроспективної документної інформації; дослідження мотивів звернення споживачів і збільшення їх кількості; стимулювання попиту на архівну інформацію і накопичення відомостей про споживачів, їхні цілі і характер зацікавленості; дослідження їхніх потреб, що задовольняються наданням архівної інформації; рекламування інформаційних послуг архівів і вивчення наслідків їх надання; вироблення перспективних рекомендацій з тематики і форм організації використання архівної інформації. Консалтингово-фінансова сторона цієї справи полягає у визначенні конкретних цін на інформаційні послуги, у відслідковуванні ефективності форм надання архівної інформації, відповідності встановлених цін на послуги архівних установи, реальному попиту на них та стимулювання цього попиту.

Під час визначення вартості архівної інформації треба враховувати, що існує загальновизнаний архівною громадськістю світу і внесений до основних рекомендаційних документів міжнародних організацій принцип безплатного користування архівами. Безоплатний доступ до архівів став основою архівного законодавства з часу прийняття 23 червня 1794 р. революційним Конвентом першого французького декрету про архіви. Цей законодавчо проголошений принцип закріпився і в архівному законодавстві України.

Державними архівними установами безкоштовно виконуються соціально-правові запити щодо підтвердження законних прав та інтересів громадян, а саме:

1. Реєстрація актів громадянського стану.

2. Освіта та навчання.

3. Присудження наукових ступенів, присвоєння вчених звань і підвищення кваліфікації.

4. Трудовий стаж та заробітна плата.

5. Участь у війнах та військових конфліктах.

6. Поранення та лікування.

7. Нагороди, присвоєння почесних звань.

8. Пенсії.

9. Служба у Збройних Силах УРСР, Українському війську.

10. Стан здоров'я, перебування на лікуванні.

11. Творча діяльність, авторські та суміжні права на наукові й інші праці.

12. Участь у Другій світовій війні, партизанському та підпільному русі, русі Опору, народному ополченні.

13. Перебування в евакуації, на окупованій території, у концтаборах, гетто, інших місцях примусового утримання, примусове вивезення до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи у період Другої світової війни.

14. Репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.

На платній основі державними архівними установами надаються такі запити:

1. Тематичні.

2. Генеалогічні.

3. Підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно:

- виділення земельних ділянок під будівництво об'єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень, гаражів;

- надання дозволу на реконструкцію, перебудову існуючих споруд;

- закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями;

- введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд;

- виділення житла;

- продаж домоволодінь;

- виготовлення копій ситуаційних і будівельних планів;

- виготовлення копій відповідних рішень виконкомів.

4. Підтвердження родинних зв'язків з метою отримання спадщини.

5. Біографічні (персональні запити щодо життя та діяльності, уточнення окремих фактів біографії).

6. Фактологічні.

Отже, інформатизація архівної справи, яка спрямована на вдосконалення управління архівною справою, інтенсифікацію архівних технологій та удоступнення документної інформації, є важливим чинником розвитку культури й науки, входження України у міжнародний інформаційний простір.

Науково-дослідна та методична роботи мають важливе значення в діяльності усіх установ архівної галузі. Науково-теоретичні та науково-методичні розробки закладають надійний фундамент реформування архівної системи, впровадження новітніх технологій і методик в архівну справу, узагальнення і використання вітчизняного й зарубіжного досвіду.